איך מעסיק ועובד יכולים להפיק את המרב משיחות אחד על אחד?

איאן מקליסטר, מנהל תכנית AmazonSmile בחברת אמזון, מסביר איך אפשר טיפים להוצאת המרב משיחות אחד על אחד במסגרת מאמר באתר משאבי אנוש Mashable.

• אל תבטלו אותן. הדרך הטובה ביותר להעביר לעובדים את המסר שהם אינם חשובים הוא לבטל את הפגישות האישיות איתם, לא משנה מה הסיבה. אם צצה בעיה, נסו לקבוע מחדש את הפגישה בזמן אחר באותו יום, והתנצלו על כך.

• תנו לעובדים להוביל (כדי להתחיל). אל תתחילו שיחת אחד על אחד בהעמסת עוד עבודה על המועסקים. עודדו אותם להוביל את האג'נדה ולהביא רשימה של דברים שהם רוצים לדון אתכם עליהם או לקבל מכם עצה בנוגע להם. אתם יכולים להעלות זאת באמצעות בשאלה, "במה אני יכול/ה לעזור לך?"

• צאו לדוג. שאלו שאלות פתוחות כדי לנסות להוציא דברים שמטרידים את העובדים. אלה יכולות להיות שאלות על פרויקט ספציפי ("איך מתקדם פרויקט X?") או אפילו שאלות רחבות יותר ("מהו גורם הלחץ המכביד ביותר בעומס העבודה שלך כרגע?").

• היו שקופים וכנים. על ידי כך שתעודדו את המועסקים להעלות בעיות אמתיות, תקבלו כמה שאלות קשות. אם אינכם יכולים להשיב עליהן, אמרו זאת לעובדים. אם אתם כן בוחרים לענות, ענו בכנות ובשקיפות. אם הם מצביעים על בעיה בצוות, הכירו בה והגיבו בכך שתאמרו להם מה אתם עושים כדי לתקן אותה. אם הם חושבים שמגיעה להם העלאה אך זהו אינו המצב, שנו את הציפיות שלהם באמצעות ניתוח פערים.

• דונו בפיתוח קריירה. ודאו שאחת לכמה פגישות אתם מתרחקים מדיונים על פרויקטים ומנהלים דיון ברמה גבוהה יותר על הקריירה של העובדים שלכם ועל הסיפוק שלהם בצוות (פגישות כאלה מכונות "שיחות הישארות"). בדקו מהן המטרות הספציפיות של המועסק/ת ושאלו אותם מה יגרום להם לחוש מסופקים בתפקידם בחודשים הקרובים. אם מטרתם להיות מקודמים, סקרו את הדברים השונים שעליהם להשיג או להוכיח כדי להתקדם לאורך המסלול.

• בקשו תיקון מסלול. לא תמיד תקבלו תשובות, אבל אחת לכמה שיחות אישיות שאלו, "מה אני יכול/ה לעשות טוב יותר כמנהל/ת?" ייתכן שתקבלו הכוונה מצוינת. עדיף לקבל משוב כזה לאורך השנה ולנהוג לפיו מה אשר להיות מופתעים בזמן סקירת ביצועים כשתשמעו על זה מהבוסים שלכם.

• תנו תיקון מסלול. סוגיות בביצועים גדלות עם הזמן. נסו לאתר דפוסים מוקדם ותנו משוב עדין כדי לתקן בעיות בביצועים. חזקו את טון המשוב שלכם אם הבעיות מתמשכות.

• אמנו אותם לתקשורת. היכולת האחרת שיכולה להיטיב עם כל מועסק/ת לאורך הקריירה שלהם היא תקשורת ברורה. נצלו את הפגישות האישיות לאמון את העובדים בתקשורת . בקשו מהם לכתוב מסמך קצר על נושאים רלוונטיים. אם הם אינם מסבירים משהו בבהירות, בדקו אותם עד שתבינו ואז השתמשו במסמך כדי להדגים את הנקודה.