איך לייעל את פגישות העבודה

כאשר כמעט כל יום העבודה מלא בפגישות, החשיבות של ייעול האפקטיביות של הפגישה עולה עוד יותר.

נדרשת הבנה של התמודדות עם מצבים עדינים שנוצרים בפגישות, קביעת גבולות ועמידה בזמנים. פגישות עבודה צריכות להיות אסטרטגיות לא רק בתוכנן, אלא גם בניהולן.

כיצד אם כך ניתן לנצל את זמן הפגישה בצורה יעילה יותר? מהי האסטרטגיה הנכונה לניהול פגישה אפקטיבי?

להלן:

הגדר את המיקום

חשוב על מיקום הפגישה אתה וודאי מנהל הפגישות שלך באותו חדר שבוע אחרי שבוע, חודש אחרי חודש.. אם אתה מתכנן פגישת עבודה עם חברי הצוות ואתה רוצה להפיק מהם רעיונות יצירתיים, כדאי לבחור מיקום שונה לפגישה, לפחות מידי פעם. שקול להעביר את הפגישה שלך למיקום אחר. אפשר לקיים את הפגישה במסעדה בזמן ארוחת הצהריים, לצאת החוצה לפארק סמוך ולשבת על הדשא, או אפילו להיפגש על ההליכונים בחדר הכושר (תלוי במספר העובדים בפגישה, והאם יש לחברה מנוי בחדר כושר סמוך).

אם אתה עורך פגישות ווידאו קבועות, תוכלו לשנות את "הבמה" באמצעות החלפת תוכנה כגון: Periscope או אפילו ב- Facebook Live. הנקודה היא להציע מקום אחר להתחבר אליו.

ספק מטרה ברורה

יש לספק מטרה ברורה לפגישה ולא לסטות ממנה. אחת הטעויות הגדולות ביותר היא לאפשר לפגישות לרדת מהמסלול, לדוגמה, פגישה בנושא פרויקט חשוב שאתם עובדים עליו ושיח שהולך לכיוון בונוסים והטבות – זה לא יעיל. אם הפגישה גולשת לכיוונים אחרים, בקשו מהעובד שהעלה את הנושא השונה, לרשום את הנושא שלו על דף. לאחר מכן, תוכל לקבוע פגישה אחרת בנושא שהעלה.

הקפד לקבוע מראש ציפיות ברורות לפגישה, כך המשתתפים יידעו כי הזמן שלהם חשוב לך וכי אתה מכבד את ההשתתפות שלהם, וכי לא תאפשר למשתתפים אחרים לשבש את המטרה.

ספק הקשר

למה אנחנו עובדים על הפרויקט הנוכחי וכיצד הצוות תומך בו?. בעת קיום פגישות אסטרטגיות חשוב להזכיר למשתתפים מדוע הם עובדים על הדברים שהם עובדים עליהם. זה אולי נשמע לא חיוני, אך זה חשוב מאוד. ללא שיח זה, הצוות לעתים קרובות חוזר לדבר על המטלות היומיומיות ועל המטרות הקטנות במקום להתמקד במטרה הגדולה.

כיצד אתם רואים את העתיד בשנה הבאה, או בעוד שלוש שנים מהיום? החזון הוא זה שמכתיב את המשימות וחשוב לדבר עליו. הסבירו לעובדים כיצד המשימות הקרובות ישתלבו לתוך התמונה הגדולה ובסופו של דבר יובילו להשגת החזון.

בצע סדר עדיפויות

כעת משיש לכם את החזון הברור לפניכם, הקצו סדרי עדיפויות למשימות כדי להשיג את החזון המיוחל. זה אומר לדרג את הפרויקטים על פי סדר העדיפות שלהם בהתאם לחזון, ולא להעמיס על חברי הצוות את כל הפרויקטים במקביל.

קשרו שוב את תוצאות העבודה להשגת החזון הכולל, על מנת שהעובדים ירתמו למשימה וירגישו חלק בלתי נפרד מהארגון.