המגמה התופסת תאוצה של גמישות בשעות העבודה ובעבודה מרחוק ממגוון מיקומים גיאוגרפיים מציבה בפני מנהלי משאבי אנוש את האתגר לבצע אופטימיזציה של תזמון העבודה בהתאם למיקומים השונים ובהתאם לשעות העבודה השונות של העובדים.
אופטימיזציה של תזמון של ריבוי מיקומים והבדלי שעות עבודה הוא תהליך מתמשך הדורש הסתגלות, ומחויבות להבטיח שכל המיקומים פועלים בצורה יעילה וחסכונית.
ריכוז הכלים שעומדים לרשות מנהלי משאבי האנוש, סטנדרטיזציה במידת האפשר וגמישות בעת הצורך, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לנהל ביעילות כוח עבודה מגוון גיאוגרפית ושבוחר שעות עבודה שונות.
אופטימיזציה כזו של של כוח העבודה היא משימה מורכבת אך קריטית, במיוחד עבור מנהלי משאבי אנוש המתמודדים עם ארגונים שיש להם סניפים במקומות שונים בעולם.
להלן 10 שלבים ואסטרטגיות שיעזרו למנהלי משאבי אנוש לבצע אופטימיזציה של תזמון ריבוי מיקומים וגמישות בשעות העבודה:
1 להעריך את הצרכים של כל מיקום גאוגרפי:
לפני יצירת תוכניות תזמון כלשהן, מנהלי משאבי אנוש צריכים להעריך את הצרכים והדרישות הספציפיות של כל מיקום.
יש לקחת בחשבון גורמים כמו שעות פעילות, דרישות כוח אדם ושעות שיא או לחץ בעבודה. אלה עשויים להשתנות באופן משמעותי ממיקום גאוגרפי אחד למשנהו.
2 כלי תזמון טכנולוגיים:
יש להטמיע כלים טכנולוגים לתזמון מרכזי או תוכנה שיכולה לנהל תזמון עבור כל המיקומים. ריכוזיות זו מבטיחה עקביות ומאפשרת למנהלי משאבי אנוש לקבל סקירה ברורה של כל כוח העבודה.
3 מדיניות כוח אדם:
יש לפתח מדיניות כוח עבודה סטנדרטית שניתן להחילה על כל המיקומים שזה אפשרי בהם. זה כולל מדיניות חופשה, שעות עבודה, כללי שעות נוספות והנחיות אחרות הקשורות למשאבי אנוש. סטנדרטיזציה מפשטת את התזמון ומפחיתה את אי-ההתאמות הפוטנציאליות בין מיקומים.
4 לשקול גורמים מקומיים:
למרות שסטנדרטיזציה מועילה, חשוב להיות גמישים מספיק כדי להכיל גורמים מקומיים בכל אחת מהמדינות בהן מעסיקים עובדים מרחוק. למשל יכולים להיות דיני עבודה ספציפיים או חגים מקומיים שצריך לקחת בחשבון. יש להתאים את המדיניות לכל מקום.
5 להשתמש בתחזית כוח אדם:
יש למנף תחזיות כוח אדם וניתוח נתונים כדי לחזות את צרכי כוח האדם בכל מקום. יש לקחת בחשבון נתונים היסטוריים, מגמות עונתיות ומשתנים ספציפיים למיקום, שיכולים לסייע לקבלת החלטות על תזמון.
6 ליצור הנחיות תזמון:
רצוי לפתח הנחיות תזמון ברורות כדי לעזור למנהלים לקבל החלטות עקביות. הנחיות אלו יכולות לכסות נושאים כמו סבבי משמרות, זמני הפסקה וכדומה.
7 גמישות להעדפות עובדים:
יש לקחת בחשבון את העדפות העובדים בעת קביעת לוחות הזמנים. אם לעובדים יש העדפות מיקום, כדאי לנסות להתאים במידת האפשר. זה מגדיל את הסיכויים להגברת האושר במקום העבודה ולכן יאפשר שימור עובדים.
8 תקשורת ושקיפות:
לשמור על תקשורת פתוחה עם מנהלים בכל מקום. שקיפות ושיתוף פעולה הינם חיוניים. יש לסקור באופן קבוע לוחות זמנים עם מנהלים כדי להבטיח שהם עונים על הצרכים של מיקומם.
9 אינטגרציה טכנולוגית:
יש לשלב טכנולוגיה, כגון מערכות זמן ונוכחות, עם תוכנת תזמון. אינטגרציה זו מבטיחה מעקב מדויק אחר שעות העבודה ומסייעת למנהלים לפקח ביעילות על שעות נוספות ועלויות עבודה.
10 שירות עצמי לעובד:
לשקול ליישם אפשרויות שירות עצמי לעובדים בתוכנת התזמון. זה מאפשר לעובדים לראות לוחות זמנים, לבקש חופשה או להחליף משמרות, מה שיכול להפחית את הנטל הניהולי על משאבי אנוש ומנהלים.
