ריאיון בלעדי עם יקי פיפקביץ, סמנכ"ל שיווק ומכירות בחברת סינאל מלל Synel המספקת פתרון כולל לניהול מחזור החיים של העובד בארגון, החל מגיוסו ועד מועד פרישתו מהעבודה דרך ניהול פעילותו ביום יום. וכל זאת באמצעות מערכת "הרמוני" פרי פיתוחה של סינאל.
האם עדיין קיימת דרישה לשעוני נוכחות?
בהחלט. בחודשים האחרונים חלה התעוררות במשק על רקע החמרה בחוקי העבודה, בקרות של נציגי התמ"ת והטלת קנסות כבדים למעסיקים שלא מנהלים דיווח שעות מסודר. מי שחשב שבעידן הטכנולוגי שעוני נוכחות פיזיים יהפכו למיצג מוזיאוני טעה.
אנחנו בסינאל מספקים לארגונים, בכל סדר גודל ולכלל מגזרי המשק, פתרונות לדיווח נוכחות ובקרת כניסה באמצעות מספר אמצעי דיווח כגון תגי עובד אישיים, דיווח ביומטרי, של טביעת אצבע או זיהוי פנים, אמצעי דיווח שאינם פיזיים כגון דיווח טלפני או דיווח באמצעי קלט אינטרנטיים, הכול בהתאם לצרכיו של הארגון. ברצוני להדגיש כי הייחוד שלנו לא מסתכם בכך שאנחנו מספקים לארגון פתרונות לדיווחי נוכחות – אלא הוא בא לידי ביטוי באינטגרציה בין סוג הפתרון הנדרש, אמצעי הדיווח והשילוב מבית אחד בין החומרה לתוכנה.
ומהו היתרון הטמון בחיבור בין חומרה לתוכנה?
שעון הנוכחות שלנו הוא למעשה תשתית דרכה ניתן לנהל את מערך הדיווח והניהול של עובדי החברה. היתרון שלנו על פני vendors אחרים טמון בעובדה שהחומרה והתוכנה פותחו על ידי יצרן אחד, כך שלמעשה המערכת עליה מורכב שעון הנוכחות מדווחת ומתריעה בזמן-אמת לכל שדרת הניהול בארגון, מה שמאפשר ניהול נכון וחכם של העובדים.
לדוגמה, אם עובד מאחר או נעדר עד שעה מסוימת, המערכת קולטת את הנתון ושולחת התרעות במקוון למנהל הישיר שלו באמצעות מייל או הודעת טקסט. זה מאפשר למנהלים לדעת מה קורה בשטח בכל זמן נתון.
בארגונים המעסיקים עובדים על בסיס "הסכם לפי שעות" ניתן להגדיר את השיבוץ המתאים למשמרת ועל ידי כך המערכת מונעת אפשרות דיווח בשעון אלא רק עפ"י הסידור שנקבע לעובד. כך למעשה עובד לא יכול להישאר מעבר למסגרת העבודה שנקבעה עבורו ללא אישור מנהל. ארגונים רבים ובעיקר ארגונים גדולים בהם מועסקים מאות ואלפי עובדים, משלמים הון עתק על שעות נוספות שכלל לא אושרו ושכלל לא היה להן הצדקה. השימוש במערכת מאפשר בקרה וניהול נכון של משמרות בזמן אמת וזה מאפשר חיסכון משמעותי בעלויות השכר. המערכת למעשה מאפשרת למעסיק לשמור על חוקי העבודה ולעמוד בהתחייבויות שלו כלפי העובדים הלכה למעשה.
כיצד בא לידי ביטוי הפתרון הכולל של סינאל לניהול ההון האנושי?
אנחנו מהמובילים במתן פתרונות לניהול שכר מהמתקדמים ומספקים מענה לארגונים בהם מבנה השכר הוא מורכב. המערכת שלנו תומכת בהסכמים קיבוציים וניהול הסכמי דירוג דרגה. לדוגמה, הסכמי מורים או מהנדסים מהסקטור הציבורי. תהליכי קידום בדרגה וחישובי שכר מנוהל במערכת באופן שקוף למשתמש בליווי התראות ומנוהל באמצעות מערכת ניהול תהליכים והתרעות לגורמים המקצועיים הרלוונטיים. לכך, אם בחוזה העסקה אישי קיימת התחייבות כלפי העובד לתוספת שכר בתום תקופה – תשלחנה התרעות מתאימות לגורמי הניהול הרלוונטיים כולל הצורך באישור וחתימה אלקטרונית.
המערכת מכילה מידע באמצעותו ניתן להפיק או לחולל דוחות וניתוחים סטטיסטיים של מגמות כמו היעדרויות, חיסורים, שעות נוספות עלויות שכר ועוד, על פי חתכים משתנים של קבוצות גיל, ותק, מחלקות וכדיו"ב. בעידן המטריקס, כשארגונים מבקשים לזהות מגמות ברמת המקרו, המערכת שלנו מספקת להם את הפתרון האופטימלי.
ניהול העובד בכל הקשור להיבטי משאבי אנוש ושכר מחייב ניהול תהליכי עבודה אוטומטיים, האם תוכל להרחיב על פתרון שסינאל מציעה?
סינאל פיתחה מערכת בה תהליכי הגיוס, קליטת העובד, קידומו, ניהול שוטף של דיווחים וטפסים ועד תהליך פרישתו – מנוהלים באופן אוטומטי כשהם מלווים בהתראות בדואר אלקטרוני עם חובת חתימה או צירוף מסמך. ניתן להגדיר מספר בלתי מוגבל של תהליכים כולל הגדרת הגורמים המעורבים; קביעת "בעלים" לכל תהליך – יוזם התהליך / גורם במחלקת משאבי אנוש האחראי לתחום ו/או לאוכלוסייה, ניהול יעדים ולוחות זמנים לביצוע, וכן יכולת לביצוע שלבים בתהליך בטור / במקביל או ללא סדר מחייב.
המערכת אף מציגה למנהל או לעובד בזמן אמיתי את סטאטוס הבקשה /דרישה והגורמים בארגון שבטיפולם נמצא התהליך באותו רגע, ומתי הוא צפוי להסתיים. באמצעות מערכת הדוחות והשאילתות ניתן לצפות בכל התהליכים בכל חתך זמן, היררכיה או מנהל מטפל. החיסכון והיעילות שהמערכת תניב לארגון מתבטאים בצמצום הצורך בשעות עבודה רבות לשם יצירת התרעות, בירורים, משלוח מיילים והדפסות, הקלדות מיותרות, ומקצצת למינימום את הצורך באנשי שכר ומשאבי אנוש כגורמים מטפלים ומפנה להם זמן לניהול תהליכים מתקדמים.
