משלוח דברי דואר היא מטלה שגרתית, אחת מיני רבות שעשויות להגיע לפתחו של משאבי האנוש בארגון. כמה טיפים כדי להפוך מטלה זו ליעילה יותר ויקרה פחות.
משלוח דברי דואר בהן חבילות, המחאות ומסמכים היא מטלה שגרתית. במרבית המקרים היא נעשית כבדרך אגב, טלפון לחברת השליחים והחבילה בדרך. אך בארגונים גדולים זה עשוי להפוך להוצאה יקרה.
בחברות וארגונים רבים גם מנהלי המחלקות השונות יכולים להוציא משלוחים בכל עת – ללא תאום עם מחלקות אחרות. כך קורה שמנהלי מחלקות רבים אינם מהססים להתקשר לחברת המשלוחים כאשר מונחת חבילה לפניהם. כאשר החשבון מגיע בסוף החודש מתברר כי מדובר בהוצאה משמעותית.
הדרך הפשוטה ביותר לחסוך בהוצאות בתחום זה היא מינוי רכז האחראי על המשלוחים, אשר בדרך כלל הוא יהיה כפוף לממונה על הלוגיסטיקה בארגון- מנהל משאבי האנוש או עובד אחר שהוסמך לכך. הנחייה מפורשת בנושא זה תמנע הוצאת משלוחים על ידי מנהלי המחלקות או מזכירותיהם ללא תאום עם רכז המשלוחים.
דרך יעילה הרבה יותר היא להעביר את החומר הנועד למשלוח לרכז המשלוחים, כולל מידת הדחיפות של המשלוח. לא כל חומר צריך להגיע בכל יום והתעדוף הוא חיוני . רכז המשלוחים יארגן את החומר הנערם לפניו תוך התייחסות למידת הדחיפות שלו וליעד אליו הוא מופנה. החומר הדחוף ישלח קודם, הפחות חשוב אחר כך וכך הלאה. ארגון החומר הנועד למשלוח יעשה על פי הנתיב בו ייסע השליח. למותר לציין שבאופן זה ניתן בהובלה אחת להעביר מספר משלוחים ודברי דואר שאורגנו על פי נתיב הנסיעה.
מרבית חברות המשלוח ובכלל זה דואר ישראל, נותנים היום שירות מסרונים המודיע כאשר נמסר המשלוח ליעדו. המעקב אחר מסירת החומר ליעדו חשוב אותה מידה ואף הוא יעשה על ידי רכז המשלוחים.
ומילה טובה על דואר ישראל- הדואר מאפשר שירות משלוחים יעיל ומהיר ובכלל זה קבלת מסרונים הנוגעים למסירת המשלוח והשירות זול יותר מאשר מרבית חברות המשלוחים. נכון שהוא כולל אלמנט של חוסר נוחיות– יש לגשת אל סניף הדואר הקרוב ולהמתין לעיתים דקות אחדות בתור על מנת למסור המשלוחים, אבל בארגונים בהם כמות המשלוחים גדולה במיוחד כדאי לשקול ברצינות את החלופה הזו- היא זולה יותר ויעילה לא פחות.
