אלמנטים לשמירה על עבודת הצוות

ראשית חשוב להרכיב את הצוות הנכון, שיכלול את האנשים המתאימים והטובים ביותר לכל תחום ומשימה. ולאחר מכן יש לקיים מספר אלמנטים אשר יבטיחו את הצלחת הפרויקטים והמשימות.

להלן 4 אלמנטים לשמירה על עבודת צוות פרודוקטיבית:

הגדרת תפקידים

חברי הצוות פעמים רבות ממלאים תפקידים שונים ממה שתוכננו לעשות בפועל, אך ישנה חשיבות להגדרה מראש של התפקידים הברורים של כל חבר צוות. כאשר כל אחד מחברי הצוות יודעים את תפקידם, קל לכל אחד מהם הרבה יותר להתמקד בו ולבצע אותו על הצד הטוב ביותר.

חשוב מאוד שכל חבר צוות ידע את תחומי האחריות שלו, על אילו משימות ופרויקטים הוא אחראי. תוכנות לניהול פרויקטים יכולות להיות יעילות מאוד לטובת העניין. כנ"ל לגביי לוח זמנים מוגדר מראש ע"י מנהל הצוות, ומעקב אחר מילוי המשימות. הדבר מאפשר גם לחברי הצוות לתמוך ולנסות לסייע אחד לשני במשימותיהם, במידה וישנה אפשרות וזמן.

ניהול הזמן

חברי צוות עשויים להיות עמוסים במשימות ובפרויקטים, לכן חשוב שמנהל הצוות יעקוב אחר כמות המשימות ויחלק את העומס ביניהם בצורה ריאלית. למנהלי הצוותים המכירים היטב את הצוות שלהם ויודעים כמה כל אחד מחברי הצוות מסוגלים לקחת על עצמם ולהמשיך להיות פרודוקטיביים, וחשוב שהם יכנסו לתמונה ויעבירו עומסים על פי הצורך. חשוב גם שמנהלי הצוותים יספקו שעות מנוחה או פעילויות חוץ חברתיות לחברי הצוות במידת האפשר. וכן שיקפידו לאפשר ימי חופש לאלו הזקוקים לכך, בהתאם לחלוקה המשימות ההגיונית בין שאר החברים בצוות.

תקשורת

תקשורת שבועית חיונית להצלחה של הקבוצה, למרות שהיא עשויה להיות מאתגרת במקרים של צוותים גדולים, או כשחלקם עובדים מרחוק. בהתאם לכך חשוב לבחור באמצעי תקשורת המאפשרים לכל חברי הצוות להשתתף בשיחות, כגון שיחות ועידה, אימיילים קבוצתיים, שיחות וידאו וכד'.
השיחות צריכות להתקיים לפחות אחת לשבוע, לדון במשימות הקרובות של הצוות, בחלוקת התפקידים, לאפשר לכל אחד מהחברים לעדכן היכן הוא נמצא עם המשימה וביחס ללוח הזמנים, לקבל עצות מהקולגות שלו במידה ויש צורך, ומשוב לגביי המשימות ממנהל הצוות.

משוב

צוותי זקוקים למשוב קבוע. המשוב צריך להתייחס לעבודת הצוות המשותפת, וכן משוב פרטני לכל אחד מחברי הצוות באופן אישי.
את המשוב המשותף מספק מנהל הצוות וגם חברי הצוות האחרים יכולים לספק מתובנותיהם. את המשוב הפרטני יספק מנהל הצוות לכל אחד מחברי הצוות בשיחה אישית. חברי הצוות צריכים להרגיש נוח לדבר ולספק משוב אלו לאלו, זאת כיוון שחברי הצוות לרב חשים פחות "רשמיים" ביניהם, תוצאה של עבודה משותפת יומיומית. חשוב שירגישו בטוחים מספיק לקבל משוב מחבריהם ללא תקיפות ומגננות, אלא באווירה פתוחה, בונה ומפרגנת.