איך לעודד את העובדים להשתתף בכנסים מקצועיים

כנסים מקצועיים משלבים את מיטב המוחות בתעשייה בה החברה שלכם פועלת, והם חשובים מאוד עבור העובדים.

חשוב שהעובדים שלכם יבינו כי האישור שלכם לכך שישתתפו בכנסים של החברה, הוא סימן שהארגון שלכם רוצה בהם ומעוניין להשקיע בהם בטווח הארוך.

מה שעובד צריך לעשות לפני, במהלך ואחרי ועידה מקצועית דומה למה שהוא צריך לעשות עם כל סוג של אימון ופיתוח. אך יש כמה הבדלים מרכזיים.

להלן הדרכים בהן תעודדו את העובדים להשתתף בכנסים ולהפיק מהם את המרב:

סקור את סדר היום

לפני שהעובד שלך עוזב את המשרד והולך לכנס, עליך לדון איתו בציפיות. האם הוא צריך ללמוד מיומנות חדשה, לאסוף רעיונות לקיצוץ בעלויות, למצוא ספקים חדשים, לחלק כרטיסי ביקור של החברה? לגייס כישרונות בכנס? התשובות לשאלות אלו צריכות לעצב את תוכנית הכנס של העובד.

לאחר מכן, יש לסקור את סדר היום בכנס כדי לראות אילו פגישות ימצו את הסיכוי הטוב ביותר עבור המטרות שלהם. אם יותר מאדם אחד מהחברה שלכם משתתף בכנס, חשוב לחלק את המשימות בצורה נכונה בין המשתתפים.

כל מפגש שתבחר עבור העובד צריך להיות חינוכי, כלומר שהוא ילמד משהו מכך ויפיק ערך לטובת הקריירה שלו והארגון שלכם.

אם מדובר בכנס גדול עם מאות ספקים לדוגמה, חשוב להחליט מראש אילו ספקים חשוב שהעובדים יפגשו במיוחד, ולכוון אותם לספקים אלו.

ללכת על יסודות

עובדים צעירים או חסרי ניסיון עשויים להפיק תועלת מתזכורות מסוימות על איך למקסם את חוויית הוועידה. הוראות בסיסיות אלו עשויות לכלול:
זכור לקחת את המחשב הנייד, מטענים ושפע של כרטיסי ביקור.
תמיד להביא משהו לכתוב עליו למקרה שתיגמר הסוללה למחשב הנייד.
הכן אימייל תגובה לכך שאתה מחוץ למשרד.

ודא שעמיתים לעבודה מכסים את תחומי האחריות שלך בזמן שלא תהיה.
אם נוסעים לכנס בחו"ל, לבדוק את מזג האוויר ולוודא שהבאת בגדים מתאימים, כך שתוכל להשתתף באופן מלא בפעילויות.
להיות מוקדם ככל האפשר בכנס ולתפוס מקומות טובים באולמות.

ייצוג

הזכר לעובד שהוא מייצג את הארגון שלכם במהלך האירוע, ולכן חשוב להגיע בזמן ולהתנהג באופן מקצועי בכל עת. גם מבחינת ההופעה, הלבוש, היציבה, השיח עם האנשים האחרים, על העובד לקחת בחשבון שהוא למעשה שגריר החברה שלכם ועליו להתנהג בהתאם לכך.

השקת מוצרים

חברות רבות משתמשות בכנסים כדי להשיק מוצרים ושירותים חדשים. עודדו את העובד לשאול את הספקים אם הם צריכים זמן מסוים כדי להדגים את המוצרים והשירותים האחרונים, או אם זה בסדר שהוא יגיע לאחר ההרצאות לבקר בדוכנים. אם חלק מהלקוחות שלכם יהיו בכנס, העובד שלכם צריך להזמין אותם לקפה, ארוחה, או לשבת יחד בכמה פגישות.

הסבר לעובד כי תכנון מוקדם של מי הם יפגשו יסייע להם לאזן את החוויה הכוללת. הם יוכלו להשתתף בפגישות הלמידה החשובות ביותר ועדיין יהיה זמן לשיחות עם לקוחות בעלי עדיפות גבוהה ולקוחות פוטנציאליים.