ברוב התחומים, אנשים נרתעים בדרך כלל מלאמץ טכנולוגיות שיבצעו את העבודות השוחקות עבורם, ומעדיפים להשקיע זמן ומאמץ מיותרים בביצוע משימות מסוימות באופן ידני מאשר לסמוך על הטכנולוגיה שתבצע את המשימה עבורם.
עם זאת, המגמה להכנסת טכנולוגיות מסוגים שונים, בהם תוכנות, רובוטיקה מבוססת בינה מלאכותית וכדומה, לביצוע משימות שגרתיות שחוזרות על עצמן במחלקת משאבי אנוש ובחברות ההשמה, היא בעלת פוטנציאל רב לשנות את הלך הרוח מקצה לקצה הזה בכל הקשור לביצוע משימות בעבודה.
הטכנולוגיות השונות דוגמת פלטפורמות תוכנה, טכנולוגית ענן, רובוטיקה מבוססת בינה מלאכותית וטכנולוגיות נוספות, מאפשרות זרימת עבודה מהירה יותר. מדובר משימות שאינן דורשות יצירתיות ומיומנויות ייחודית.
הטכנולוגיות השונות מאפשרות לארגונים לייעל את מאמצי הגיוס שלהם ולחסוך זמן.
בעזרת אוטומציה, בינה מלאכותית וטכנולוגיות נוספות במחלקת משאבי האנוש ובחברות ההשמה, ניתן ליצור קמפייני גיוס ממוקדים, לפלח את המועמדים ולעקוב אחר התנהגותם בערוצי הגיוס שונים.
דוגמה אחת לשימוש יעיל בטכנולוגיה בארגון היא פלטפורמה מבוססת ענן במחלקת משאבי האנוש וחברות השמה.
מנהלי משאבי האנוש (וחברות ההשמה) מסתמכים לעיתים קרובות על גיליונות אלקטרוניים כדי לייעל תהליכי גיוס מועמדים וניהול עובדים.
כאשר מעלים את הגיליונות האלקטרוניים אל פלטפורמה מבוססת ענן, זה מאפשר למנהלי משאבי האנוש (וגם לחברות ההשמה), לגשת בקלות לנתונים האלה ולשתף אותם עם חברי הצוות שלהם.
בכך מאפשרת הטכנולוגיה להגביר את היעילות ואת הדיוק ולהשיג שיתוף פעולה רב יותר ויעיל יותר בין העובדים במחלקה לאורך תהליך הגיוס.
סוג אחר של ייעול העבודה על ידי פלטפורמות תוכנה, למשל, הוא האפשרות לבצע מעקב מדויק אחר הפניית מועמדים על ידי העובדים במסגרת תוכניות חבר מביא חבר.
פלטפורמת התוכנה יכולה לנהל את כל הענקת התמריצים לעובדים שחבריהם מצטרפים לארגון, כמו למשל הנחות, כרטיסי מתנה או תגמולים אחרים.
הליך הגיוס דורש תגובה מיידית למועמד שהגיש מועמדות. פלטפורמת התוכנה יכולה לכלול מודול של תגובה אוטומטית ועדכון אוטומטי של המועמד בשלבי ההליך, כדי להבטיח שכל מועמד חדש יקבל מענה לפנייתו.
בנוסף, כאשר נפתחת משרה חדשה, הפלטפורמה יכולה לאתר במאגר המועמדים, מועמדים מסבבי גיוס קודמים שלא הצטרפו לחברה או שלא התקבלו בסופו של דבר, ולעדכן אותם בכל פעם שנפתח סבב גיוס חדש, או בכל פעם שהחברה מחפשת מועמד חדש בעל אותם מיומנויות שיש להם.
זאת ועוד, בינה מלאכותית יכולה לדוגמה, לאתר מועמד שלא התקבל לתפקיד מסויים, ובמקביל לאתר בארגון תפקיד שהוא מתאים לו יותר.
המערכת יכולה להפנות את תשומת ליבו של מנהל משאבי האנוש לכך שיש מועמד שאף על פי שלא התאים לתפקיד בסבב הגיוס הקודם, נפתחה משרה שהוא כן מתאים לה.
כך או כך, התקשורת השוטפת, אף על פי שהיא מתבצעת באופן אוטומטי, יכולה לשפר את מותג המעסיק של החברה וחווית המועמד.
