עיסוק בשיחה קשה בעבודה היא אחת מאותן משימות שרוב המנהלים היו מעדיפים להימנע מהן. עם זאת, המציאות מכתיבה אותן כי מעת לעת, כאשר התנהגות במקום העבודה אינה רצויה או ביצועים של עובד הופכים להיות לא מספקים.
המפתח לניהול שיחה מאתגרת בעבודה שתהיה מקצועית ויעילה, נעוץ בהכנה יסודית והתכוננות מכוונת.
מתי הזמן הטוב ביותר לקיים את השיחה?
תזמון הוא הכל כאשר מתכוננים לדון בבעיה קשה. שאל את עצמך שאלה פשוטה – מדוע עליי לפתח את השיחה הזאת כרגע? אם התשובה לכך היא שאתה מוטרד מהמצב, שהמצב מחמיר או שאתה טעון רגשית מ התנהגות של עובד או הביצועים שלו, אז זה יכול לעתים קרובות להיות זמן רע לנסות לקיים שיחה מאתגרת.
לשיחות קשות המתוכננות מראש ומבוצעות באופן שקול ורגוע יש סיכוי גדול יותר לייצר תוצאות רצויות. לעומת זאת, שיחות שמתחילות באופן אימפולסיבי, מתוך כעס או תסכול, יכולות לעיתים קרובות להוביל להאשמות מאוחרות יותר
של התעללות וחוסר הגינות. הדבר נכון במיוחד כאשר לא ניתנות אזהרות או הצעות תמיכה.
חשוב לקיים גם שיחות קשות בהגבלת זמן, כדי להיות פרודוקטיביים. חשוב לוודא מהו הזמן הנכון לשיחה לשני הצדדים: הן למנהל והן לעובד, ולקיים אותן בהתאם.
היכן לקיים את השיחה הקשה?
בדומה לתזמון, כדאי להכין את המקום לשיחות עבודה מאתגרות אלה. כלל זהב אחד – לא מול עמיתים לעבודה. כניסה למשרד של העובד והבאת מילים קשות לחדר, יכולה להראות כמחווה של בריונות וכוח מולו.
במקומות עבודה מסוימים, ייתכן שיהיה זה הכי טוב להתקשר עם העובד ולבקש ממנו להגיע לשיחה במשרד שלך או במרחב ניטרלי ייעודי. בהתאם לעומק הסוגיה של נושא הדיון, אפשר גם להציע כי העובד יביא עמו איש תמיכה.
כאשר אתה מודאג לגבי הצורך לנהל שיחה קשה, חשוב לקחת נשימה עמוקה ולוודא כי מקום השיחה מתאים.
פרטי השיחה
מהי מהות השיחה? זה אולי נראה כמו שאלה שיש לה תשובה פשוטה, הבעיה היא וודאי ביצועים גרועים, התנהגות רעה – או שניהם. תוויות כלליות כאלה עם זאת, יכולות להיראות כהתקפה על העובד, ללא שום דרך אמיתית עבורו לענות בצורה משמעותית. שיחות אלו יכולות להוות איום ממשי על העסקת העובד ואינן עומדות בדרישות של פעולות ניהול סבירות.
נסה לערוך סדר יום בסיסי ולהעמיק את ה'מה' של הדיון לשניים או שלושה נקודות ברורות ותמציתיות.
לדוגמה, השיחה עשויה לכסות נושא מוחשי כמו שלושה איחורים בשבוע אחד, או אי סיומם של פרויקטים בזמן., ירידה של 30% במכירות במהלך החודשיים האחרונים.. וכד'. או לדוגמה, דיווחים על התנהגות לא מכובדת במקום העבודה. המהות הספציפית של השיחה מסייעת בהובלת שיחה הוגנת, שקופה אשר עשויה לספק תוצאה בת-קיימא.
בחר מילים ניטרליות ולא עמוסות רגשית. הימנע ממילים כגון: מזעזע, איום, או רע. נסה להיות רציונלי, שקול וניטרלי בשפה ובגישה שלך.. אם אתה מסוגל לספק הצהרה ברורה ורציונלית של מה שהעובד נכשל בו או מה שהוא עשה לא בסדר, תוכל לייצר דיון פתוח שיספק תוצאות.
