בין הכלים החשובים ביותר עבור מחלקת משאבי אנוש ניתן למנות את הפלטפורמות הטכנולוגיות המאפשרות לאסוף ולאחד נתונים על כל אחד מהעובדים, ולרתום את הנתונים הללו לתועלת הארגון.
כדי להשתמש ביתרונות הנובעים מהנתונים הללו יש לנתח את הנתונים ולדעת איך להפיק מהם את התובנות הנדרשות.
כבר לפני כשש שנים פירסם ה-OECD המלצה לפיה על הארגונים לפתח גישה ארוכת טווח, אסטרטגית ושיטתית לניהול עובדים, על ידי שימוש בנתונים הקיימים על כוח האדם.
מטרת השימוש בנתונים באמצעות פלטפורמות טכנולוגיות שיכולות לנתח אותם ולהפיק מהם תובנות, היא לאפשר למנהל משאבי האנוש לבצע ניתוח אסטרטגי ומנבא, תוך נקיטת כל הצעדים הדרושים להבטחת פרטיות הנתונים של כל עובד.
המשמעות היא, שניתוח נתונים במשאבי אנוש מסייע למנהלי משאבי אנוש לשפר את קבלת ההחלטות באמצעות נתונים אלה.
האפשרות לנתח את הנתונים הקשורים למשאבי אנוש ולהפיק מהם תובנות, מאפשרת למנהלי משאבי האנוש, בין השאר, לתרום לאסטרטגיה של הארגון על ידי תרומה יעילה יותר לשורה התחתונה של הארגון.
המשמעות של ניתוח נתוני משאבי אנוש היא למעשה איסוף נתוני משאבי האנוש ומתן פרשנות לנתונים אלה כדי לתמוך בהחלטות מבוססות ראיות.
בשיטה זו ניתן לנתח את היכולות של העובדים ואת הכישורים והמיומנויות שלהם. כמו כן ניתן להפיק תובנות לגבי קידומם, בין אם קידום מקצועי או לתפקיד ניהולי.
ניתוח נתוני משאבי אנוש הוא כלי שמתאם בין נתוני משאבי אנוש לבין היעדים הארגוניים וממחיש איך יוזמות משאבי אנוש משפיעות על העובדים ועל הארגון כולו.
תובנות מסוג זה מאפשרות למנהל משאבי האנוש להבין מהם הדברים היעילים והיכן נדרש שיפור. כאשר יש למנהל משאבי האנוש נתונים זמינים הוא יכול לענות על שאלות ולהציע פתרונות תוך שימוש בראיות קונקרטיות.
זאת ועוד, ניתוח הנתונים השייכים למשאבי האנוש מסייע רבות גם בהליך גיוס עובדים.
לדוגמה, הוא מאפשר למנהלי משאבי האנוש להציג בפני מועמדים פוטנציאלים – חיצוניים ופנימיים כאחד – משרות המתאימות באופן מדויק לכישוריהם, להעדפותיהם ולשאיפותיהם.
כמו כן, ניתוח כזה והפקת תובנות ממנו מאפשרים למנהל משאבי האנוש להציע למועמד את תנאי העבודה הרצויים לו, ואת ההטבות המותאמות עם העדפותיו של כל מועמד באופן אישי. כאמור, כל זה כבר במהלך תהליך הגיוס, ואף עוד בטרם פרסם הארגון מודעה למשרה ספציפית.
השיטה עובדת כך שהמועמדים מסמנים את מכלול ההעדפות שלהם על גבי פלטפורמה טכנולוגית, שדרכה הם מציעים את מועמדותם, בין אם למשרות פתוחות או לעבודה בארגון בלי שיש משרה פתוחה ספציפית באותו רגע.
הפלטפורמה הטכנולוגית שעל גביה מתבצע ההליך מאפשרת לקבל את שיעור ההתאמה האישית של המועמד, כאמור כאשר ההתאמה מבוססת על נתונים, באופן דומה לזה שמתקיים בהצעת מוצרים ללקוחות פוטנציאליים בתחום המסחר האלקטרוני.
בשנים האחרונות אימצו מחלקות משאבי האנוש, שיטות שבאופן מסורתי היו נהוגות במחלקות השיווק והמכירות של החברה.
הגישה לפיה מאמצות מחלקות משאבי האנוש שיטות פעולה שמזה שנים רבות נהוגות במחלקות השיווק והמכירות של חברות, מאפשרת למנהלי משאבי האנוש להגביר משמעותית את ניהול המשאב האנושי הקיים והעתידי של החברה.
