בפורום מנהלי משאבי אנוש בארה"ב, פרסמה מנהלת את משנתה בנושא חשיבותה של בדיקת ממליצים כחלק מתהליך הגיוס. מספר התגובות שהיא קיבלה כמעט שבר שיאים. מנהלי משאבי אנוש והשמה, מהחברות המובילות במשק, העלו תגובות בנוסח: "אי אפשר לסמוך על ההמלצות הללו", "זה בזבוז זמן להתחיל לרדוף אחרי מנהלים בארגון שאין להם זמן או חשק לשתף פעולה", "מרבית העובדים עדיין מועסקים, כך שלא ניתן לתשאל את המנהל האחרון (הנוכחי) שלהם" ועוד.
חלק מהטיעונים הינם בגדר תירוץ וחלקם אכן נכונים עד כאב. אבל הפתרון שמשתמע לכאורה מתגובות מנהלי משאבי אנוש – שאפשר ואף רצוי להסיר את בדיקת הממליצים מה-to-do-list הוא פתרון מסוכן, בעיקר נוכח מצבו של שוק העבודה והסיכון העצום שחברות לוקחות היום בגיוס עובד חדש. דווקא היום, כשצריך לנהוג משנה זהירות בבחירת מועמדים – בדיקת ממליצים הוא כלי חשוב, רק צריך לדעת לעשות בו שימוש נכון (כמו בכל כלי אחר).
אז איך הופכים בדיקת ממליצים לפרודוקטיבית?
לא מסתפקים בנתונים שהמועמד מוסר
צאו מנקודת הנחה שלמועמד יש אינטרס משלו להפנות אתכם לגורם עמו הוא נמצא בקשר טוב וכי הוא בטוח שיגיד עליו דברים טובים. כך לדוגמא, מעצב גרפי במשרד פרסום יכול למסור כממליץ את התקציבאי שניהל את תיקי הלקוחות והיה אחראי, בין היתר על העיצוב, במקום למסור את מנהל ה-Art – שהיה אחראי עליו ברמה המקצועית או במקום אחד השותפים במשרד שניהל את הסטודיו. כל עוד מועמד אינו עובד יותר במקום עבודה ולא מבקש לשמור על חשאיות, אתם יכולים לשוחח עם מנהל אחר או עם כמה מנהלים ואפשר ואף מומלץ לשוחח גם עם מנהל משאבי אנוש כדי לקבל את התמונה הרחבה.
מכינים שיעורי בית לקראת כל שיחה
קחו בחשבון שהמנהלים איתם אתם הולכים לשוחח הם באמת עסוקים וכי באמת אין להם כל אינטרס לנהל עמכם שיחת המלצה. לכן הכינו שיעורי בית לפני. למדו במה החברה עוסקת, כמה עובדים מועסקים, כמה אנשים עבדו בצוות של המועמד, מה כללה הרוטינה וכיו"ב, עם דגש על תפקיד הממליץ, תחום אחריותו ואופי הקשר המקצועי שלו עם המועמד. זה יאפשר לכם לשאול שאלות ממוקדות כפי שיוצגו בסעיף הבא.
שאלו שאלות ענייניות, ממוקדות לתפקיד
זכרו, ראיון ממליצים הוא כלי בידכם! זוהי הדרך שלכם לגלות מידע על המועמדים שלכם לתפקידים שרק אתם מבינים את הגדרתם ואת מכלול הכישורים והתכונות, הדרושים לביצוע תפקיד זה. שאלות כלליות כמו: "אז האם פלוני היה עובד טוב?" ו"האם היו מרוצים ממנו באופן כללי?", פשוט לא יסייעו לכם במאומה. בנו שאלות קונקרטיות לתפקיד ולאופי החברה. אם לדוגמא אצלכם בארגון קיימת משמעת עבודה או שבתפקיד אליו מיועד המועמד יש חשיבות להגעה בזמן או לעבודה בשעות בלתי שגרתיות, הקדישו שאלה ספציפית לנושא, כמו: "האם עבודתו הקודמת דרשה עבודה בשעות מסוימות ואם כן, האם העובד עמד בתנאים?".
התמקדו בהיבטים המקצועיים בשאלות שלכם כך שתקבלו מידע מדויק ולא תשובות של כן או לא. לדוגמא: "על אילו תוכנות או גרסאות הוא עבד", "איזו מידת עצמאות נתת לו כשהעברת לו פרויקט?" וכיו"ב. שאלות מהסוג הזה יעוררו מחשבה ויאלצו את הנשאלים להיזכר היטב במה מדובר. לעתים ממליצים מדברים על עובדים שהפסיקו לעבוד לפני למעלה משנה ולמרות שהם זוכרים את האדם, הם לא ממש זוכרים אותו כעובד. שאלות ממוקדות יסייעו להם להיזכר בפרטים הקטנים.
חשוב לזכור כי אתם מבקשים חוות דעת ממנהל שהכיר את המועמד שלכם הכרות מקצועית ולעתים גם אישית. במקרים של חברות אישית או קולגיאליות מקצועית, מנהלים יחושו לעיתים לא בנוח להגיד משהו רע על חברם לעבודה (לשעבר) ויתחילו את השיחה בסופרלטיביים לדוגמא: "כן, הוא עבד כאן, הוא היה מצוין, אני ממליץ בחום…". תבינו שחשוב להם לפרגן ואל תנסו לסתור את גרסתם. בעזרת שאלות ממוקדות כגון: "האם הוא נפגש ישירות עם לקוחות?" או "האם הוא זה שסגר את החוזים מול הלקוחות?", תוכלו לקבל תמונת מצב מהימנה על הכישורים, היכולות, הניסיון המעשי והפוטנציאל של המועמד על סמך ניסיון העבר מבלי 'לסבך' את הממליץ.
