מחקרים שבוצעו בשנים האחרונות מגלים כי שיטת העבודה מרחוק הולכת וצוברת תאוצה בארה"ב ובעקבותיה גם בכל העולם המערבי.
שיטה זו של עבודה מהבית (או ממקום אחר המרוחק ממשרדי הארגון) הופכת פופולרית יותר ויותר בקרב עובדים, בעיקר עובדי דורות ה-Y ה-Z.
ואף על פי ששיטה זו היא השיטה המועדפת על ידי העובדים, היא טומנת בחובה גם אתגרים, ולא רק בהיבט של הנהלת הארגון.
פרט לאתגרים הניצבים בפני הנהלת הארגון כתוצאה מהגידול הגובר בשיעור העובדים המעדיפים לעבוד מהבית, שיטה זו מציבה גם כמה אתגרים בפני העובדים עצמם.
אחד האתגרים הללו הוא תחושת הבידוד והריחוק מהמשרדים ומשאר העובדים. ארגון שלא נערך כראוי לקראת המעבר לעבודה מהבית, עלול לגלות שחלק ניכר מהעובדים שעובדים מהבית אינם נכללים בתרבות הארגונית של החברה, ולא מרגישים קשורים למטרות החברה.
ככל שתחושות אלה יגברו, כך גוברת הסכנה להקטנת מידת המחוברות של העובדים לארגון ואף להתגברות תחושת הניתוק. מכאן, הדרך לנטישה הינה קצרה.
התוצאה היא שהמעבר לשיטת העבודה מהבית משיג בדיוק ההיפך את מה שרצה להשיג – הגברת תחושת המחוברות של העובדים ומניעת נטישה.
כדי שלא להגיע למצב כזה (שכאמור, הינו המצב שהארגון ניסה למנוע) מוטל על הארגון להתמקד בהקמת תשתיות תקשורת ואמצעי תקשורת שיאפשרו תקשורת שוטפת בין העובדים מרחוק לארגון, כאילו אין ביניהם מרחק פיזי.
בה בעת על הארגון לשים דגש גם על ניהול ביצועים, ועל בניית תרבות ארגונית שמשתפת את כל העובדים בין אם הם עובדים מהבית או מהמשרד.
כאן נכנסת לתמונה הטכנולוגיה. שימוש יעיל בטכנולוגיה יכול לאפשר להנהלות החברות להבטיח שהעבודה מרחוק תהיה חוויה חיובית עבור כולם, עובדים: מנהלים והארגון כולו.
במוקד התשתיות הטכנולוגיות הנדרשות ניצבת כאמור תשתית תקשורת יעודית. אם לדוגמה, מקובל בסביבה המשרדית לקרוא לעובד לפגישה מאולתרת, או להתיעץ בשיחות מסדרון, הרי שכאשר העובדים מפוזרים בנקודות גיאוגרפיות שונות, התקשורת הזאת היא פחות מיידית.
יצירת קשר עם עובד אחר או עם מנהל באמצע יום העבודה, בין אם בשיחת טלפון או הודעת טקסט, עלולה להיראות כהפרעה. ובכל זאת, עובדים זקוקים לסוג זה של אינטראקציה, שכן היא מסייעת להגברת תחושת המחוברות.
מאחר שלעובדים מרוחקים אין את אותן הזדמנויות לשיחות מזדמנות, הם עלולים להחמיץ מידע שאיננו מועבר בשיחות רשמיות. לכן, כדי להבטיח שהעובדים מהבית ירגישו שכוללים ומשתפים אותם באווירה המשרדית, עדיף לתקשר איתם יותר מדי מאשר פחות מדי.
בה בעת, יש לקחת בחשבון את אזורי הזמן, שכן חלק מהעובדים עובדים במדינות אחרות בהן יש הפרש שעות, כמו גם את העובדה שעובד צריך גם זמן שקט לעבוד.
הפתרון בשלב זה הוא שיחות וידאו בכל פעם שיש נושא בעל חשיבות. בשלבים מתקדמים יותר, ארגונים יצטרכו להקים תשתית שמאפשרת להקים עליה פלטפורמה של שיחות וידאו שוטפות. פלטפורמות אלה יצרו הזדמנויות לזרימה חופשית של מידע, לסיעור מוחות, ולשמירה על מחוברות גבוהה של העובדים לארגון.
אחד התפקידים של פלטפורמה כזאת הוא לאפשר לעובד המרוחק להשתתף בפגישות צוות או מחלקה (או פגישות ארגון) כאילו הוא נמצא באותו חדר עם שאר המשתתפים.
בארגונים רבים המצב כיום הוא עדיין מסתכל עבור העובדים מרחוק: רוב העובדים במשרד משתתפים בפגישה באותו חדר ישיבות, בעוד שהעובדים מרחוק נאלצים לצפות במתרחש דרך מצלמה קטנה שמוצבת בקצהו של שולחן הישיבות.
במקרים כאלה, העובדים שנמצאים פיזית בחדר הישיבות הם אלה שקולם נשמע ולעובדים מרחוק יש קושי אמיתי להיות חלק בלתי נפרד ולהשמיע את קולם.
הפלטפורמות שיש לבנות לצורך שיחות הווידאו צריכות להיות כאלה שיאפשרו לכל המשתתפים, גם אלה שמתקשרים מרחוק, להיות שותפים שווים במפגש.
המנהלים חייבים להיות מודעים לכל אחד מהמשתתפים בכל רגע. ואם העובדים מרחוק אינם חשים נוח לדבר במהלך הפגישה, או חשים כצופים מהצד, על מנהל הפגישה מוטלת האחריות להזמין אותם לחלוק את דעותיהם או הידע שלהם עם הקבוצה.
בארה"ב יש חברות ששינוי את צורת המפגשים למפגשי וידאו בלבד. כלומר כל העובדים, בין אם הם נמצאים במשרדם שבמבנה הארגון או בביתם, משתתפים בפגישה רק באמצעות שיחות הוידאו.
שיטה זו מאפשרת לשתף בפגישה את כל העובדים, כך שכולם יהיו מעורבים במידה שווה. זה נותן לכולם את אותה פרספקטיבה והזדמנות להיות מעורבים.
כך נמנע מצב בו כמה עובדים בודדים חשים מנותקים, בוהים בחדר ישיבות מלא אנשים מהצג שלהם בבית, ולא יכולים להשתתף במפגש בצורה פעילה.
