נראה שההחלטה החשובה ביותר שמנהל גיוס מקבל במהלך עבודתו היא את מי מהמועמדים הטובים ביותר להעסיק בפועל, ועל מי לוותר.
חברת החקרים האמריקאית גאלופ, אשר לה ניסיון של עשרות שנים בסיוע לארגונים לקבל החלטות טובות יותר בגיוס, בעזרת מתודולוגיה מבוססת מחקר, מצאה כי יש כמה אסטרטגיות שיכולות לסייע למנהלי גיוס להיות מוכנים לקראת עזיבות של עובדים ולא להיבהל בכל פעם שנפתחת משרה.
אסטרטגיה אחת היא אימוץ הגישה של להיות תמיד במצב של גיוס. לשם כך מציעים בגאלופ להגדיר יחד עם מנהלי הגיוס את יעדי ההצלחה ואת היסודות לבניית תרבות ארגונית שתאפשר להם להשקיע ביחסי מפתח עם חברות השמה.
הרעיון הוא לראות בחברות ההשמה שותף מלא ולא להתייחס אליהן כאל חברת שירות חיצונית שהתקשרות איתה מתבצעת רק כשיש צורך לכבות שריפות.
אלא לראות בחברות ההשמה שותפות בעלות חשיבות קריטית ובעלות מומחיות לנושאים הקשורים לגיוס עובדים ומנהלים בעתיד, ולאורך זמן. ולא רק בנקודת זמן מסויימת.
בעקרון, מנהלי גיוס בחברות אמורים, בדרך כלל, לראות בחברות השמה משאב שהינו קריטי להצלחתם. עם זאת, עליהם לקחת אחריות ולטפח עם חברות ההשמה מערכות יחסים מועילות.
יש לכך כמה סיבות. ראשית, חברות ההשמה מכירות לעומק את סוגי התפקידים בחברות השונות ומבינים את האתגרים הכרוכים בגיוס נכון ומתאים.
בשל ניסיונן הרב של חברות אלה, הן גם יודעות לזהות את הטלנטים הכוכבים לאיזה ערך הם יכולים להביא לאיזו חברה. בנוסף על כך, הם גם יודעים איזה טלנט עזב או עומד לעזוב איזו חברה ולאיזו חברה אחרת הוא יכול להתאים.
חברות ההשמה גם מכירות את הדרישות העסקיות העתידיות שעשויות להשפיע על גיוס עובדים לכל חברה בעתיד.
בכל הקשור לגיוס מנהלים, פתיחת האפשרות לפיתוח מערכת יחסית יציבה בין מנהלי הגיוס לחברות השמה מתאימות, יכולה להשתלם בטווח הרחוק.
מערכת יחסית שוטפת זו משמעה, שכאשר מנהל מתכוון לעזוב, חברת ההשמה יכולה להיות כבר מוכנה עם מנהל חלופי בעל התאמה טובה לחברה, כך שהחברה ובפרט הצוות שאיבד מנהל, לא ישארו בלי הנהגה למשך תקופה שעלולה לגרום נזק.
בהתחשב בעובדה שעובדים ומנהלים כאחד משנים מקומות עבודה בתדירות גבוהה, הרי שמנהלי הגיוס מתמודדים לרוב עם תנאים שכל הזמן משתנים כאשר הם שואפים להביא חברי צוות חדשים.
פרט לנושא תחלופת העובדים עצמה, גם הצרכים העסקיים מתפתחים כל הזמן ודורשים גישות חדשות לעבודה ולכן לסוג הטלנטים שרוצים לגייס.
מכיוון שכך, כל חברה, וודאי שכל מנהלת גיוס, זקוקה לאסטרטגיית גיוס זריזה (אג'ילית) שכוללת התחשבות בצרכים העסקיים המתפתחים והמשתנים תדיר.
