נכתב על ידי: פולה סיטון, מנהלת מחלקת אימון עסקי, אגף הדרכה ופיתוח ארגוני
"אני מרגיש שהלחץ מכריע אותי, העומס גדול מדיי, אני לא מספיק כלום" – משפט מוכר שכל אחד יכול להזדהות עימו, בין אם שמע אותו בעבודה ובין אם חווה אותו.
נדמה לעיתים, כי בעיני מנהלים, מיומנות ניהול זמן היא מעין שרביט קסמים שהאוחז בו יכול לצלוח את מרבית האתגרים בתפקיד. האמנם?
"אלה המארגנים לא טוב את זמנם הם הראשונים להתאונן על חוסר זמן" )ז'אן לה ברייר, מסאי וסופר צרפתי מהמאה ה-17).
חשיבותם של הכלים והטכניקות אותם למדים המשתתפים בסדנאות ניהול הזמן אינם מוטלים בספק, אך הם אינם מייתרים התבוננות עמוקה יותר של המנהל למיומנויות הניהול שלו.
הכירו את אסף, רעות ושלמה, שלושתם פנו לאחרונה בבקשה לליווי אישי, בשל העומס והבלבול שהם חווים בתפקידם כמנהלים.
כבר בתחילתה של פגישת ההיכרות עלו הסיבות האמיתיות לעומס, והן התבהרו גם לנועצים עצמם: העומס ואי היכולת לנהל את המטלות על פני הזמן הוא הסימפטום אך הוא אינו שורש העניין.
אסף בתפקיד ניהול ראשון נחוש להוכיח לכולם שהוא ראוי. חשוב לו להיות מושלם וכך לדוגמה, הוא מתעכב על כל מצגת ולו הפשוטה ביותר במשך שעות ואף ימים בשל התלבטות לגבי צבעים, עיצוב וניסוחים.
הוא מבקש להיטיב עם אנשיו ולכן נושא בהשלכות של אי עמידת אנשי הצוות שלו בזמנים ונהלים. למשל, הוא משנה את שיבוצי המשמרות חדשות לבקרים, עם כל פנייה מאנשיו, וזאת למרות שעליהם לשלוח את בקשותיהם בזמן מוגדר בכל חודש.
מעבר לעבודה הכפולה והמשולשת בנושא שאינו ליבת העבודה, הרי שהטיפול בתיאומים והעדכונים לשאר הממשקים גוזלים זמן יקר נוסף.
רעות מנהלת צוות קטן מזה מספר שנים. דיבורה עדין והיא מעט ביישנית ונחבאת אל הכלים. בשל היותה מקצועית, יסודית, משקיעה ומאוד חרוצה הפכה להיות הכתובת של המנהלת שלה לכל מיזם או רעיון.
רבים מהנושאים המופנים אליה לטיפול שייכים לתחומי אחריות של מנהלים אחרים, אך כולם יודעים שהיא מקבלת כל הנחיה ומטפלת בכל, בצורה מקצועית ומהירה.
שלמה הוא מנהל ותיק שאנשי הצוות שלו הם חבריו, יחדיו הגיעו לארגון, התפתחו יחד ובשלב כלשהוא הוא קודם לנהל את הצוות.
למרות השנים שהוא משמש כמנהל הצוות, שלמה עדיין חש חוסר נוחות כשעליו להטיל מטלות, להנחות ולהעיר, לכן הוא מעדיף בחלק גדול מהמקרים לעשות את הדברים בעצמו. בפעמים שניסה להנחות את האנשים לעשייה, הם "לא ספרו" אותו, לדבריו.
סיבת ההגעה לייעוץ מבחינת המנהלים היתה לכאורה זהה אך התהליך האימוני עבור כל אחד מהם היה שונה:
אסף חידד את החזון, המטרות והיעדים בתפקיד בשיתוף עם מנהלו הישיר. למד על אסרטיביות והצבת גבולות לאנשיו והופתע לגלות שכעת אף כיבדו אותו יותר.
הוא הבין שפרפקציוניזם מהווה גזלן זמן משמעותי והערכה הרבה כלפיו נותרה בעינה גם כאשר שלח את המצגות מיד כשסיים לכתוב אותן.
רעות למדה על ניהול כלפי מעל (Managing Up), על האמונות המגבילות שלה שגרמו לה להיות (לדבריה) "פח המחזור" של כולם, התעמקה ביכולות, בעוצמות ובעוגנים שלה.
שלמה עצר בפעם הראשונה כדי לבחון את תפיסת התפקיד שלו, את נושא הסמכות, הגבולות ותיאום הציפיות והבין את השפעתה של שפת הגוף שלו על הדרך בה הוא נתפס כאשר הוא מנהל את אנשיו.
ומה לגבי נושא ניהול הזמן שעבורו הם בקשו את תהליך הייעוץ האישי?
נושא ניהול הזמן לא עלה במפגשים ובתום התהליך דיווחו המנהלים שהעומס הוקל והם מספיקים יותר. הטיפול בבעיות השורש פתר גם את הסימפטום.
כותבת המאמר: פולה סיטון היא יועצת ארגונית ומאמנת עסקית, בעלת ניסיון רב בתהליכי ייעוץ וליווי|אימון אישי, בפיתוח ארגוני בדגש על פיתוח מנהלים, מרצה ומנחת סדנאות.
