כמה מכם באמת מצליחים לבצע בדיקות רקע ואימות נתונים כמו שצריך? האם אתם באמת בטוחים שאותם ממליצים שקיבלתם מהמועמד הם אכן מנהליו לשעבר וכי הם אכן מוסרים לכם המלצה כנה?
מנהלי משאבי אנוש מכירים בחשיבות של בדיקת רקע, ריאיונות ממליצים ואימות נתונים, בעיקר היום כשידוע שהמועמדים משקרים בקורות החיים שלהם וכשהידע והניסיון המקצועי כל כך קריטיים לביצוע התפקיד בצורה הטובה ביותר.
ארגון לא יכול להרשות לעצמו לקלוט מישהו שמשקר או אפילו מגזים בתיאור התפקיד הקודם שלו, תחומי העיסוק, תחומי אחריות, השכלה או הסמכה מקצועית. אתם חייבים לדעת בדיוק מאיזה רקע מגיע המועמד ואיזה ניסיון תעסוקתי יש לו.
תוכנות משאבי אנוש אשר מכילות אפליקציה או תוכנות ייעודיות לבדיקה ואימות נתונים מהוות פתרון לצורך קונקרטי זה.
אפליקציה לבדיקת המלצות מועמדים – איך זה עובד?
Chequed היא דוגמה לאחת התוכנות העולמיות המשמשות כיום ארגונים בביצוע בדיקות רקע.
בתהליך הסינון, במקום שהמועמד ימסור למנהל הגיוס רשימת מקומות עבודה קודמים עם שמות של ממליצים, מספרי טלפון או מייל, המועמד נכנס למסמך אלקטרוני וממלא שדות חובה בהם הוא נדרש לרשום את שמות החברות, שמות אנשי הקשר ופרטי ההתקשרות איתם. התוכנה שולחת אוטומטית לכל הממליצים שאלון אלקטרוני מורכב מסדרת שאלות קבועות. מדובר על מודל של מבחן אמריקאי המציע תשובות קבועות לבחירה.
מילוי הטופס על ידי הממליץ אורך לא יותר מדקות ספורות וברגע שהממליץ מסיים למלא את השאלון – התוכנה משקללת את הציון הסופי.
חשוב לציין כי בדיקות רקע והצלבת נתונים מבוצעת ברקע ע"י המערכת כדי לאשרר כי אכן הממליצים עצמם הם אנשי החברות והמנהלים לשעבר של המועמד.
היתרונות של שימוש בתוכנת בדיקת רקע:
– חיסכון משמעותי בזמן ארגוני. התוכנה מאפשרת חיסכון בכך שהיא פוטרת את נציגי הגיוס ממשימות כגון איתור אנשי קשר, תיאום מועד לריאיון וריאיון טלפוני וביצוע הריאיון עצמו.
– המבנה האחיד של השאלון מכניס סטנדרטיזציה לתהליך בדיקות הרקע, מה שמשפר את רמת הביצועים כארגון ועל אחת כמה וכמה כרשת.
– השאלון הקבוע מאפשר לתוכנה לשקלל את הציון, בתוך שניות ספורות מרגע שהממליץ מסיים ולהפיק דוח מספרי מדויק ומהימן ללא 'תחושות בטן'.
– לקבל תשובה פעמים רבות יותר באופן מדוייק יותר: הממליצים אשר נוטים להתחמק מריאיון טלפוני מאילוצי זמן או שיש אנשים סביבם ואפילו לא נעים להם לומר דבר מה שלילי על מי שפעם היה עובד שלהם, מרגישים כעת שהם: 1. יכולים להשקיע דקות ספורות למילוי שאלון באינטרנט. 2. מסוגלים להביע את עצמם בצורה חופשית יותר. 3. עונים על שאלות ספציפיות דרך בחירת תשובות ספציפיות בהתאם ליעדי הגיוס בצורה אחידה ומסודרת.
– שימוש בתוכנה אחידה מבטיח שכל מועמד יעבור בדיוק את אותו שלב סינון כמו מועמדים אחרים, בין אם הם עברו ריאיון על ידי נציג גיוס אחר, בסניף אחר או לתפקיד אחר. הסטנדרטיזציה יוצרת שקיפות ושיוויון מלא ומונעת או מצמצמת משמעותית תלונות עתידיות של מועמדים בדבר הפליה לרעה בתהליך הגיוס (הרי לא יכול להיות שהתוכנה במבנה שלה מסוגלת להפלות כנגד מועמד זה או אחר).
מישל הנסון, מנהלת משאבי אנוש ברשת החינוך Novi בארה"ב אמרה בריאיון לאתר משאבי אנוש Human Resources Executive: "בדיקות רקע של העובדים הן לא רק משהו שאנחנו מעוניינים לעשות (ולעשות כמו שצריך), כאשר עובדים עם ילדים, חוקי המדינה אף מחייבים אותנו לערוך מיונים קפדניים ברמה הגבוהה ביותר. ידענו שאנחנו חייבים למיין מועמדים, תוך התייחסות לרקע שלהם, אבל הרגשנו שאנחנו לא באמת מצליחים. לא היו לנו את הכלים המתאימים."
רשת מוסדות החינוך Novi (אשר מנהלת למעלה מ-900 מרכזי חינוך לילדים ברחבי ארה"ב) הטמיעה את התוכנה לבדיקת רקע וזו לדברי הנסון סייעה להם באופן ניכר במיון מועמדים. לדבריה "התוכנה סייעה לנו לפסול מידית מועמדים בעייתיים כך שלמעשה יכולנו לנהל תהליך גיוס יעיל יותר רק עם המועמדים שעברו את בדיקת הרקע. בזכות התוכנה אנחנו מנהלים כיום תהליך גיוס עובדים חכם יותר ובטוח יותר."
המצב בישראל – בדיקת המלצות מועמדים
בעוד הטכנולוגיה קיימת ופיתוחים עצמאיים והתאמות למערכות קיימות נעשים במטרה לתת מענה לפתרון זה, הדבר אינו נפוץ ולא נעשה שימוש אמיתי בכלים מסוג זה – היכולים לחסוך זמן ומשאבים מצד משאבי האנוש של הארגונים. אך זה רק עניין של זמן עד שמגמה זו תגיע גם לישראל, וזמן זה יכול להתקצר בצורה משמעותית אם אנשי משאבי האנוש בארגונים ידרשו את הדבר מספקי התוכנה שלהם. הטכנולוגייה קיימת והיא קלה יחסית לשכפול והתאמה, כך שאין סיבה מעשית שלא תיהיה זמינה גם בישראל.
ארגונים גלובליים וארגונים בעלי אוריינטציה טכנולוגית יכולים לעשות שימוש בכלים (אפליקציות ותוכנות) מחו"ל, תחת המגבלה של האנגלית (שאולי תשמש כמסנן איכותי יותר לתפקידים מסוימים).
סקירה מקיפה על הנעשה בארץ ובעולם ולימוד מעמיק יותר של השימוש בטכנולוגיה לניהול המשאב האנושי ניתן לקבל בכנס HR-Tech .
