הצורך הדוחק של הארגון בבעל מקצוע מסוים כדי להריץ פרויקט, לעמוד בדרישות הגבוהות ביותר של הלקוחות, לסייע לצוות העובדים אשר לא עומדים בלחץ או כל סיבה אחרת שבגינה הארגון פותח משרה חדשה – כל הסיבות הללו הן סיבות קריטיות שמאלצות אתכם לפעול באופן מידי. בנוסף על הצורך הדוחק של הארגון בעובד החדש (כבר אתמול), אל תשכחו שגם ארגונים אחרים מגייסים ולכן המועמדים ובעיקר המועמדים האיכותיים יכולים להיחטף בכל רגע נתון על ידי המתחרים.
אם ההקדמה הזו הכניסה אותך ללחץ – טוב מאוד! כי הגיע הזמן להגביר הילוך בגיוס העובדים בארגון!
אם לפני כמה שנים הארגון יכול היה להרשות לעצמו למפות מועמדים לאט ובזהירות, בתהליך ארוך ומורכב שאורך בממוצע 3 חודשים מהרגע בו מתפרסמת מודעת הדרושים ועד שהעובד החדש מתחיל את יומו הראשון, הרי שהיום זה לוח זמנים לא ריאלי. אף מועמד חזק לא ימתין בסבלנות עבורכם 3 חודשים ושום פרויקט לא יסבול דיחוי כל כך ארוך. העובדה היא שאתם תצטרכו להתאים את תהליך הגיוס לצרכים ולאילוצים שאיתם מתמודד הארגון (בעיקר מחסור בזמן ותחרות אגרסיבית על המועמדים החזקים ביותר מול המתחרים) ולא להיפך!
אז כיצד מנהלים תהליך גיוס עובדים בהילוך גבוה?
גיוס עובדים מהיר מתחיל בתכנון נכון של תהליך הגיוס, והגדרת המועמדים הרצוי וקיצור תהליכי קבלת ההחלטות.
הגיעו לראיונות העבודה לאחר תהליך יסודי של מחשבה ואפיון הצרכים של הארגון מול הכישורים והתכונות הנדרשות מהמועמדים. ככל שתגיעו לשלב המיונים יותר ממוקדים ועם תפישה יותר ברורה של מה אתם מחפשים, כך יהיה לכם קל יותר לזהות מועמדים חזקים על ההתחלה ובמקביל, תדחו מהר יותר מועמדים שאינן עונים על הדרישות.
נסו לצמצם תהליכים לא נחוצים כמו ראיון טלפוני ולהחליף אותם בתהליכים קצרים יותר, לדוגמה שאלון מקוון. כך לדוגמה תוכלו לבצע מיון וסינון חכם של מועמדים ולהגיע לשלב בו ברגע שקורות החיים שהגיעו נמצאו מתאימים והמועמד עבר תהליך סינון חכם ניתן להביא אותו (את המועמד) לראיון או סדרת ראיונות עם אחראי הגיוס והמנהל המקצועי, מהר יותר. כך ניתן יהיה להתרשם מהמועמד בצורה כמה שיותר אותנטית וכמה שיותר יסודית. ככל שתפגשו מהר יותר עם המועמד – פנים אל פנים – כך תוכלו לקבל החלטה מהירה יותר בנושא מידת התאמתו ובמקביל המועמד יוכל להתרשם מהארגון ולבחור להמתין עד לסיום התהליך גם אם הוא מקבל הצעות עבודה אחרות בינתיים.
בסוף כל ריאיון עבודה יש לקיים דיון, להסיק מסקנות ולפעול על פיהן במיידית. אל תתכננו ישיבות שבועיות או דיון אחת לכמה ימים על מועמדים שהתראיינו כי: 1. יש נטייה לשכוח פרטים קטנים ולעתים חשובים לאחר מעשה. בסוף הריאיון, כשהחומר עוד טרי, זה הזמן לנתח את המועמד ולהסיק מסקנות. 2. ברגע שאתם מקבלים החלטה להמשיך עם מועמד חזק, חשוב ליצור עמו קשר מידי כדי לזמן אותו לראיון המשך, לזמן אותו למבחן או למרכז הערכה, לנהל עמו משא ומתן על שכר ועוד. אם המועמד עשה רושם טוב, סימן שהוא מסוגל לעשות רושם טוב גם בקרב המתחרים ולכן כל יום שעובר והוא לא שומע מכם, מגדיל את הסיכוי שלו לסגור עם המתחרים. לכן חשוב לפעול מיידית.
אל תשמרו על 'פני פוקר'. כשמועמד משאיר רושם טוב, תנו לו את החיזוקים המגיעים לו. חשוב שהוא ידע שיש לו סיכוי, שהוא בין הפייבוריטים, כי אחרת הוא יאבד את המוטיבציה להמשיך את תהליך הגיוס בין אם יש לו הצעת עבודה חלופית ובין אם לא. אל תשחקו משחקים עם מועמדים טובים, זה במקרה הטוב בזבוז זמן ובמקרה הרע (הרע מאוד אפילו) זה יגרום לכם לאבד מועמדים נבחרים.
כיצד ארגונים בישראל קיצרו את תהליך הגיוס והפכו את גיוס העובדים לגיוס מהיר?
ארגונים רבים מוצעים פתרונות שונים ועושים שימוש בכלים שונים לשם קיצור תהליך הגיוס. גיוס מהיר אינו מחייב הרחבת המשפך אלא הגעה למועמדים האידיאליים, וכמובן נופל או מצליח על פי יכולת הארגון לקצר ככל הניתן את תהליך קבלת ההחלטות לגבי המועמדים ובחירת המועמד המתאים ביותר.
דוגמאות לא חסרות: בחברת פלאפון לדוגמה הצליחו לקצר את יום המבחנים שעוברים מועמדים לשעתיים, מה שמקל על המועמדים אך גם תורם לקיצור תהליך הגיוס שכן במקום לקיים 4 ימי מיון פנימיים בארגון ואז לקבל החלטה, ניתן לפגוש את כל המועמדים ביום אחד! בחברת G4S הטמיעו כלי למיון והתאמה של מועמדים לארגון ולתפקיד, כך מועמדים שמגישים קורות חיים מקבלים חזרה במייל קישור אוטומטי למבחן אונליין, מה שמאפשר לבצע מיון וסינון אוטומטי כמעט לחלוטין ולזמן את המועמדים המתאימים ביותר לעבודה באופן מיידי.
יונית לנדוי, מנהלת מחלקת גיוס וניוד בחברת פלאפון, תרצה בכנס הגיוס השנתי שמתקיים בשבוע הבא על החיבור של הביזנס לגיוס (BusinessHR) ותציג בין השאר את צמצום יום המיונים לשעתיים. אייל נאור, סמנכ"ל IT ומשאבי אנוש וחבר הנהלה בחברת G4S GroupIsrael, יציג את פרויקט ההטמעה של כלי המיון וההתאמה של מועמדים לתפקיד שעזר בצמצום תהליך הגיוס (קיצור הזמן בין הגשת המועמדות לקבלה לעבודה) וזאת תוך הגדלת האפקטיביות של הגיוס (מציאת המועמד המתאים ביותר לתפקיד ולארגון).
למידע נוסף והרשמה לכנס הגיוס השנתי – לחץ כאן!
*מאמר זה מתבסס בחלקו על פרסומים מאתר משאבי אנוש Human Resources Inc
