עשה זאת בעצמך: כיצד להכין את מדריך העובדים האולטימטיבי

ככל שהעסק שלך גדל, מדריך עובדים חזק מספק לעובדים את כל המידע הדרוש לגבי מה הם יכולים לצפות מהחברה ומה החברה שלך מצפה מהם. לכן, אלא אם כן אתה מנהל חברת משפחתית קטנה שכולם בה בני משפחה, עליך להכין מדריך עובדים מסודר.

כאשר אין בחברה מדיניות ברורה, זו יכולה להיות בעיה גדולה. לעתים קרובות עובדים מחפשים פרצות כאשר הם מנסים להצדיק התנהגות שהיא מחוץ לציפיות שלך, והם מחפשים מדריך העובד כדי למצוא אותן. מדריך העובדים שלך אמור לספק הנחיות ולחזק את המדיניות שלך.

כאשר אתה מתחיל לכתוב או לעדכן את המדריך לעובד שלך, חשוב לשמור את זה פשוט ורלוונטי לעסק הספציפי שלך. התווה את המדיניות שתשפיע ותנתב את דרכם של העובדים שלך.

להלן מספר דברים שצריכים להיות מובהרים במדריך העובד:

קוד התנהגות

קוד ההתנהגות בחברה שלך הוא הדבר הראשון שהעובדים צריכים לראות כשיש להם שאלות בנוגע לאתיקה ולתאימות. זוהי מפת הדרכים של "איך הם צריכים לפעול", וזה מדבר על התרבות של החברה שלך. חלק מהמידע הבסיסי שתרצה לכלול בקוד ההתנהגות שלך כולל: קוד אתי, קוד הלבוש וסטנדרטים של טיפוח, בטיחות במקום העבודה, ודרישות נוכחות. הגדר ציפיות וקבע את ההשלכות על אי עמידה בציפיות אלה.

לדוגמה, אם עובד מאחר בעקביות לעבודה, אתה אמור להיות מסוגל להפנות אותו למדריך לקבלת פרטים לגבי שעות העבודה ומה הסנקציות על איחורים קבועים. במדרך צריך להיות פרוטוקול שקבעת מראש עבור איחור מוגזם. או, אם עובדים גברים צריכים ללבוש חליפות ועניבות לעבודה אבל עובד מתעקש לוותר את העניבה, תוכל להפנות אותו למדריך. כשהדברים כתובים, הם הרבה יותר מחייבים.

מדיניות התקשורת

ייתכן שמדיניות תקשורת ברורה היתה אופציונלית בעבר, אבל היא חשובה יותר מאי פעם בסביבה הטכנולוגית הנוכחית.

האם אתה מספק לעובדים שלך מחשבים ניידים, טלפונים סלולריים והתקנים אחרים? האם אתה באמת יודע איזה שימוש עושים העובדים במכשירים אלה? כמה פעמים העובדים שלך באמצעות ציוד החברה גלשו באינטרנט, בצעו שיחות טלפון אישיות, אחסנו תמונות, שלחו הודעות טקסט לחברים או כתבו במדיה חברתית?

מדיניות התקשורת שלך צריכה לציין במפורש את הציפיות שלך לשימוש נאות בהתקנים ובהתנהגות במכשירים אלו. לעובדים צריכה להיות הבנה ברורה כי כאשר הם משתמשים בציוד החברה, הם פועלים כנציגים של החברה שלך. תוכל לרשום במדריך למשל, כי שליחת טקסטים בריוניים למישהו באמצעות ציוד החברה יכול להוביל לפיטורם.
ודא שהם מבינים כי מדיניות חברה כגון אנטי אפליה, נגד הטרדה ותומכת באתיקה – מתרחבת לכל צורות התקשורת ולכל המכשירים.

מדיניות אי-אפליה

זהו נושא בכל מדריך עובד. אתה רוצה שהעובדים ידעו כי הארגון שלך לא יסבול אפליה או הטרדה בכל צורה שהיא.

החקיקה הממלכתית והפדרלית של תנועת זכויות האזרח של שנות השישים מגנה על עובדים מפני אפליה על רקע גורמים שאינם קשורים ישירות לאיכות עבודתם. יש לזכור כי אפליה היא לא תמיד גלויה או בכוונה. גם מנהלים טובים יכולים להחליק ולהפלות בין העובדים. אך הכל צריך להיות כתוב ומפורט במדריך.