בשלב זה של משבר הקורונה, כאשר לכולם כבר ברור שהעבודה מהבית הולכת והופכת לסטנדרט ארוך טווח, כל ארגון חייב להתארגן לכך בכמה מישורים.
אחד האתגרים המרכזיים שניצבים בעקבות המעבר לעבודה מהבית בפני מנהלי משאבי האנוש הוא כל נושא קליטת עובד חדש.
טרם המשבר, קליטת עובד חדש התבצעה על פי נהלים ידועים מראש שאיפשרו את קליטתו הטובה והיעילה של העובד בקרב הצוות שאליו הוא יועד.
ברוב הארגונים היו נהלים ברורים לגבי דרך שילובו של העובד החדש בתרבות הארגונית, לגבי רתימתו למטרות הארגון ויעדיו, לגבי ההכשרות שעליו לעבור כדי להשתלב היטב בארגון ובחלק מהארגונים גם הוצמד לו מנטור שהנחה והדריך אותו במבוכי הארגון.
כעת, כאשר רובם המכריע של העובדים צפוי להמשיך לעבוד עוד זמן רב מהבית, ארגונים חייבים להערך לקראת תכנון אסטרטגיה חדשה של קליטת עובד חדש בארגון המותאמת לצורך לשלבו בהצלחה בקרב חברי הצוות שלו איתם הוא צפוי להפגש רק באמצעות הזום.
חשוב לציין כי מסקרים שנערכו בארה"ב עולה, כי כ-49% מהעובדים רוצים להמשיך לעבוד מהבית באופן קבוע גם לאחר תום המשבר והתפוגגות המגיפה.
בחצי השנה האחרונה אפשרו רוב החברות לעובדים לעבוד מרחוק. יתר על כן, בעולם הרחב חברות רבות צמצמו מאוד את שטחי משרדיהן או 'נפטרו' מהנדל"ן (המשרד) לחלוטין ועברו לעבוד בשיטת העבודה מרחוק באופן מוחלט וקבוע.
במצב כזה, האתגר של מנהלי משאבי האנוש הוא לתכנן איך ניתן לייצר חווית עובד מצויינת בעת קליטת עובד חדש מרחוק, הופך לצורך קריטי.
הנה 2 צעדים בסיסיים לביצוע קליטה מוצלחת של עובד מהבית:
1 לשלוח את ערכת קבלת פנים לעובדים חדשים לפני שהם מתחילים לעבוד:
קבלת מכתב ברוך הבא לארגון, ביחד עם ערכה שמלמדת את העובד בצורה פשוטה וידידותית איך להתחבר לכל המערכות בחברה, איך לפתור בעיות שצצות בתחילת הדרך, פרטי קשר של עובדים אחרים שהוא יכול אותם לשאול שאלות, ומה עליו לעשות בכל סיטואציה, כל אלה יכולים לשפר מאוד את חווית הקליטה.
2 לסיים את נושאי הבירוקרטיה המשרדית לפני תחילת העבודה בפועל:
אחד הדברים הראשונים שעובד חדש מתבקש לעשות ביומו הראשון בעבודה הוא למלא הרבה מאוד ניירת.
ראשית, כעת, בעת שהעובד החדש שנקלט עובד מהבית, עדיף להעביר את משימת מילוי הטפסים לאונליין ולבצע אותם בצורה אלקטרונית. זה יקל לא רק על העובד עצמו אלא גם על צוותי משאבי האנוש.
שנית, חשוב לצייד את העובד החדש בכל הציוד הטכנולוגיה הדרוש לו, בימים שלפני תחילת עבודתו, לרבות מחשב נייד, טלפון וכל תוכנה שהוא יזדקק לה לצורך עבודתו. כך יוכל העובד החדש להתחיל בעבודתו מייד ולא יאלץ להמתין לציוד.
