אקסל ככלי בידי מנהל משאבי אנוש להצגה אפקטיבית של נתונים להנהלה

מה הדרך האפקטיבית ביותר להציג נושאים בתחום משאבי אנוש בהנהלה? איזה ניתוחים ניתן להציג בכדי לתמוך בהעברת המסר המרכזי?

מנהלי משאבי אנוש מנהלים תהליכים חוצי ארגון ומעורבים בעיצוב מדיניות, הגדרת תהליכי עבודה, הפעלת בקרות, הסקת מסקנות והצגת תוצאות בהנהלה. הנהלות מעדיפות לקבל נתונים כמותיים ומשכנעים על מלל ותחושות ולכן לאופן הצגת הנתונים  השפעה מכרעת על קבלת ההחלטות בהנהלה.

שימוש מושכל בשיטות הצגה וניתוח של נתונים עשוי לשפר את תהליכי העבודה ולוודא שהם מבטאים את מדיניות החברה.

חברת דולב מציעה קורסי אקסל למנהלי משאבי אנוש ומנהלי שכר ותגמולים. היתרון בהשתתפות בקורסים הוא שהתלמידים לומדים אקסל במקביל להצגת אופן השימוש והיישום של אקסל בתהליכי תגמול בארגון !

הדוגמאות והתרגילים בקורס מתבססים על יישומים נפוצים בתחום השכר והתגמולים כגון:

• תהליכי קידום שכר
• תוכניות בונוס
• בניית טווחי שכר
• ניתוח והצגת תוצאות של סקר שכר
• ניהול תהליך הערכת עובדים

להלן מספר דוגמאות לשימוש  באקסל בתהליכי משאבי אנוש ותגמול. דוגמאות אלו ועוד יובאו בקורס האקסל.

תהליך הערכת עובדים

בחלק גדול מהארגונים מוגדרת התפלגות נדרשת לציוני הערכה.

ניתן בעזרת האקסל להציג באופן גרפי את התפלגות ציוני הערכה של הארגון / המנהל או המחלקה לעומת מדיניות החברה כפי שהוגדרה. תצוגה כזאת מסייעת למשאבי אנוש בבקרת תהליך הערכה ואף נותנת כלי למנהל המעריך לבקרה עצמית תוך כדי תהליך ההערכה.

בונוס כתלות בציון הערכה

בעזרת נוסחא המביאה בחשבון את התפלגות ציוני הערכה ותקציב הבונוס ניתן לקבע מה גובה הבונוס המומלץ  לעובד כתלות בציון הערכה. ניתן לפתח קבצי אקסל לשימוש מנהלים אשר יכילו פרטי עובד, ציון הערכה, בונוס מומלץ על פי מדיניות החברה. המנהל מקליד את ההמלצה שלו לבונוס. במידה וההמלצה חורגת באופן בולט ממדיניות החברה ניתן לסמן בצבע כדי לייצר פתח לדיון ובקרה של משאבי אנוש. קובץ העבודה מציג למנהל באופן דינמי את שיעור הניצול שלו את תקציב הבונוס שהוקצה לו.

ניתוח תוצאות סקר שכר

סקר השכר מכיל כמות גדולה של מידע. מומלץ לבצע ניתוחים על בסיס סקר השכר ולהציג את הממצאים העקרוניים להנהלה.

בעזרת האקסל ניתן להציג  ניתוחים רבים כגון:

הצגה בגרפים של הממצאים המרכזיים בסקר המצביעים על הפער בין השכר בארגון לשכר בשוק • טווחי שכר בארגון לעומת טווח השכר בסקר • פערים בין השכר בארגון לשכר בשוק • חישוב קידום השכר הנדרש כדי להיות תחרותית בשוק • תרחישים של תקציב נדרש כדי להגיע לשכר המטרה וסימולציות לאיזון בין תקציב לתחרותיות בשוק

עם סיום הניתוח יש לבנות מצגת להנהלה אשר מציגה את ממצאי הסקר ברמת כלל הארגון וכן ברמת קבוצות התפקידים המרכזיות.

סיכום

בעזרת השימוש באקסל ניתן להטמיע את מדיניות הארגון ולייצר קבצי עבודה "חכמים" למנהלים אשר יכילו את המלצת המערכת לתגמול עובדים בהתאם למדיניות החברה. היישום משאיר למנהל שיקול דעת לקבל החלטות אך מייצר בקרה על מידת הסטייה של החלטות המנהל מהמלצות המערכת. למנהלי משאבי אנוש קל לראות את החריגות המשמעותיות ולפתוח בדיאלוג עם מנהל שחרג. המנהלים מתרגלים עם הזמן לצורת העבודה הנשענת על קבצים חכמים התומכים בתהליך ולומדים להעזר ביישום לקבלת החלטות בנושאי תגמול.