רכזות כוח אדם, רכזות משאבי אנוש ומנהלים מקצועיים רבים במסגרת תפקידם עובדים מול חשבות שכר, הממונות על מלאכת הכנת השכר לעובדים. גם מקצוע זה, לרוב מאויש על ידי נשים ולכן נשתמש בלשון נקבה.
רכזת כוח אדם חדשה שמגיעה לחברה, עוברת את כל תהליך הקליטה – טופס טיולים, היכרות עם הצוות, לימוד העבודה, היכרות מערכות המחשוב… אז תמיד מגיע הרגע שבו מספרים לה על חשבת השכר. לשלב ההיכרות עמה יש הקדמה, ורבים המקרים שהקדמה זו כוללת את המשפט הזה: "חכי עד שתכירי את חשבת השכר… היא לא נחמדה, היא קשוחה, תמיד היא רבה עם מישהו.. תשתדלי לא להתעסק אתה, והכי חשוב: אל תקחי את הדברים שלה באופן אישי.. מה לעשות, היא נורא לחוצה בעבודה…".
אם משפט "מזהיר" זה אודות חשבת השכר הזה מוכר לכם, בין אם אתם אלה שאמרתם אותו לעובדים החדשים ובין אם שמעתם אותו מפי החופף אתכם, דעו שיש טעות עמוקה בגישה זו, ועוד מעט נסביר מדוע.
מיהי חשבת השכר? היא העובדת הממונה על הכנת שכר העובדים, התחום הרגיש ושדורש מיומנות, דיוק רב, עמידה לוחות זמנים. ראשי הצוותים או המנהלים המקצועיים אחראיים לאסוף את נתוני השכר של העובדים, לרכז אותם באופן ברור ולהעביר אותם אליהן.
כמובן, מאחר שעל פי חוק הגנת השכר חובה לשלם את השכר בזמן, באופן טבעי מדובר בעבודה לחוצה מאוד, כשמוטיב מרכזי שבה הוא הדד ליין. יש לא מעט חברות שתקופות הכנת השכר – לרוב בסוף ובתחילת החודש, כוללות עבודה סביב השעון או עד השעות הקטנות של הלילה. הכל, כדי לא לעבור על החוק, וכמובן כדי לתת לעובד את התמורה הראשונה שבגללה הוא כאן: השכר המגיע לו.
כדי לעבור את התקופה בשלום, וכדי לא לשמוע משפטים מקדימים אודות דמות מאיימת של חשבת שכר, הבאנו מספר עצות לעבודה יעילה ולא פחות חשוב – נעימה, אל מול חשבות שכר:
- העריכו את חשבות השכר. לעולם אל "תפחידו" עובדים חדשים עם סיפורים אודות חשבות שכר "רעות", "עצבניות". הן לא כאלה, ואם אתם חושבים שהן כאלה – חובה לשנות גישה ולהביט לאמת בעיניים: אם אתם חושבים שהן רעות, כנראה שמשהו בעבודתכם אינו מתנהל נכון. חייבים להפנים את העובדה כי חשבות השכר העוסקות במלאכה רגישה כל כך בארגון, חייבות להיות לחוצות על מנת לעשות את עבודתן נאמנה. אם הן לא יהיו לחוצות, העובדים לא יקבלו את השכר שלהם, וגם אם כן – הוא יכלול טעויות. על כן, קחו את תכונת הלחץ ברצינות. אם תעבדו מול החשבת באופן נכון – תזכו בהכרח לעבוד עם חשבת עניינית ונעימה.
- חשוב למנות עובד אחד שיעבוד מול החשבת. הוא שיהיה העובד הזמין ביותר עבורה, הוא שירכז את הפניות אליה וממנה ושיהיה הגורם המקשר, היעיל והנעים שיעבוד מולה.
- היו זמינים, בעיקר בתאריכים קריטיים! ראשית ולפני הכל, בתקופה זו כל רכזת או כל מנהל מגייס חייבים להיות זמינים. החליטו על ערוץ ההתקשרות הנוח והיעיל לכולם: אם מדובר במייל, חובה להשאיר אותו פתוח ולהשיב במהירות לכל שאלה או בקשה המתקבלת מהחשבת. אם מדובר בטלפון – כמובן לדאוג שיהיה פנוי ושיהיה מענה מיידי.
- סדר עדיפויות נכון. כאשר חשבת מתקשרת ומבקשת טופס מסוים שחסר לה על מנת להשלים את פעולת הכנת השכר לעובדים, דאגו להעביר משימה זו למקום הראשון, במיוחד כאשר מדובר בתאריכים קריטיים. אל תתעכבו ואל תדחו את המשימה בשל סלידה מהתעסקות בניירת. דחייה לא תבטל את הצורך של החשבת באותו מסמך, וזו בדיוק הנקודה שבה החשבת עשויה לעבור מלהיות נחמדה – ללא נחמדה כלל, ובצדק.
- מי נותן את השירות? זכרו, חשבת השכר מעניקה לכם שירות במהלך החודש, כאשר יש לכם שאלות הנוגעות לשכר העובדים. במהלך התאריכים הקריטיים – אתם אלה שצריכים לעמוד לרשותה ולתת לה את השירות הטוב ביותר כדי שהיא תוכל לעמוד בלוחות הזמנים ולהכין את השכר באופן המדויק ביותר.
- תיאום ציפיות. מחלוקות וויכוחים רבים נגרמים בין עובדים לבין חשבות שכר בעקבות פערים בציפיות על אופן העבודה: חשבת שכר מבקשת לפעול בדרך מסוימת, שלא תואמת את תהליכי העבודה של העובדים עצמם ומעכבת את עבודתם. אז עולה השאלה: מה חשובה יותר, הנוחות שלנו כעובדים או הנוחות של חשבת השכר? חובה לפתוח את הדברים ולהגיע לעמק השווה! מצד אחד, המנהלים והרכזים חייבים להתרכז גם בעבודתם והם לא עובדים רק עבור חשבת השכר. מצד שני, גם שביעות רצונה של החשבת חשובה לא פחות, ולכן אסור להרפות ויש לערוך חשיבה על תהליכי עבודה נכונים שישרתו את יעילות שני הצדדים.
- משוב חודשי. בתום תקופת הכנת השכר קבלו משוב מהחשבת על העבודה מולכם או מול עובדיכם: על הזמינות, היעילות, המהירות והדיוק. שבו עם המשוב, הסיקו מסקנות והתייעצו עם החשבת כיצד כדאי לשפר את העבודה.
לפרטים אודות יום עיון בנושא עולם השכר לחצו כאן
