בניית תוכנית הדרכה, מדידתה ומה שביניהן

"כפי שאנו מתכננים היטב את הטיול הקרוב לחו"ל, כך חשוב לתכנן היטב את שנת ההדרכה הבאה שלנו". כך פתחה את הרצאתה בכנס ההדרכה השנתי ענבר גת שחם, שותפה מנהלת ואחראית על מתודולוגיות ללמידה ולשיפור ביצועים, בחברת Improve-IT. לצורך תכנון של תוכנית הדרכה מוצלחת, יש להצטייד במשקפיים של מודל שיפור ביצועים אותם מומלץ להרכיב מייד.

לכל ארגון יש יעדים עסקיים ואסטרטגיים, שבכל שנה מקבלים מיקוד ודגש שונה, אותם מחלקת ההדרכה צריכה להכיר. תוכנית ההדרכה צריכה לענות על צורכי הידע והלמידה, בהתחשב בסביבה הארגונית כדי לתמוך בצרכי הביצוע – על מנת להשיג את היעדים העסקיים.

כיצד נתכנן ונבנה את תוכנית הדרכה השנתית? הנה מספר אבני דרך:

• נבין את המיקוד האסטרטגי של ההנהלה.
• נבין את תחומי הפעילות של הארגון (שיתכן שלחלק כבר ניתן מענה הדרכתי).
• נמפה את תחומי העיסוק והידע הנדרש.
• ננתח את עיסוקי הליבה.
• נתייחס גם להכשרת עובדים חדשים, תוך ידיעת נתוני אחוזי התחלופה בארגון.
• הכשרת הוותיקים
• תהליכי שינוי – תוכנה חדשה שנכנסת.

לאחר שברשותנו אבני הדרך, ניתן להתחיל בהערכה ובמדידה, כאשר חייבת להיות התאמה בין תוכנית ההדרכה למדידה.

מטרת הערכת ההדרכה היא להבין את הקשר בין ההדרכה לבין שיפור ביצועים של העובדים, וכך לתמוך ביעדי הארגון. בנוסף לכך, שיפור הביצועים נעשה על ידי חקירת נתונים על ידי מחלקת ההדרכה, שימור ושיפור התהליך הבא – הבנה מה עבד טוב עד היום ומה יש לשנות ולשפר.

מודל from training to business שפותח ב-Improve-IT, מדבר על השאלה האמיצה במה כדאי להתמקד במדידה – ובמה גם לא! זאת מתוך הבנה כי אין אפשרות וגם אין צורך למדוד הכל.

השלב הבא בתהליך המדידה הוא לשוחח עם המנהלים, שהם מחוללי הלמידה של העובדים. חלק בלתי נפרד מתפקידו של המנהל הוא להגדיר למחלקת ההדרכה את היעדים שלו, המנהל יגדיר לאן ההדרכה שהוא צריך תוביל, ואז היעדים הם מדידים. מכך נגזרת המדידה והאפקטיביות של ההדרכה, וכתוצאה מכך ביכולתה של מחלקת ההדרכה לפתח את פתרונות ההדרכה הטובים ביותר.

מנהלי ההדרכה יבנו את מערך המדידה.

אל תשקיעו במדידה עצמה אלא בהסקת המסקנות שלאחריה

מדידת ההדרכה מתבצעת על ידי תשאול: שאלונים הבודקים כיצד יוכל העובד להשתמש במה שלמד בהדרכה, עריכת מבחנים בתום ההדרכה או לאחר תקופה, ראיונות ובדיקת ביצועים של העובדים.

התשאול נערך באופן אישי מול כל עובד, לאחר מכן מתבצע ברמה הקבוצתית ולבסוף ברמה הארגונית. לאחר המדידה יש לאסוף את הנתונים, וככל שיהיו בידנו יותר נתונים כך יהיה לנו יותר מידע, וחשוב להוציא את האנרגיה לא בעצם המדידה אלא יותר בהסקת המסקנות ובהמלצות איזו הדרכה נכונה ואיזו לא.

בהמשך העלתה ענבר דוגמא של לקוח בו טיפלה – משרד ממשלתי, שיש בו הרבה מאוד סוגים של הדרכות. "ערכנו מיפוי של כל סוגי ההדרכות (קורסים ארוכים, ימי עיון ועוד), ולאחר מכן שמנו את כל סוגי המדידה שברשותנו, והחלטנו למשל שבקורסים ארוכים המתייחסים לעיסוקי הליבה, נשתמש בכל סוגי המדידה".

מדידה ללא הפסקה

בהמשך ההרצאה הציגה כיצד נקשור את בניית תוכנית ההדרכה למדידה? באמצעות:

ניתוח צרכי הארגון הקיימים והצפויים

בהינתן היעדים האסטרטגיים והמיקודים האסטרטגיים,

בהשוואה לכשירות הקיימת של העובדים,

למטרה של שיפור הביצועים.

לכל שלבי העבודה של מחלקת ההדרכה, התומכת בארגון ובצמיחתו, יש מטרה ברורה: לבדוק כיצד ההדרכה שיפרה את ביצועי הארגון. כדי להבין אם חל שיפור, חובה לבצע מדידה והערכה ללא הפסקה. שלבי העבודה יכללו:

• הגדרת המדדים להצלחה על ידי המנהלים.
• קביעת קדימויות יחד עם מנכ"ל החברה.
• העלאת סוגים שונים של פתרונות הדרכה על ידנו.
• מיפוי התקציב (הערכת התקציב שיש, מקור התקציבים).
• בניית התוכנית ומדידת הצלחתה.

לסיום הציגה ענבר את חמשת הצעדים לקבלת תוצאות עסקיות:

• הערכות – יצירת למידה התואמת את היעדים העסקיים.
• ציפייה  – תיאום סין הלמידה ליעדים העסקיים והצלחת הארגון.
• ברית – קיום "ברית למידה" בין המנהל לעובד בהתאם ליעדים.
• יישום – יצירת סביבה המאפשרת ללומד ליישם את מה שלמד.
• אחריות – ללמידה ולהשפעה שלה על הצלחת הארגון.