איך מארגנים יום כיף?

בשוק עבודה דינאמי, שבו עובד המחזיק באותו מקום עבודה במשך שנתיים ונחשב לוותיק, שימור עובדים הופך לאתגר גדול יותר ויותר. לכן ארגון יום כיף לעובדים הפך בשנים האחרונות לאחת המשימות החשובות הנמצאות בשולחן העבודה של מחלקת משאבי האנוש. יחד עם זאת המשימה אינה תמיד פשוטה, מעבר ללוגיסטיקה המורכבת: ההצלחה של יום הכיף תלויה בכם. יום כיף שיהיו בו תקלות ויחשב ללא מוצלח ייחרט בזיכרונם של העובדים, ועל כן הצלחתו היא קריטית כמשפיעה, גם אם באחוז בודד, על הישארותו ועל תפקודו של העובד בארגון.

אז כיצד ניגשים למלאכה? הנה מספר עצות:

עוד לפני התקציב: הגדרת מטרות

גבשו יחד עם מנהלי הארגון את מטרות יום הכיף. האם המטרה היא לגבש את העובדים? האם המטרה היא להוקיר להם תודה לאחר ביצוע של פרויקט קשה במיוחד או לאחר צליחה של תקופה קשה, או שמא המטרה היא פינוק העובדים גרידא? יש גם ימי כיף המשולבים בהם סדנאות לצמצום פערי ידע ולשיפור מיומנויות.

מטרת יום הגיבוש תקבע את אופי פעילות יום הכיף. אם למשל המטרה היא לגבש את העובדים, ניתן לשלב למשל מסיבה עם מינגלינג, פעילות ספורטיבית או כל משחק חברתי אחר.

תקציב

באופן ברור גובה התקציב הוא קריטי, ולכן יש לדעת אותו מראש. עם זאת יום כיף מוצלח ניתן לארגן גם בתקציב צנוע, ואם בורכתם בתקציב גדול אפשר להרחיב את יום הכיף ליומיים של כיף, כולל לינה.

הגדרת קהל יעד

במקרה של חברה גדולה המונה מאות ואלפי עובדים, יש להחליט כיצד לחלק לקבוצות את העובדים, ולקיים מספר ימי כיף לכל קבוצה בתורה. בחירת היעד והפעילויות ביום הכיף תלויה באוכלוסיית העובדים הקיימת. האם מדובר בעובדים צעירים? מבוגרים? דוברי שפות שונות? בני דתות שונות? האם מדובר בעובדים שרובם שומרי מסורת? אופי הפעילות תקבע בהתאם. אם החברה כוללת אוכלוסייה מגוונת של עובדים, יש צורך בפעילות אחת שתתאים לכולם, או מגוון של פעילויות קטנות יותר במקביל, בהם כולם יוכלו להשתתף. לדוגמה, אם קיימות במקום העבודה קבוצות גיל שונות, מומלץ לא לתכנן טיול למיטיבי לכת שכולל סנפלינג מצוק ארבל. אם בארגון שלכם עובדים בעלי דתות שונות, יש צורך בהתאמת הפעילות והארוחות המוגשות בהתאם.

בחירת הבילוי – האם כדאי לערוך סקר?

כעת, שיש בידכם כל הנתונים, עומד בפניכם אתגר מציאת הבילוי המתאים ביותר. מנועי החיפוש באינטרנט מציעים מגוון עצום של רעיונות, וכדאי לצמצם את האפשרויות עד כמה שניתן באמצעות תשובות לשאלות כגון: איזה איזור גאוגרפי נבחר (קרוב לעבודה/ רחוק/ צפון/ דרום או אולי ירושלים)? האם נרצה פעילות הכוללת לינה? האם החברה תתארח במסעדה מפנקת או תוזיל עלויות ב"על האש"? האם אופי הפעילות יכלול טיול רגלי, סרט או מופע?

ניתן לבצע "סקר שוק" בקרב העובדים ולשמוע לאן הם היו רוצים לנסוע במסגרת הפעילות הבאה של יום הכיף, אך יש לכך גם חסרונות. מעבר לעובדה שלא בטוח שמשם תבוא הישועה, לעתים קרובות עובדים מרגישים חופשיים לכתוב כל העולה על רוחם ונוצרת אצלם ציפייה כי בקשותיהם יתממשו ביום מן הימים. ניתן להקשיב לעובדים בשיחות לא פורמליות ובמעמד זה ללמוד על תחומי ההתעניינות שלהם.

בחרתם פעילות אופטימלית, אך היא חורגת מהתקציב. מה עושים?

אפשר לבדוק כיצד אפשר לחסוך בהוצאות: נסיעות ברכבי החברה כדי להפחית את מספר האוטובוסים; צמצום המתנות או ויתור עליהן; ויתור על צלם מקצועי של האירוע לטובת צילום עצמי בסמארטפונים, והכנת קובץ מרוכז של כל התמונות למזכרת. בחירה של קייטרינג צנוע יותר; קיצור היום וצמצום פעילות אחת – העובדים יוצאים הביתה מוקדם. ניתן למנף את קיצור היום ולתקשר אותו כחלק מיום הכיף: פעילות מהנה עם החברים לעבודה והגעה הביתה בשעה מוקדמת.

לסיכום, קבלו מספר רעיונות לימי כיף בתקציבים שונים:

ימי כיף בעלות נמוכה: פיקניק בפארק, טיולים בטבע, משחקים קבוצתיים בטבע.

ימי כיף בעלות גבוהה יותר: קולנוע, באולינג, קרטינג, מופעי תאטרון או סטנד אפ עם תכנים מותאמים לארגון.

ימי כיף מפנקים: יום ספא בבית מלון, לינה בבית מלון, כולל ארוחות, נשף בערב ופעילות למחרת.