תהליך מדרוג ארגוני נועד לעשות סדר בתפקידים בחברה – הן מבחינת ההגדרה המקצועית של כל בעל משרה והן בדירוג ההיררכי שלו. הארגון מחליט כמה היררכיות יהיו בו, מה ערכו היחסי של כל תפקיד וכך משייך תפקיד לדרגה. בכל דרגה ישנם תפקידים מעולמות תוכן שונים שקיימים בארגון. אם למשל הוחלט על היררכיה של שמונה דרגות, בדרגה 5 יכולים להיות מתכנתים, אנשי HR ואנשי שיווק ובעלי המקצועות האלה יכולים להיכלל גם בדרגות אחרות לצדם של מקצוענים נוספים. בצוות של מתכנתים, משווקים או אנשי QA יכולים להיות עובדים מדרגות שונות שנקבעות על פי מקצועיות, כישורים, תפקיד וכדומה.
תהליך מדרוג ארגוני יכול לזעזע חברות שמתנהלות באופן לא פורמלי, אבל הוא יוצר בהירות, שפה ארגונית אחידה ומאפשר מדיניות על פי דרגות בנושאים הקשורים לשכר, הטבות רכב ועוד. כעת ההחלטות כבר אינן תלויות בלחצים נקודתיים, אלא בהחלטות הנהלה שנקבעו מראש. הוגנות היא מילת המפתח בתהליך המדרוג הארגוני, והתחושה שהיא קיימת מתחזקת כי לעובדים ברור שהחלטות מהותיות מבחינתם המתקבלות בנוגע אליהם מעוגנות בחוקים ובכללים. כך, גם אם אינם מרוצים מהחלטה ספציפית, הם יודעים מה עליהם לעשות על מנת להתקדם. המדרוג יוצר סדר, מקל על ניתוח נתונים ועלויות תגמול.
ארנרייך תיאר בהרצאתו תהליך מדרוג שהתקיים בחברת התוכנה ריטליקס, ארך ארבעה חודשים וכלל 2,000 עובדים בשמונה מדינות. הוא השתמש במושג job architecture, ארכיטקטורת משרות, כדי לתאר את עיצוב המדרוג הארגוני בחברה, שאמנם היה בה מדרוג, אך הוא היה שונה בין מדינה למדינה. "רצינו לשטח את המדרוג. עובד עולה לחברה יותר כשהטייטל לא הולם", אמר ארנרייך. "סידור העניין יכול להיות קשה. בחברה לא היה מסלול מקצועי והארגון נזקק ל-job architecture".
ארגז הכלים ששימש בתהליך המדרוג הארגוני בריטליקס כלל ארגון עם צורך במדרוג, הנהלה תומכת, ועדת היגוי, צוות משאבי אנוש, מנהלים מומחי תוכן, הנהלת פרויקט וחברת ייעוץ. לצוות משאבי האנוש היה תפקיד חשוב – הם קיבלו בכל שלב משימות ולוח זמנים, יצא לאסוף נתונים וחזר אל הנהלת הפרויקט עם חומר לעיבוד.
תפקידה של ועדת ההיגוי היה לחתוך ולקבל החלטות. ישבו בה ראש משאבי אנוש, מנהל משאבי אנוש, איש IT וסמנכ"ל שיווק. ארנרייך ציין שנוכחות של נציג מההנהלה הבכירה תורמת רבות להצלחת הפרויקט ומספקת את התמיכה שהנהלת הפרויקט זקוקה לו. הוא הוסיף שלאורך כל הדרך חשוב לשמור על קשר עם צוות ה-IT ששיתוף הפעולה שלו חיוני להצלחת תהליך כה מורכב.
שלבי תהליך המדרוג הארגוני
עיצוב מודל – שלב שנמשך שבוע עד שלושה שבועות ובו חברת הייעוץ מעמיקה את היכרותה עם החברה המתמדרגת ונבנה שלד הבניין (כאמור, מדובר בארכיטקטורה), מוגדרים מסלול ניהולי ומסלול מקצועי, מסלול תומכים ואדמיניסטרציה.
איסוף מידע על משרות – יצירת טרמינולוגיה חדשה של תפקידים וטייטלים בארגון. תפקידים משויכים למסלולים ולדרגות ולמשפחות תפקידים. הוחלט על היררכיה של שמונה דרגות, שלא כוללת את המנכ"ל. הוגדרו 11 משפחות ו-60 תפקידים, כשקודם היו בחברה מעל 200 תפקידים. בכל משפחה לכל תפקיד מטרה ומרכיבי תפקיד בכל דרג. כל משרה שויכה למשפחה, מה שמאפשר לעובד לדעת לאן הוא יכול להתפתח בתחומו. תהליך זה נמשך כחודש.
חלוקת עובדים לתפקידים ודרגות – כל בעל משרה שויך למשפחה מקצועית, תפקיד ודרגה. תוך כדי עבודה נמצא שיש צורך בהוספת תפקידים. בוצע ניתוח שהראה כמה עובדים נפגעו במהלך המדרוג, כמה קודמו ומהי המשמעות הכספית.
תקשורת והטמעה, שיווק לעובדים – ארנרייך הזכיר שיש לקחת בחשבון התנגדויות, גם מצד אנשים חזקים וגם במחלקת משאבי האנוש. לא חייבים להסכים על הכול, הוא אמר, אבל צריך להחליט.
ארנרייך ציין שבתהליך המדרוג חשוב לשמור על אחידות גלובלית, עמידה בתקציב ניהול הפרויקט ועמידה בלוח הזמנים ולשתף את כל הצדדים הרלוונטיים. מכיוון שוועדת ההיגוי היא זאת שבסופו של דבר מקבלת החלטות או דוחה אותן, כדאי לגשש לפני שמגיעים אליה. אמצעי נוסף להצלחת הפרויקט הוא לנסות לכוון לפשטות. מדובר בתהליך מורכב ואין צורך להציג היבטים כמסובכים אם אינם כאלה.
אנו ממליצים לקחת חלק בכנס הקרוב שלנו – הכנס השנתי לניהול משאבי אנוש – במטרה להינות מתכנים איכותיים ומקצועיים בדומה לתוכן המוצג כאן.
למידע נוסף ורישום לכנס השנתי לניהול משאבי אנוש – לחץ כאן!
