מפת דרכים מובנית היטב לקליטת עובדים מוצלחת היא מרכיב חיוני ביותר כדי לסיים בהצלחה את הליך הגיוס.
קליטה מוצלחת מבטיחה שהעובדים החדשים ירגישו רצויים, מעודכנים ומצוידים לביצוע יעיל של תפקידיהם.
למנהלי משאבי אנוש יש תפקיד חיוני בתכנון מפת הדרכים הזו, שאמורה לאזן אסטרטגית התמצאות, אימון מיומנויות והשתלבות בתרבות הארגונית של החברה.
מפת הדרכים בת ארבעה שבועות מאפשרת למנהלי משאבי אנוש ליצור חווית קליטה מובנית ותומכת שמגבירה את שימור העובדים שנקלטו, מקדמת פרודוקטיביות ומקימה בסיס חזק לשגשוג עובדים חדשים.
להלן השלבים בתוכנית קליטת עובדים בת ארבעה שבועות המסייעת לעובדים חדשים להתאקלם ביעילות תוך בניית מחוברות ופרודוקטיביות:
שבוע ראשון: קבלת פנים והתמצאות:
השבוע הראשון צריך להתמקד בקבלת פני העובדים החדשים ולהכיר להם את המשימה, התרבות והעובדים של החברה.
מנהלי משאבי אנוש יכולים להתחיל בפגישת אוריינטציה מובנית כדי לכסות נושאים חיוניים כמו ערכי החברה, מדיניות ויעדים ארגוניים מרכזיים.
במהלך השבוע הזה:
יום 1-2: על העובדים החדשים להיפגש עם משאבי אנוש לקבלת פנים ראשונית, שם הם מקבלים מידע על הטבות, מדיניות וכל הטפסים הניהוליים הדרושים. זה גם זמן מצוין לספק חבילת קבלת פנים עם משאבים שימושיים.
יום 3-5: יש להציג את העובדים החדשים לצוות שלהם ולהקצות להם מנטור או חבר שיוכל לענות על שאלות בעבודה השוטפת היומיומית.
תמיכת עמיתים זו עוזרת להם לבנות אמון ולהרגיש חלק מהצוות. יש לארגן סדרה של פגישות היכרות עם עמיתים רלוונטיים, וליצור הזדמנויות מוקדמות לחיבור.
שבוע שני: הכשרה ספציפית לתפקיד ופיתוח מיומנויות:
השבוע השני מתמקד בהכשרה ספציפית לעבודה כדי להבטיח שלעובד החדש יהיו הכישורים והידע הדרושים לתפקידו.
מנהלי משאבי אנוש צריכים לשתף פעולה עם ראשי הצוותים כדי לארגן מפגשי הדרכה מעשית וגישה לכל המשאבים הנדרשים.
יש לקבוע זמן למפגשי הדרכה על הכלים, התוכנה והפלטפורמות שבהם הם ישתמשו, בהנחיית מומחים לנושאים בארגון.
על העובד החדש להיפגש עם הממונה הישיר שלו כדי לדון בציפיות הביצועים, היעדים ולוחות הזמנים של הפרויקט. שיחה זו עוזרת להבהיר את היקף התפקיד וקובעת כיוון ברור.
יש לקבוע זמן למשוב מוקדם ולעודד את העובד החדש לשאול שאלות. תקשורת דו-כיוונית זו מטפחת מעורבות ומספקת למנהל משאבי האנוש תובנות לגבי תמיכה נוספת בכל תחום פוטנציאלי.
שבוע שלישי: מעורבות פרויקט ושילוב צוות:
בשבוע השלישי, העובד החדש צריך להתחיל להשתתף בפרויקטים של הצוות ולהיות בעל אחריות רבה יותר, מה שיאפשר לו ליישם את מה שלמד.
יש להקצות לו משימות הניתנות לניהול או פרויקט קטן המתאים למטרות הצוות. זו הזדמנות לעובד החדש להתחיל לתרום בצורה משמעותית ועדיין לקבל הדרכה.
יש לעודד פעילויות לבניית צוות או פגישות לא רשמיות, שעוזרות לעובד החדש להרגיש בנוח ומשולב עם עמיתיו.
ארוחות צהריים בצוות, מפגשים וירטואליים או פעילויות לפתרון בעיות בקבוצה יכולים לבנות קרבה.
יש לערוך שיחות עם המנהל הישיר של העובד החדש כדי לדון בהתקדמות ביעדים ראשוניים ולהתאים במידת הצורך, תוך חיזוק תחושת ההישג והכיוון.
שבוע רביעי: סקירה ותכנון צמיחה:
השבוע האחרון של מפת הדרכים לקליטת העובד החדש צריך להתמקד בסקירת החוויות של העובד החדש ובביסוס נתיב לצמיחה והתפתחות בחברה.
מנהל משאבי האנוש והמנהל הישיר של העובד החדש צריכים לערוך סקירה רשמית כדי לדון בהתקדמות, בחוזקות ובתחומים שבהם יתכן שהעובד החדש יזדקק לתמיכה נוספת.
מפגש זה מספק הזדמנות לחגוג הישגים ולהגדיר ציפיות קדימה.
יש לדון ביעדי הקריירה ארוכי הטווח של העובד החדש ובנתיבי התפתחות אפשריים שלו בארגון. יש להדגיש משאבי למידה זמינים ותוכניות פיתוח שיכולים לעזור לו לצמוח.
יש לבקש מהעובד החדש לקבל משוב על תהליך הקליטה, לזהות מה עבד טוב ואילו תחומים יש לשפר. משוב זה עוזר למנהלי משאבי האנוש לחדד את תהליך הגיוס עבור עובדים עתידיים.
