כאשר המבנה הנוכחי של החברה אינו מתיישב עוד עם יעדיה, עם תנאי השוק משתנים או שיש חוסר יעילות בפעילות, ארגון מחדש של הארגון הופך הכרחי.
השאלה הגדולה היא איך מנהל משאבי האנוש יכול לדעת מתי יש צורך בארגון מחדש.
כדי להעריך את הצורך בארגון מחדש, וכדי לבצע תהליך ארגון מחדש חלק ומוצלח, על מנהל משאבי האנוש לנקוט כמה צעדים יזומים בהם עירוב בעלי תפקידי מפתח בארגון, פיתוח תוכנית מקיפה, תקשור יעיל של הצורך והענקת תמיכה לעובדים.
להלן 5 סיטואציות בהן נדרש ארגון מחדש:
1 ירידה בביצועים:
אם החברה חווה ירידה במדדי הביצועים כמו למשל בהכנסות, ברווחיות או בנתח השוק, זה עלול להיות סימן לכך שהמבנה הארגוני הנוכחי אינו תורם להצלחה.
במקרה כזה, ארגון מחדש יכול לעזור ליישר מחדש את המשאבים ולמקד מחדש את המאמצים בתחומים המניעים צמיחה ורווחיות.
2 שינוי באסטרטגיה העסקית:
שינוי באסטרטגיה העסקית, כגון כניסה לשווקים חדשים, השקת מוצרים חדשים, או מיזוגים ורכישות, עשוי לחייב שינויים במבנה הארגוני.
ארגון מחדש יכול לסייע להבטיח שמבנה החברה תומך ביעדים האסטרטגיים שלה ומאפשר ביצוע יעיל של האסטרטגיה החדשה.
3 מיזוגים ורכישות:
מיזוגים או רכישות דורשים לרוב שילוב של שני ארגונים או יותר עם תרבויות ארגוניות, תהליכים ומבנים שונים.
ארגון מחדש יכול להיות נחוץ כדי לייעל את הפעילות, לבטל כפילויות וליצור ישות מאוחדת ומגובשת.
4 התקדמות טכנולוגית:
התקדמות הטכנולוגיה יכולה לשבש מודלים עסקיים מסורתיים ולדרוש מחברות להתאים את המבנים הארגוניים שלהן כדי להישאר תחרותיים.
ארגון מחדש עשוי לכלול מינוף טכנולוגיה לאוטומציה של תהליכים, שיפור היעילות ושיפור שיתוף הפעולה בארגון.
5 עליית עלויות:
עליית הוצאות או התכווצות שולי הרווח, עשויים לחייב ארגון מחדש כדי להפחית את התקורה, לייעל את המשאבים ולשפר את יחסי העלות-תועלת.
מאמצי ארגון מחדש עשויים לכלול צמצום, והוצאה למיקור חוץ של פונקציות שאינן בפעילות הליבה של החברה, או איחוד פעולות כדי להשיג חיסכון בעלויות.
להלן 5 צעדים שמנהלי משאבי אנוש יכולים לנקוט כדי להיערך לקראת הארגון מחדש ולבצעו ביעילות:
1 הערכת מבנה וביצועים נוכחיים:
יש לבצע הערכה יסודית של המבנה הארגוני הנוכחי של החברה, כולל תפקידים, אחריות, קשרי דיווח ומדדי ביצועים.
יש לזהות תחומים של חוסר יעילות, כפילות או חוסר התאמה ליעדים אסטרטגיים.
2 מעורבות בעלי תפקידי מפתח:
יש לערב בעלי תפקידי מפתח לרבות ההנהלה הבכירה, ראשי מחלקות ועובדים, בדיונים על הצורך בארגון מחדש ובשינויים אפשריים.
יש לבקש משוב, להתייחס לחששות ולוודא שיש הבנה מצד כל הצדדים המעורבים בתהליך.
3 לפתח תוכנית ארגון מחדש:
יש לעבוד עם ההנהלה הבכירה כדי לפתח תכנית ארגון מחדש מקיפה המתארת את היעדים, ציר הזמן, דרישות המשאבים והתוצאות הצפויות של מאמץ הארגון מחדש.
יש לשקול אפשרויות שונות של ארגון מחדש, כגון ארגון מחדש של מחלקות, עיצוב מחדש של תהליכים או הקצאת משאבים מחדש.
4 לתקשר ביעילות את הצורך בארגון מחדש ואת השלבים:
יש לתקשר בשקיפות ובאופן קבוע עם העובדים לגבי הסיבות לארגון מחדש, ההשפעה הצפויה על תפקידיהם ותחומי אחריותם, והתמיכה הזמינה כדי לעזור להם לנווט בשינויים.
יש לספק הזדמנויות לעובדים לשאול שאלות, לשתף משוב ולהביע חששות.
5 לספק תמיכה והדרכה:
יש להציע תמיכה והדרכה כדי לעזור לעובדים להסתגל למבנה הארגוני ולתפקידים החדשים.
יש לספק משאבים, כגון תוכניות הכשרה, אימון והזדמנויות לפיתוח קריירה, כדי לעזור לעובדים לבנות מיומנויות חדשות, לשפר ביצועים ולשגשג בסביבה החדשה.
