קיבלת המלצות מצויינות על המרצה. נפגשת איתו והסברת לו בדיוק מה החברה מחפשת. הצגת לו את מטרות החברה ואת מטרות ההדרכה ואפילו "גיגלת" אותו ברשת. הכל עבד מצויין עד המפגש עצמו. זה פשוט לא עבד… ועכשיו תורך לספק את ההסברים.
איתור מנחה מתאים לארגון זו משימה מורכבת. לעיתים עבודת הכנה ובחינת הרקע של המנחה מעידים על הצלחת הסדנה אך יש מקרים שנדמה שעשית את הכל ועדיין, בסיומו של יום ההדרכה – המשתתפים "מצביעים ברגליים". בבואך לבחור מרצה או מנחה מוצלח אין זה מספיק להסתמך רק על פגישה מקדימה לאיתור צרכים או על המלצות. ייתכן שביצעת עבודת הכנה מרשימה ועדיין ברגע האמת – זה לא זה.
אם כך, איך נדע שהאדם שיושב לפנינו הוא אכן המרצה המתאים ביותר לארגון?
מנסיוני במשאבי אנוש ובתפירת החליפה המותאמת ללקוח, קיימות שלוש מלכודות עיקריות בדרך להדרכה מוצלחת וחשוב לדעת לאתר אותן.
המלכודת הראשונה מתחילה במפגש המקדים עם המנחה והיא נקראת מלכודת "הפנים היפות" שבה אנו הולכים שבי אחרי דברי המרצה. המלכודת השנייה מתקיימת לאחר קבלת ההמלצות על אותו מועמד והמלכודת השלישית היא לעיתים המורכבת מכולן ואני קוראת לה מלכודת "הבוס".
מלכודת הפנים היפות – הדרכה קבוצתית זה לא אחד על אחד!
לעיתים נדמה לנו שאם המרצה "עבר מסך" אצלינו, הוא יהיה מוצלח גם בפני הצוות. חשוב להבין שפגישת שיווק "אחד על אחד" והדרכה מול קבוצת אנשים שונות לחלוטין זו מזו. בדיוק כמו שאימון אישי בחדר כושר שונה מאימון קבוצתי.
אז מה לעשות? מומלץ שלא להסתפק בפגישה אחת עם המרצה המבוקש ועדיף שבפעם השנייה, במידה והתרשמת, תצרפי לפגישה איש צוות נוסף כדי לקבל חוות דעת נוספת. לעיתים נוצרת כימיה גבוהה ויש תחושה שאם אני השתכנעתי, מצאתי את האדם הנכון. מקרים רבים מראים שאין קשר מובהק בין השניים ולכן, עדיף לצרף לפגישה נוספת בעל תפקיד שיוכל לבחון את ההתאמה מזויות ראייה נוספות. יחד עם זאת, חשוב לקחת בחשבון את היקף הפרוייקט ביחס להשקעת המנחה ברמת אורך הסדנה, משך המפגשים והטמעת הפרוייקט בארגון במידת הצורך. במידה ומדובר בפרוייקט רחב היקף, הדורש הקצאת משאבים משמעותית בארגון ניתן ואף מומלץ להשקיע זמן באיתור המנחה המתאים.
מלכודת הממליצים – חשוב לבדוק כי מדובר באותה ההדרכה!
קיבלת המלצות כתובות וגם שוחחת עם קולגות שהמליצו בחום (עד כדי להט) על מנחה פוטנציאלי – נשמע בטוח? לא ממש.
אז מה עושים? קודם כל חשוב להשוות תנאים איכותיים מקבילים. האם מדובר בתכנים משיקים, בקהל דומה ובתנאים פיזיים ומתודיים דומים. נניח לדוגמא שהזמנת סדנה בנושא מכירות וקיבלת המלצות משגעות על המרצה אבל בבדיקה מעמיקה מסתבר שהמרצה הזה מומחה בסדנאות תהליכיות של 5 מפגשים ומעלה ואילו את זקוקה למפגש חד פעמי של 3 שעות. חשוב לברר מהן החוזקות היחסיות של המנחה המבוקש והאם הן תואמות לציפיות הארגון.
מלכודת הבוס – לעיתים הדרכה אינה הפתרון הנדרש!
קורה לא אחת שמנהל הארגון מבקש סדנה בנושא ספציפי, אך תוכן הסדנה מתנגש עם תפיסת העובדים. לדוגמא: נפגשת עם הבוס לישיבה השבועית ואת שומעת ממנו כמה הוא מאוכזב מעבודת הצוות בחברה. הוא מבקש ממך להביא מרצה טוב שיעבוד איתם על עבודת הצוות כדי לשפר אותה באופן מיידי. בהמשך, את מבצעת כמה שיחות עם עובדים ומגלה מהם שהבעיה אינה בצוות אלא בתחום הניהולי. העובדים מקבלים מסרים הפוכים. אין זמן לישיבות צוות ואלו שכבר נקבעו – מתבטלות, שיחות עם המנהל מתבצעות על בסיס אישי ולפי צורך, התגמול והתמריצים ניתנים באופן אינדיבידואלי ובקשות לימי גיבוש והווי – נידחות על הסף.
מרצה שיגיע לארגון כזה, מוכשר ככל שיהיה, ייאלץ להתמודד עם התנגדויות קשות ובבסיסן אף מוצדקות כשידבר בשבחה של עבודת הצוות וחשיבותה.
אם כך, מה הפתרון? עלייך להוות גשר בין ההנהלה לבין צרכי העובדים ולשקף להנהלה את הקושי לגבי הנושא שנבחר. כדאי לתמוך את דברייך מתוך שיחות שביצעת עם עובדים בארגון ושיקוף התחושות והצרכים שעלו. אך אם בכל זאת, נבחר הנושא ולא הצלחת להשפיע על הבוס, עלייך להכין כנדרש את המנחה המיועד ולא להסתיר ממנו מידע קריטי שכזה על מנת שיוכל לנווט בחוכמה במסלול המאתגר שלפניו.
אם את מנהלת הדרכה בארגון ומעוניינת למקסם את ההדרכות החיצוניות, הקפידי לבדוק שאינך נופלת אל תוך המלכודות הללו. דגים רבים שוחים בים והאוקיאנוס עצום בגודלו, כך גם כמות המרצים הקיימים בשוק. אם ברצונך לדוג את דג הזהב עבור הארגון שלך, יש להקפיד לזהות את המלכודות בזמן ולהימנע מהן.
- עדי לפידות
נכתב על ידי עדי לפידות, מנחה בקבוצת מומנטום. בעלת MA בניהול מערכות חינוך ומנהיגות ומתמחה בנושאי אפקטיביות ניהולית. מוסמכת לקורסי Franklin – covey העולמי. מעבירה סדנאות בתחומי ניהול, תקשורת והשפעה בארגונים רבים בתחומי היי-טק, תעשייה ופרמצבטיקה. עדי מאמנת ומכשירה מנחים, מרצים ומאמנים בתקופת הסטאז' שלהם.
