אם לפני משבר הקורונה היה נראה שלמנהלי משאבי האנוש יש מספר גדול מאוד של כובעים ותפקידים, ומגוון רחב מאוד של משימות, הרי ששעם תחילת המשבר, ובעיקר ככל שהוא התקדם, עומס העבודה זינק בהיקפים חסרי תקדים.
פתאום ביום אחד נחתה על שולחנם של מנהלי משאבי האנוש – בנוסף למשימות שהיו מוטלות עליהם בימים כתיקונם – כמות אדירה של משימות מסוגים חדשים לגמרי.
החל בצורך להבין בטווח זמן מיידי את כל הליך הוצאת העובדים לחופשות ללא תשלום (חל"ת), דרך הצורך להעסיק עובדים מהבית עם כל הכרוך בכך לרבות פגישות בזום, שימור עובדים מרחוק, תקשורת רצופה עם כל עובד והעברת משוב מרחוק, דאגה לציוד מתאים לכל עובד שעבר לעבוד מהבית, תמרון בין עובדים שנאלצים לטפל בילדיהם תוך כדי עבודה ועוד, ועד הצורך לגייס עובדים מרחוק, לרבות ביצוע כל הליך המיון, הראיונות, והקליטה מרחוק.
המשמעות בפועל היא הוספת עומס חסר תקדים של עבודה, והסתגלות למשימות חדשות לחלוטין תוך כדי עבודה בלוחות זמנים אפסיים.
בימים אלה מגיע משבר הקורונה אל סיומו, גם אם בהדרגה, וכעת מוטל על מנהלי משאבי האנוש להתמודד עם משימות החזרה לעבודה עם כל המשתמע מהחזרת עובדים למשרדים.
יש להחליט באילו היקפים העובדים יחזרו לעבודה. האם העובדים יחזרו לכמה ימים בשבוע בעוד שבשאר הימים ימשיכו לעבוד מהבית, או האם חלק מהעובדים ימשיכו לעבוד מהבית כל ימות השבוע בעוד שעובדים אחרים יעבדו מהמשרד בחלק מהזמן או רוב הזמן או כל הזמן.
מה צריך לעשות (או מה אפשר לעשות) לגבי עובדים שמסרבים להתחסן, איך ניתן לשמור על בריאות העובדים ועל הארגון כולו, איך להמנע מהגעה למצב של סגירת המשרדים בגלל חולה מאומת ועוד.
בד בבד, נדרשים מנהלי משאבי האנוש להמשיך בעבודה ה"רגילה" של גיוס, קליטה, ניהול תקשורת פנימית, שימור עובדים ועוד.
במילים אחרות מדובר בעומס עבודה גדול מאוד על כל מנהל ומנהלת משאבי אנוש והשאלה הגדולה היא איך מתמודדים עם עומס עבודה כזה.
אפשרות אחת היא להכניס כמה שיותר טכנולוגיה. אפשר לשלב תוכנות שיבצעו חלק מהעבודה הטכנית שאינה דורשת תכנון וקבלת החלטות, או אפילו בינה מלאכותית ורובוטיקה שיסייעו בהליכים מורכבים יותר, דבר שישאיר למנהלי משאבי האנוש יותר זמן לנושאי אסטרטגיה.
אפשרות נוספת היא לתכנן לוח זמנים מאוד קפדני לכל משימה כדי שלא להתפזר על יותר מדי משימות שיעכבו את ההליכים. לוח הזמנים הזה צריך להיות מתוכנן כפי שמתכננים תקציב.
ממש כמו שבתקציב מתכננים להוציא רק כספים שיש, כך יש להקפיד להקצות לכל משימה פרק זמן שישאיר מקום למשימות אחרות, באופן שסך כל המשימות לא ימשך מעבר למספר שעות סביר.
ברגע שהקצאת הזמן תהיה מתכוננת לפרטי פרטים, ניתן יהיה לבדוק כמה זמן (ובאיזה חלק של היום) מקצים לפעילויות שוטפות כמו מענה לאימיילים, פגישות וכד.
אם מגלים שהזמן שמוקצב למענה לאימיילים, לדוגמה, גוזל שיעור ניכר מסך "עוגת" הזמן, יש לתכנן איך להקטין את פרק הזמן הזה. וכך הלאה לגבי כל סוגי המשימות.
