אפשר לנהל רק את מה שאפשר למדוד!

בכנס השנתי לניהול משאבי אנוש, שאליו הגיעו מאות מחברי קהילת משאבי אנוש, הוקצה פאנל מיוחד לנושא: ניהול כמותי ומדדי משאבי אנוש. ריבי אספלר, מנהלת תיק המוצרים בסינריון, נבחרה להציג את הפיתרונות, הכלים והספקים שעומדים לרשות מנהלי משאבי אנוש ואפשרה הצצה חפוזה לשנת 2020.

ריבי אספלר: כולנו מכירים את הקלישאה הזו שמה שלא ניתן למדוד לא ניתן לנהל. וזה נכון! לטוב ולרע.

יש תחומים שבהם קל יותר למדוד, כמו תחום המכירות. יש כל כך הרבה מדדים לבחון איש מכירות או סמנכ"ל מכירות. גם בשירות לקוחות קל לראות איש שירות, קבוצה או צוות. האם הם סוגרים פניות בזמן. האם יש אחוזי נטישה גבוהים של לקוחות? אולם בניהול משאבי אנוש אנחנו קצת מתקשים.

אני מעלה שאלה: האם במשאבי אנוש קיימת הנטייה לעבוד פחות עם מדדים מדויקים כי הם קיימים פחות או שזו העדפה שלנו לעבוד פחות אם מדדים?

אני רוצה להציג לכם כמה כלים שיאפשרו לכם לפעול בצורה מדידה ואז ההחלטה / הבחירה תהיה שלכם.

ניהול כמותי ומדדי משאבי אנוש

קיימים כמה אתגרים לא פשוטים כגון: האם הנתונים שלנו אמינים? האם בכל פעם שנעשה בדיקה התוצאה תהיה זהה? האם בהערכת עובדים אותם העובדים שמקבלים את הציונים הטובים ביותר הם אכן הטובים ביותר? אמינות ותקפות הם מושגים שנתונים בספק.

להיות מסוגלים להוציא נתונים ולהסיק את המסקנות הרלוונטיות ולהציג מסקנות בהתאם, כל אלה הם אתגרים לא פשוטים.

אבל יש ספקים שפועלים בישראל ובעולם שמציגים את הכלים הדרושים לכם להיות שותפים אסטרטגיים בשולחן ומאפשרים לכם להשפיע על השורה התחתונה.

חפשו ספקים שעונים על הדרישות לשנת 2020

אם אנחנו מדברים על אנליטיקס או על BI בשנת 2020 ה'אימבדיד אנליטיקס' יהיה חשוף לכל מערכת בארגון. כל מערכת חייבת להיות עם גרפים מול העיניים.

קהל היעד: אחרון העובדים בארגון צריך לקבל מידע בצורה ויזואלית פשוטה. הם יקבלו גרפים ולא אקסלים.

תצוגה: התצוגה על המסך תהיה גרף (פאי לדוגמה) אבל לא טבלת נתונים.

מיקום: לנו יש אזור ייעודי לדוחות. בעתיד זה יהיה כל הזמן כחלק אינהרנטי של המסך. המטריצה תהיה מול העיניים. כל הזמן תראו דוחות בכל קונטקסט ייעודי.

מקורות מידע: זה החלק המעניין ביותר. בארה"ב הוא מושרש בארגון עמוק ביום -יום. חברות גדולות שעוברות הנפקה או נרכשות (כמו Yamer) מנתחות ומתרגמות מידע למספרים מתוך רשתות חברתיות. יכול להיות שעובד בארגון איש מקצוע שיש לו השפעה עצומה ברשת החברתית כי יש לו 1000 קשרים. אז לא כדאי לדעת את זה ולמנף אותו כדי שהארגון ירוויח מההשפעה הזו?

תזמון: היום אנחנו לוחצים על דוח וממתינים וממתינים… ב-2020 זמן אמת יהיה קריטי. הציפיה תהיה לדוח תוך 2-3 דקות.

דינאמיות: כיום הדוחות שאנו מנפיקים הם סטאטיים. בעתיד הם יהיו דינאמיים, כך שניתן יהיה לראות נתונים מכל מיני נקודות ראות. שעות נוספות בארגון מסוים בדרום או בצפון, פילוח לפי צוותים, לפי מגדר. בעתיד לא נצטרך להפיק 5 דוחות אלא נקבל את כל החתכים באותו דוח.

הנעה לפעולה: בתוך המטריצה נעשה פעולה פשוטה. נתחיל מהגרף ונפיץ אותו. אם עד כה קיבלנו טבלה, בעתיד נקבל גרף ונניע באמצעותו לפעולה.

עוצמה: אתם יכולים להניח האם אתם בשלב האנקדוטות: "שמעתי שיוסי לא מתנהג כמו שצריך…." או שאתם בשלב של דוחות תקופתיים? הכי יפה זה להתקדם הלאה. לבקש מהספקים להשוות את מה שקורה בארגון בבנצ'מרק. האם בתעשיית המסחר כולם מתנהגים ככה? איך אני ביחס לתחום שלי? חיפוש קורלציה בין אחוז ההיעדרות לנטישה. כיום זה ברמה של תחושה. בעזרת הכלים המתאימים שקיימים אפשר למדוד ולהגיע למסקנות חד משמעיות.

תחזית: אם אני נמצא ביעד של 20% לאן אגיע עד סוף הפרויקט? אפשר לחזות מגמות עתידיות כמו חריגות.

מודלים מורכבים: אלה מאפשרים לנו להתמודד עם מורכבויות כמו אם נאסור שעות נוספות, מה יקרה? איך זה ישפיע? מה יהיו התוצאות לכך?

קורונוס, אחד הספקים המובילים, נותן הבנה מעמיקה בזמן אמת. לא צריך לצאת לדוחות. אפשר לצלול ולראות היעדרויות של יחידות שונות, מנהלים שונים, צוותים שונים. המנהל הבכיר יראה את כל העובדים ומנהל הצוות יראה רק את העובדים שלו.

אפשר לראות האם יש בעיית היעדרויות? האם אני בהתאם לבנצ'מרק? המערכת של קרונוס מאפשרת לי לזהות בעיה לפי השוק.

מה כדאי לדרוש מהספקים שלנו ועל מה אסור לוותר?

יש לה רישיון נפרד ודש-בורד נפרד. שימו לב, האנליטיקס מופרדת מה-BI זה דורש פיתוח חזק שלהרבה ספקים עדיין אין. אבל יש ביקוש למערכת אנליטיקס. זה כלי שבאמצעותו מחלקת משאבי אנוש יכולה להשפיע. על תוותרו על האנליטיקס. תדרשו את זה מהספקים.

מטריצות מכמה עולמות: יש מטריצה של שעות נוספות שאפשר לעדכן לפי התחום. אם אתם רשת סופרמרקטים לדוגמה ושעות נוספות זו סוגיה בעייתית, ניתן לעדכן מטריצה שבה צריך אישור ידני של מנהל לשעות נוספות.

חברה ששלי שעבדה במשרד עורכי דין הייתה צריכה לתמחר 90 משעות העבודה שלה. זה כלי נוח וחשוב להבין כמה שעות לא מתומחרות יש.

מטריצה שעות עבודה לפי משימה. אולי יש משימות טקטיות שמקבלות יותר תשומת לב כי לקוח צועק יותר?

ניהול היעדרויות: אפשר לראות מאזן חופשה, מחלות ועוד. זה מאפשר לנו לראות אולי במחלקה מסוימת יש יותר היעדרויות לצורך מחלה? ואז אפשר לשים את היד על הדופק כמו הוספת נוהל היעדרויות ללא אישור. אולי צריך לבקש אישור מהיום הראשון?

מבנה ארגוני: מטריצה שמאפשרת לבחון את מקור ההשפעה בארגון. יש היום כל כך הרבה אפליקציות (אפילו חינמיות) להעברת סקרים בתוך הארגון לפי פרויקט. כל עובד נשאל את השאלה: "אם אתה צריך עזרה בהטמעת מערכת, למי תפנה בארגון?". מה שיתקבל זה תמונת הארגון לפי גורמי השפעה מקצועית. ישנן חברות שעושות שימוש במטריצה הזו וממש מפרסמות את הגרפים כדי לתת לאנשים את הקרדיט וכדי לשמור על קשר בין המבנה הפורמלי והאפורמלי. זה כלי שמאפשר לארגון לזהות את העובדים שיש להם השפעה / שנהנים מהערכה מקצועית כדי שניתן יהיה להשקיע בהם (לשמר, לקדם, להוקיר).

ניהול הגיוס: ניתן לבדוק אחוז תחלופה לפי צוותים, תפקידים, מנהלים שהעובדים שלהם נשארים יותר או עוזבים יותר. ניתן יהיה לבדוק ערוצי גיוס יעילים יותר או פחות.

מטריצת ניהול כישרונות לגיוס: ביצועים ופוטנציאל.

לסיכום, יש כיום פתרונות שנועדו לתת לכם כלים מדידים לניהול מערך משאבי אנוש. הבחירה האם לנהל את משאבי אנוש ביעדים מדידים / כמותיים היא בידיים שלכם.