"סביבת העבודה הדיגיטלית היא ה'מטבחון' הווירטואלי, או אם תרצו, ה'מועדון' הווירטואלי, שמעניק לעובדים את
תחושת החיבור לארגון. זה המקום בו הם יכולים להתעדכן בנושאים חשובים שקורים בארגון, ושם הם מוצאים את האנשים שיכולים לתת תשובות לשאלותיהם הבוערות. אחד מעמודי התווך של סביבה זו היא התקשורת הדו כיוונית שמתקיימת בה, ומאפשרת להביא את קולם של העובדים אל קדמת הבמה", דברים אלה אומרת גלית גנאור, מנכ"לית Social Knowledge ויועצת אסטרטגית, לקראת הרצאתה בכנס רווחה וניהול חווית עובד של HRus שיתקיים ב-12 ביוני בכפר המכביה.
מה יהיה במוקד הרצאתך בכנס?
"במהלך ההרצאה נבחן איך אפשר לשפר תהליכים כלל ארגוניים כמו למשל הטמעה יעילה של תרבות ארגונית, איך לקלוט עובד חדש בהצלחה מקסימלית, איך לנהל תקשורת פנים ארגונית יעילה, איך ללכוד, לאצור ולנצור ידע הנלמד מתוך ניסיונו של הארגון ככלל ומניסיונם הפרטי של העובדים; איך לספק לעובדים סביבת עבודה קלה, נעימה וידידותית, הפועלת באותו 'עולם' או מישור כפי שהם רגילים להתנהל בכלים המתאפשרים להם על ידי האינטרנט. כמו כן, אראה בהרצאה דוגמאות מארגונים בעולם ובארץ אשר יצרו סביבות עבודה דיגיטלית באמצעות פלטפורמת Igloo".
תוכלו לקבל כלים נוספים וללמוד מה נעשה בארגונים מובילים בתחום ניהול חווית עובד בארגונים במסגרת כנס רווחה וניהול חווית עובד שאנו עורכים. למידע נוסף ורישום לכנס הגיוס ראו:
לו"ז ורישום לכנס רווחה וחווית עובד
מהי למעשה סביבת עבודה דיגיטלית?
"סביבת העבודה הדיגיטלית היא אוסף כל הכלים הדיגיטליים המסופקים לעובדים על ידי הארגון, כדי לאפשר להם 
לבצע את עבודתם בהצלחה. אם ניקח הגדרה זו כנקודת מוצא, הרי שמקום עבודה דיגיטלי הוא מקום מרכזי שבו פתרונות וכלים מבוססי טכנולוגיה מאפשרים לעובדים להיות פרודוקטיביים, יצירתיים ומחוברים לארגון תוך מעורבות מקסימלית – בכל עת ובכל מקום. בכך יכול הארגון ליצור מקום מרכזי דיגיטלי שמחבר את האנשים, התהליכים והמידע, במטרה לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים, לחדש לעודד חדשנות וליצור יתרון תחרותי".
מהי לדעתך קליטה טובה של מגויס חדש בארגון?
"רבות כבר נכתב ודובר על החשיבות של קליטה טובה של עובדים חדשים בארגון, כמו גם על הקשר להשתלבותם בארגון, בתרבות הארגונית וביצירת תחושת שייכות ותחושת ביטחון.
"אלא שבדרך כלל, כשמדברים על תהליך קליטת עובד, מדברים קליטתו בימיו הראשונים בארגון. בתקופה ראשונית זו, נהוג שמשאבי אנוש ביחד עם המנהל הישיר עובדים יחד כדי לייצר תהליך קליטה אפקטיבי אשר יאפשר לו נחיתה רכה.
"אני רוצה להתייחס דווקא למושג onboarding במקום 'קליטת עובד'. משמעות המונח הזה הוא למעשה סוציאליזציה ארגונית. כלומר, המנגנון שדרכו עובדים חדשים יכולים לרכוש את הידע, הכישורים והתנהגויות הנדרשים כדי להיות חברים בארגון, על פני זמן, ולא רק בימים הראשונים לקליטתם.
כלומר, מדובר כאן בתהליך של שילוב עובד חדש בתוך הארגון ובתרבותו. הטקטיקות המשמשות בתהליך זה כוללות מפגשים רשמיים, הרצאות, קטעי וידאו, חומרים מודפסים או אוריינטציות ממוחשבות. מחקרים הוכיחו, כי טכניקות סוציאליזציה אלו מובילות לתוצאות חיוביות עבור עובדים חדשים בכל הקשור למרכיבים הבאים: שביעות רצון גבוהה יותר בעבודה, חווית עובד טובה יותר, ביצועים טובים יותר של תפקידים, מחויבות ארגונית גדולה יותר, הפחתת לחץ תעסוקתי, הפחתת הרצון לעזוב את הארגון. תוצאות אלו חשובות במיוחד לארגון המעוניין לשמור על יתרון תחרותי בכוח עבודה הולך וגובר.
"יצויין, כי תחלופה גבוהה של עובדים, כלומר, עזיבת עובדים, היא אחד הגורמים המרכזיים לפגיעה ביכולת של הארגון 
להתקדם קדימה. טיפול נכון בשלב הקליטה והסוציאליזציה של העובד בחצי השנה הראשונה לעבודתו בארגון, היא בעלת השפעה מהותית על חווית העובד, על המחוברות ועל המוטיבציה שלו בארגון".
איך השיטה שפיתחת פותרת את הסוגיות הללו?
"הרעיון שבבסיס השיטה שלי הוא לאפשר קליטת עובדים בצורה טובה יותר. לאפשר להם חווית עבודה חיובית ותחושה שקל להתמצא בארגון ולמצוא בו את הידע שהם זקוקים לו כדי להצליח בתפקיד החדש שלהם".
הנושא של קליטת עובד הוא רק דוגמה לתהליך אחד. באותו אופן ניתן להתחבר לתהליכים ארגוניים נוספים לרבות:
- הטמעה של תרבות ארגונית: כאן למשל ניתן לייצר מערכת של בלוגים ארגוניים ומקום לתגובות ושאלות בו אנשים בארגון יכלו להתייחס לנושאים שונים בתרבות הארגונית החדשה.
- שיפור תקשורת פנים ארגונית: לייצר מקומות בהם מחלקות שונות מתוך הארגון יכולות לכתוב על חדשות במחלקה, לברך על מינויים חדשים וימי הולדת ואפילו לייצר מקום בו ניתן להעלות את התמונות של האירועים והמסיבות השונות שהיו לצוותים.
- נושא של עבודת צוות: לייצר מקום בו ניתן להעביר תקשורת מיידית (כמו למשל בהודעות ווטסאפ) וגם לשמור את כל סיכומי הישיבות, לוחות הזמנים והמסמכים של הישיבות ולנהל מקום אחד בו כל חברי הצוות מעודכנים בסטטוס של הפרויקט עליו הם עובדים.
כל אלה הן דוגמאות כיצד ניתן לתת לעובדים חווית עובד טובה יותר, תחושה שקל להם למצוא את מה שהם צריכים בקלות. האפשרויות לשיתוף הן קלות בדיוק כמו בפייסבוק או בווטסאפ, מצד אחד ומצד שני מכילות את כל הפונקציונליות שארגונים זקוקים לה.
לקראת ההרצאה בכנס קהילת הגיוס מעניקה גנאור כמה טיפים שיכולים לסייע לעובדים חדשים להקלט היטב בארגון:
- לקצר למינימום את פרק הזמן שלוקח לעובדים להיות עצמאיים ופרודוקטיביים: כאשר תהליך קליטת עובד הינו יעיל, ויש לעובדים מקום דיגיטלי ייעודי, הם יכלו ללמוד את התפקיד החדש, ולקבל מענה לשאלות שחוזרות על עצמן. הרוח הנקי לארגון: החזר השקעה מהיר.
- צרו חיבורים בין אנשים בארגון: כאשר אנשים מעורבים ושותפים לנעשה בארגון, הם יהיו פרודוקטיביים יותר. חשוב מאוד להכיר לעובדים החדשים את התרבות של החברה ולחבר אותם עם רשתות חברתיות ולקשרים עם אנשים. כל אלה יעניקו להם חווית עבודה טובה יותר.
- צרו לעובדים אפשרות לייצר שיח עם עובדים חדשים אחרים: ללכת יחד לארוחת צהרים, לשאול שאלות שלא נעים להם לשאול במחלקה, ולשמור על קשר בין עובדים שנקלטו יחד לארגון כקבוצה שמחזקת את העובדים. אפשרו לעובדים חדשים להתמצא בקלות בארגון, למצוא את האנשים שהם מחפשים ויש להם תשובות.
- עודדו תקשורת פתוחה: אפשרו לעובדים חדשים לשאול שאלות באופן חופשי, לקבל תשובות מהירות, להסיר מחסומים ולקבל את המידע שהם צרכים. כל אלו יאפשר לייצר חווית עובד טובה, פרודוקטיביות ומחוברות ארגונית. עודדו תרבות של שקיפות ופתיחות, ועודדו את העובדים החדשים לשתף ולהשתתף, ולהפוך לחלק פעיל בארגון.
- אזור עבודה דיגיטלי לעובדים חדשים: אחד המפתחות לשימור עובדים ולשימור הידע האיכותי בארגון לאורך זמן הוא תהליך קליטה וסוציאליזציה אפקטיבי וחיובי, של עובדים חדשים בארגון. הקמתו של אזור onboarding יסייע לתהליך קליטת העובד, יקצר את תהליך הקליטה, יחבר בין אנשים בארגון ויעודד תקשורת פתוחה.
גלית גנאור היא מנכ"לית ויועצת ארגונית בכירה, מומחית בניהול ידע ארגוני, ובעלת ניסיון רב בהובלה והטמעה של תהליכי שינוי בארגונים. לגנאור מעל ל-15 שנות ניסיון בעבודה עם חברות הייטק, בנקים, חברות ביטוח מוסדות פיננסיים וארגונים נוספים, שבהן עסקה בפיתוח ויישום פתרונות לניהול ידע מקצועי, תוך שימוש בכלים טכנולוגיים חדשניים.
בשנים האחרונות היא עוסקת בפיתוח ההיבטים העסקיים הנגזרים מחכמת ההמון"Wisdom of the crowds" ניהול ושיתוף ידע מקצועי בקהילות פנים-ארגוניות וכן בהטמעת מכלול היתרונות הקיימים במדיה החברתית אל תוך האקלים הארגוני. במשפט אחד: אני לוקחת דברים שמתרחשים באינטרנט ומתאימה אותם לתוך היום יום של הארגון. גנאור מייצגת בישראל את חברת igloo אשר פיתחה פיתרון קל ונוח לשימוש לסביבת עבודה דיגיטליות בארגונים.
