המובילים בגיוס

את הרצאת המליאה של כנס הגיוס השנתי 2014 פתח דרור גורביץ', מנכ"ל חברת AKT. הרצאתו הוקדשה להצגת ממצאים מתוך הבנצ'מרק השנתי 2013. AKT הנה חברה המתמחה ביעוץ למשאבי אנוש עם מעל 100 יועצים הפרוסים ברחבי הארץ. כמו כן, בשנה שעברה ייסדה AKT את מכון המיון, הפועל גם הוא בפריסה ארצית ומשרת מעל 200 ארגונים במשק.

מטרת המחקר שערכה בשיתוף עם חברת HRD, הייתה להתחקות אחר מתודולוגיות ופרקטיקות אפקטיביות לגיוס עובדים, כדי לתת לכם את הנתונים העדכניים והרלוונטיים ביותר ל-Best Practice.

על המחקר עצמו:

מחקר השתתפו 106 ארגונים מתעשיות שונות בארץ, המגייסות יחד 21,000 עובדים. הארגונים שהשתתפו במחקר עצמו קיבלו בסופו דוח מפורט הכולל למעלה מ-50 עמודים המכילים אינפורמציה כמותית ואיכותית על עולם הגיוס ועל השיטות והכלים הנכונים ביותר לגיוס עובדים אפקטיבי.
במחקר השתתפו כאמור 106 ארגונים מתעשיות שונות אולם הייתה הטייה חזקה לכיוון ההייטק. כדי להימנע מייצוג יתר לעולם ההייטק, המחקר הפריד את התעשיות ודירג ארגונים לפי תעשיות על פי קריטריונים אחידים. כך למעשה הגענו לייצוג הולם לכל תעשייה.
לאחר שבדקנו כל ארגון לעומק, הוענק לו ציון, כך שניתן יהיה לדרג אותו ביחס לארגונים אחרים באותה תעשייה. כשהושלם בהצלחה דירוג כל החברות, חתכנו את הרבעון העליון, קרי את 25% מהארגונים עם הדירוג הגבוה ביותר והגדרנו אותם כמובילים (לידרס). כך יצרנו למעשה שתי קבוצות 1. לידרס (25%) 2. כל השאר (75%).

הלידרס הם אותם ארגונים שגופי הגיוס שלהם מציגים תוצאות של אפקטיביות ויעילות. בנתונים שאספנו התייחסנו למדדים תוצאתיים של גוף הגיוס. כך לדוגמה בדקנו את מספר הימים שעוברים מהרגע שנפתחת המשרה עד לאיוש, שביעות רצון המנהלים מהגיוס, עלות מערך הגיוס או עלות פר גיוס. בדקנו עוד מדדים כגון עזיבת עובדים לאחר שלושה חודשים ועוד מדדים שונים של יעילות, חיסכון ואפקטיביות בגיוס.

ממצאים מתוך המחקר מהם ניתן להסיק מסקנות על הפרקטיקות המנצחות לגיוס אפקטיבי

תוכניות העבודה של ארגונים לשנה הבאה מתמקדות בעיקר בניסיון לייצר פתרון לאתגרים בתחומים הבאים:

1. מחסור במועמדים מתאימים.
2. זמן ארוך לאיוש.
3. קושי למשוך טאלנטים לארגון.

הניתוח הופך למעניין כאשר מפרידים בין לידרס לשאר. לידרס מוטרדים הרבה פחות משאר המשתתפים מנושא איתור מועמדים מתאימים וממשיכת טופ-טאלנט לארגון. רק 26% מקרב הלידרס מתמודדים עם האתגר של איתור מועמדים מתאימים מול 43% בשאר הארגונים. כשמדובר על משיכת טופ טאלנט, ללידרס יש הרבה יותר ביטחון שכן רק 5% מתמודדים עם אתגר זה לעומת 14% בשאר הארגונים.

מה שמטריד לידרס הוא זמן ארוך לאיוש, עלויות גיוס ועזיבה בשנה הראשונה. הלידרס פנויים יותר לעסוק ברובד השני של מערך הגיוס: בהתמודדות עם תהליכי מיון וסינון, בפירמידת הצרכים של מסלאו. כלומר הם התפנו לשלב הבא.
על פי נתוני הבנצ'מרק השנתי ניתן לזהות שונות מהותית באופן שבו הלידרס מתמודדים ופועלים באופן אקטיבי, מנהלים תקשורת רציפה באזורים שבהם הם מגייסים טאלנטים. הם אקטיביים במיצוב מוקדם של עצמם כמעסיק של בחירה. הם מנהלים טוב יותר את מערך התקשורת שלהם מול מועמדים, מסננים מוקדם יותר משאר הארגונים, מפעילים נכון את צוות הגיוס. ההנהלה שלהם פועלת אחרת.

דרור גורביץ': "כחברת ייעוץ אנחנו יודעים שכך ארגון אמור לפעול, זו ההמלצה וה- Best Practiceשלנו. אבל כשיוצאים למחקר ומקבלים את הנתונים בצורה כל כך ברורה, זו התרגשות ילדותית נהדרת!".

במה יעסקו הלידרס בשנת העבודה 2014?

הלידרס יתמודדו בשנה הקרובה עם האתגרים הבאים:

התמודדות עם מחסור במועמדים.
צמצום עלויות גיוס.
צמצום זמני גיוס.
גיוס ברשתות חברתיות.

היכן באים לידי ביטוי ההבדלים העיקריים בין הלידרס לבין כל השאר?

הלידרס ישקיעו פחות בגיוון מקורות גיוס והרבה פחות בהתמודדות עם מועמדים לא מתאימים. הלידרס יגבירו שימוש ברשתות חברתיות, ישפרו תהליכי ניוד פנימי. הלידרס יתמקדו בעובדים שלהם מתוך נקודת מוצא שיש להם אנשים טובים בארגון, יש נתונים על הידע והכישורים בארגון, יש להם יכולת מיצוי גבוהה יותר של הכישרונות שלהם.

הפער בין הלידרס לשאר הארגונים בולט בתחום של מעורבות ההנהלה הבכירה. ב-68% מקרב הלידרס קיימת מעורבות גבוהה מאוד של הנהלה בכירה, לעומת 53% בלבד בקרב שאר הארגונים. מכך ניתן להסיק שכשהנהלת החברה מעורבת בתהליכי הגיוס, כשהיא מפנה זמן ומתעדפת את הגיוס, וכן כשהיא פועלת ליצור קורלציה בין האסטרטגיה העסקית להון האנושי – תהליך הגיוס אפקטיבי יותר.

ומה בתחזית?

פרמטר נוסף שמבדיל בין הלידרס לשאר הארגונים הוא תכנון / בניית תחזית. לב ליבה של העבודה האסטרטגית הינה ניהול תחזית שנתית. 79% מהלידרס מנהלים תחזית גיוס מתגלגלת, שנתית ואפילו רב שנתית. שאר הארגונים עוסקים בכך הרבה פחות. דרור גורביץ': "נציג בארגון גדול אמר לי שתחזית הגיוס היא חסרת ערך. לדבריו, כל שנה מתחילה עם תחזית למכסה מסוימת של משרות ומסתיימת עם מכסה אחרת. אמרתי לו שהמספר הסופי הוא לא רלוונטי. בתחזית גיוס לרבעון הקרוב אנחנו יודעים לחזות וצריך להיערך טקטית. תחזית גיוס לשנה הבאה היא נגזרת מהיעדים העסקיים ופעילויות מתוכננות של ההנהלה. אנחנו רואים שהלידרס מנהלים זאת לאורך זמן, נכון שיתכנו שינויים אבל זה בסדר כל עוד אנחנו יודעים מהן התוכניות העסקיות של הארגון ומהם הצרכים שנגזרים מהם. יש לנו תמונה ברורה לאילו עובדים נצטרך? היכן ניתן למצוא אותם? מה צריך לעשות כדי לפגוש אותם? ברגע שבונים את התוכנית הזו, זה כבר לא משנה אם מאיישים 22 משרות או 44, חשוב שיש תשתית הולמת לגיוס."

פרקטיקות אפקטיביות לסינון מועמדים:

כולם עושים שימוש בראיונות עבודה. זה הכלי המרכזי של ארגונים לגיוס עובדים. ראיונות משאבי אנוש, ראיונות מנהלים ואף ראיונות שלעמיתים לעבודה. ההבדל בין הלידרס לשאר הארגונים בא לידי ביטוי במבחנים ותהליכי הערכה, בכלים מתקדמים ואובייקטיביים – בדיקת נאמנות, בדיקות ממוחשבות, מכוני אבחון, מרכזי הערכה פנים ארגוניים ומבחני יכולת ממוחשבים.

בקרב הלידרס כ-68% עושים שימוש במכוני מיון כשמתוכם 69% עושים שימוש ביותר ממכון אחד . בקרב שאר הארגונים רק 41% העזרים במכוני מיון כשמתוכם רק 34% עושים שימוש ביותר ממכון אחד. דרור גורביץ': "לא מעט מחקרים מצאו שראיונות עבודה חשופים להמון הטעיות והם נתפשים כבעלי תוקף ניבוי לא גבוה. בנוסף, ראיונות עבודה מבוצעים על ידי אנשים שלא יודעים או לא הוכשרו לבצע ראיונות ואבחונים. לכן הישענות על ראיונות עבודה היא בעייתית."

לכן נשאלת השאלה האם הארגון מכשיר צוות גיוס לביצוע ראיונות עבודה עם דגש על אבחון ומיון? הלידרס מכשירים בצורה שוטפת את צוותי הגיוס במתודולוגיות ופרקטיקות עם שיעור של 58%, לעומת 20% בלבד משאר הארגונים. כפי שעולה מהבנצ'מרק, האנשים שמבצעים ראיונות עבודה הם לא רק מגייסים מקצועיים שזה מרכיב מרכזי בעבודתם. בשלב הראיונות לוקחים חלק גם מנהלים מקצועיים ואף עמיתים. האם אותם הארגון מכשיר לנהל ראיונות אבחוניים ומיוניים? הלידרס מכשירים 84% מקרב האנשים שלוקחים חלק בתהליך הגיוס לעומת שאר הארגונים המכשירים 30% בלבד.

מה יש ללידרס שאין לי?

מקורות הגיוס שבהם הלידרס חזקים הם 'חבר מביא חבר' ועמוד קריירה (13% מהלידרס מצליחים לגייס דרך עמוד קריירה לעומת 5% בשאר הארגונים). כמו כן, הלידרס מצטיינים בניוד פנימי של עובדים כך שהם מצליחים לאייש בצורה מוצלחת משרות מורכבות בתוך הארגון. כתוצאה מכך, הלידרס משקיעים הרבה פחות בהשמה (רק 7% ביחס ל-29% בקרב כל השאר), מה שמצמצם משמעותית את עלויות הגיוס.

דרור גורביץ': "הדבר החשוב הוא להקטין את התלות בחברות השמה ואת תקציב הגיוס. עבודה אסטרטגית בתוך קהלי היעד מאפשרת להקטין תלות, להתייעל ולחסוך משאבים. אבל זה לא העיקר. העיקר הוא שכשעובדים נכון מתאפשרת עבודה מול מועמדים פאסיביים ושמירה על קשר עם מועמדים שלא מחפשים עבודה. אדם נרשם לפני 6 שנים לאתר הגלובאלי של ג'ונסון אנד ג'ונסון למשרה במשאבי אנוש. עד היום הם שומרים אתו על קשר ומעדכנים אותו בתחום משאבי אנוש, משרות מתאימות… הוא לא מחפש עבודה אבל הארגון נמצא איתו בקשר. לכן הגדולה של לידרס טמונה ביכולת שלהם לשלוח יד עמוקה יותר למועמדים, למקורות פוטנציאליים ולהגיע למועמדים פאסיביים. הלידרס בונים מודעות שלמה בקרב קהלי היעד כמו שגוף מסחרי בונה נוכחות מול קהלי היעד שלו."

מה שמאפשר ללידרס להצליח זה בין היתר הערך שמגלמת הפנייה לכל מקצוע, לכל אוכלוסייה ולכל מועמד. כל אחד מונע על ידי ערכים וצרכים שונים. יש כאלה שמונעים על ידי שאיפה להתקדם מקצועית, יש כאלה שהשכר נמצא בראש סדר העדיפויות, אחרים יעדיפו איזון בי קריירה למשפחה…. מה שהופך את הגיוס לאפקטיבי הוא היכולת של ארגון לזהות צרכים של קבוצות ואנשים, לראות מה הערך שחשוב להם ולהיערך בהתאם. אם קהל המועמדים שלכם או טאלנט בתחומו רוצה או רוצים הכשרה מקצועית או מסלול קידום, הארגון צריך: 1. להיות מסוגל לזהות את זה. 2. לדעת להציע לו את זה. 3. להיערך בהתאם כך שהוא יוכל לתת לו את מה שהוא צריך ומה שהארגון הציע.

מגייסים עובדים? ספרו לחברים שלכם

חבר מביא חבר מהווה את הפרקטיקה הנפוצה ביותר לאיוש משרות ב-2013, שכן זו מהווה כ-31% ממקורות הגיוס. רוב הארגונים מציעים תגמול לעובד שמביא חבר ומגמה זו הופכת נפוצה יותר משנה לשנה. למעלה מ-90% מהארגונים שמפעילים את שיטת חבר מביא חבר ומתגמלים את העובדים. התגמול הממוצע הוא כ-2000 ש"ח לגיוס.

הפרקטיקות שהופכות חבר מביא חבר להצלחה הן:

רתימת מנהלים.
תהליך שקוף של דיווח משאבי אנוש לעובדים.
חוויית מועמד חיובית.
מנגנוני הערכה ותגמול גם על הפניית מועמדים שלא התקבלו.

מגייס, בדוק את עצמך

מה שהופך את הלידרס למצטיינים בגיוס הם בין היתר מנגנוני בקרה והערכה. הלידרס כל הזמן בודקים, ומודדים את עצמם כמותים ואיכותית. 63% מקרב הלידרס מודדים את עצמם בצורה מובנית ושיטתית לעומת רק 28% משאר הארגונים. הלידרס לא מסתפקים במדדים תוצאתיים, הלידרס מודדים יותר פרמטרים שמאפשרים להם להבין ולהשתפר. כך לדוגמה הם בודקים פרמטר כגון אחוז המועמדים שקיבלו הצעת עבודה אבל דחו אותה.

לסיכום, הלידרס הם ללא ספק יעילים ואפקטיביים יותר משאר הארגונים והמסקנה הראשונה שניתן להגיע אליה היא שיש להם יותר משאבים ושהם עובדים יותר, וקשה יותר. אולם מתוך הבנצ'מרק השנתי עולה כי דווקא הלידרס הם אלא שמשקיעים פחות משאבים בתהליך הגיוס. דוגמה לנתון שתומך בטענה זו הוא היחס בין כמות המשרות בפונקציית הגיוס לבין כמות המשרות שגויסו בשנה האחרונה: בקרב הלידרס כמות הגיוסים לכל משרה במחלקת הגיוס הינה 44 לעומת 33 בשאר הארגונים.

הלידרס יעילים יותר וזה בא לידי ביטוי במשפך הגיוס שלהם – הם מסננים מוקדם יותר ומשקיעים פחות זמן בראיונות עומק. כמו כן, הלידרס מנהלים נכון יותר את מקורות הגיוס והם עצמם עוברים יותר הכשרות מקצועיות. יש להם משאבים ייעודיים – יש מישהו שהתפקיד שלו הוא ניהול מקורות הגיוס (53% מהלידרס מחזיקים פונקציה שאחראית על פיתוח מקורות הגיוס).

דרור גורביץ': "אני מזמין אתכם להשתתף בבנצ'מרק השנתי של 2014. ככל שיותר ארגונים ישתתפו כך תהיו לנו תמונה ברורה יותר של best practice ונוכל לחלוק אותה עם יותר ארגונים."

לכנסי משאבי אנוש נוספים לחצו כאן