מנהלי משאבי אנוש חובשים בדרך כלל הרבה מאוד כובעים, דבר שמגביר מאוד את העומס על עבודתם.
פרט למשימות אדמיניסטרטיביות יומיומיות, כמו בקשות לשכר והטבות, ניהול משא ומתן, ראיונות, עיבוד ימי מחלה, בקשות לימי חופשה, ועיסוק בעדכונים וניירת, על מחלקת משאבי אנוש מוטל לסייע לעסק לצמוח ולהשיג את יעדיו, תוך תמיכה ברווחת העובדים ובריאותם.
בכל חברה מכל סוג וגודל מדובר בעומס לא קטן של מחויבויות, אבל בחברות קטנות, בהן יש רק מנהל או מנהלת משאבי אנוש, בלי צוות מסועף, המשימה הזאת מאתגרת שבעתיים.
אין זאת אומרת שבהיעדר כוח אדם מקצועי בעל התמחויות ספציפיות, מנהלת משאבי אנוש בחברת סטרט אפ או בחברה קטנה אחרת לא יכולה לנהל מחלקה ביעילות.
אבל זה כן מאלץ את מנהלת משאבי האנוש היחידה (או מנהל משאבי אנוש היחיד) להביט על תפקידם מנקודת מבט קצת שונה.
בין השיטות שמאפשרות למנהלי משאבי אנוש של חברות קטנות או אף בינוניות לשפר את יעילותם בתחום משאבי אנוש ניתן למנות הוצאה של פרויקטים מסויימים למיקור חוץ.
לדוגמה, מנהלת משאבי אנוש בחברה שלא יוצאת לגיוסים בתדירות גבוהה, יכולה להשתמש בשירותיה של חברת השמה לצורך גיוס עובדים.
לפני כל דבר אחר, יש לוודא שבפני מנהל או מנהלת משאבי האנוש ניצבים יעדים ברי השגה הניתנים למדידה.
רבות מבין החברות הקטנות והבינוניות נמצאות במצב בו הן נאלצות לשנות את המיקוד שלהן לעיתים קרובות.
בעוד שהמייסדים וההנהלה הבכירה יודעים מהן מירות החברה ואיך השתנה (או עומד להשתנות) היעוד זה לא תמיד המצב לגבי העובדים.
לכן לוקח את הזמן לקבוע יעדים לכל מחלקה, ובתוכם גם למחלקת משאבי אנוש עצמה. יידוע מנהלת משאבי האנוש, מוקדם ככל האפשר, לגבי שינוי היעוד, יוכל לסייע רבות להתקדמות החברה בכיוון הרצוי, מהר, ומוקדם, ככל האפשר.
דרך נוספת לאפשר את יעול התפקוד של מנהלת משאבי אנוש יחידה בחברה היא להשתמש בכלים טכנולוגים.
ניתן לרכוש כלי מציאות וירטואלית שיסייע בהדרכות וניתן גם לרכוש תוכנות לניהול משאבי אנוש הכוללות אוטומציה של כל משימה של מנהלת משאיבי האנוש, החל מגיוס המועמדים ועד פרישתם או עזיבתם את החברה.
לחברות קטנות בדרך כלל אין תקציב לרכוש כלים טכנולוגים יקרים ומורכבים.
אבל הן כן יכולות לבחור את הכלי הטכנולוגי המרכזי שיכול לייעל את עבודתם של מנהלי משאבי האנוש לצורך יעול של משימה ספציפית שנחשבת לכזו שגוזלת את הזמן הרב ביותר ממנהלת משאבי האנוש.
זהו מעין תחליף להוצאת משימות למיקור חוץ, כל עוד עלויות הכלי הטכנולוגי הזה נמוכות מאלו של הוצאת המשימה למיקור חוץ.
ולבסוף, לימוד מטעויות. ככל הנראה, הדרך הטובה ביותר לנהל מחלקת משאבי אנוש יעילה היא לוודא שכולם בחברה לומדים מטעויות.
ואלו שמבחינים בטעויות באופן קבוע משום שהן משפיעות עליהם הכי הרבה, אלה העובדים. לכן כדאי לשלב פידבקים מעובדים לגבי האסטרטגיה של החברה, בתדירות גבוהה ככל האפשר, למשל ברמה השבועית.
