אופיר מאיר, מנהל היחידה ללימודי חוץ במכללת רמת גן, מציע לארגונים שמחפשים תמידית אחר עובדים עם ידע רלוונטי – להשקיע ברכישה ופיתוח של ידע רלוונטי. מדוע באמת כדאי לעשות זאת? מה הן התועלות לטווח הארוך? מה התועלות לטווח הקצר? איך בוחרים מסלול הכשרה לעובד/ים?
אופיר, אני רוצה "לשדרג" את העובדים שלי. לקחת אותם צעד אחד קדימה. מה עלי לעשות?
יש לחלק את תחום הכשרת העובדים לשני אפיקים: הכשרה פרטנית של עובדים או מנהלים והכשרות קבוצתיות מותאמות. מה ההבדל בין שני המסלולים? באופן עקרוני, הכשרה של עובד בודד תהיה לרוב באמצעות שילובו בקורס הפתוח לציבור הרחב, וזהו "מוצר מדף" כלומר הכשרה כללית במקצוע מסוים, למשל הפקת אירועים, אבטחת מידע או ייעוץ מס, שאינה מותאמת באופן ממוקד לארגון בו הוא עובד.
הכשרה קבוצתית יכולה להיות גם היא "מוצר מדף" אך זהו פספוס של הפוטנציאל שלה. הכשרה טובה תהיה מותאמת באופן מוחלט לאופי הארגון וצרכיו.
למה הארגון צריך לעסוק בעידוד עובדים לרכוש השכלה?
נכון, לקורסים האלה יש עלות, והם ידרשו מהעסק לספוג אותה ואת הזמן בו נמצא העובד מחוץ למשרד, אבל היתרונות שלהם רבים. בעולם שלנו ידע הוא כח! את זה כולם מכירים. ארגון שיעודד את עובדיו לרכוש השכלה יפיק מכך לא מעט תועלות, ביניהן:
• עובדים מרוצים יותר, שמעריכים את הארגון שמשקיע בהם ומעצים אותם.
• מומחיות ומקצועיות גדולה יותר. בארגונים גדולים- כל עובד בתחומו, בארגונים בינוניים וקטנים שלא יכולים להרשות לעצמם להחזיק מומחה לכל נושא- "מולטי טאלנטס". למשל מנהלת גיוס עם הכשרה של חשבת שכר, או מנהלת כספים מוסמכת כיועצת מס. מומחים פנים ארגוניים כאלה יגבירו את יעילות הארגון ועשויים לחסוך קבלת שירותים מספקים חיצוניים.
מה הקשר בין השכלה וקידום בעבודה?
ניהול משאבי אנוש אידיאלי יכלול אבחון כישורים וידע של כל אחד מהעובדים והמנהלים. תכנית הכשרה נבנית בהתאם לכך. התכנית כוללת השלמות נדרשות לצורך התפקיד הנוכחי, אך גם מסלול קידום מקצועי או מעבר לתפקיד אחר לרוחב הארגון, כאשר זה רלוונטי.
איך משלבים את הלימודים והעבודה?
זה אחד החסמים העומדים בפני עובד שחשוב לו לרכוש השכלה וגם בפני המעסיק שמעוניין לשלוח את עובדיו ללימודים אך חושש מהפגיעה בזמן העבודה שלהם. חשוב לחפש מסלולי לימוד המותאמים לאנשים עובדים. בין אם מדובר על לימודים פעם בשבוע, בשעות הערב, בימי שישי או בכל סידור אחר שמותאם לאופי העבודה.
אם מדובר בהזמנת קורס קבוצתי מותאם, מרחב הגמישות גדול הרבה יותר ולמעשה צריך לדרוש שהוא יתקיים בכל שעה ובכל זמן שבו הארגון חפץ.
איך קובעים תכנית הדרכה? מאיפה מתחילים?
כמו בכל תחום, התכנון חשוב לא פחות מהביצוע. בדיוק כפי שמכינים תקציב שנתי, מתכננים את השיווק ומכינים דו"חות כספיים, כך רצוי מאד לגבש תכנית הדרכה שנתית לעובדי הארגון. תכנית כזו חייבת להיות מותאמת לחזון הארגון, לערכים שחשוב לו לקדם וכמובן למטרות העסקיות שלו. מכל אלה גוזרים את התחומים שבהם חשוב לארגון להתמקצע, יוצרים סדר עדיפויות ומגדירים תקציב. השלב הבא יהיה היישום, בין אם באמצעות מדריכים מתוך הארגון ובין אם בעזרת ספקי הדרכה חיצוניים. זהו תהליך לא פשוט שמצריך חשיבה יצירתית ולא מעט אומץ, בעיקר כשנדרש להוציא את העובדים מאזור הנוחות שלהם.
האם צריך לחזור על אותן הדרכות כמה פעמים?
אחד האתגרים הכי גדולים למנהלי הדרכה ומשאבי אנוש בארגונים הוא שימור הידע. לא פעם אנחנו נתקלים בארגונים שחוזרים על אותם קורסים שוב ושוב אחת לתקופה וזאת בשל תחלופת עובדים שעוזבים את הארגון ולוקחים איתם את הידע שרכשו בו. כך נוצר מצב אבסורדי של ארגון שמשקיע זמן וכסף בהכשרת עובדים ומי שקוצר את הפירות מאותה השקעה הוא מקום העבודה החדש של אותם עובדים שעזבו.
במסגרת הכנת תכנית ההדרכה חשוב מאד לשים לב גם לנושא ניהול ושימור הידע שיירכש. קיימות בשוק מערכות רבות שנועדו למטרה זו, ולא כדאי לוותר על הטמעת אחת מהן בארגון. זו בדרך כלל אחת ההשקעות היותר משתלמות בתחום ההדרכה.
מתי נכון לשקול לקיים הדרכה קבוצתית?
ראשית, לאחר איתור ומיפוי הצרכים בארגון. הסיבות הנפוצות להדרכה הן בדרך כלל:
1. קבוצת עובדים מסוימת שנתקלת בקושי מקצועי. זה יכול להיות קבוצה הומוגנית או קיבוץ עובדים ממחלקות שונות.
2. צורך בהדרכה על מערכת מידע או תוכנה מסוימת. למשל יישומי office , או מערכת Sharepoint לניהול ידע.
3. פיתוח מנהלים – הקניית מיומנויות כגון העברת משוב אפקטיבי, שיפור אינטליגנציה רגשית והגברת מוטיבציה אצל המנוהלים שלהם.
מה חשוב לבדוק כאשר מתכננים הדרכה כזו?
לדעתי, מילת המפתח היא גמישות. הגוף שיהיה אחראי לבצע את ההדרכה הנדרשת חייב להיות מסוגל להתאים את עצמו באופן מוחלט לצרכי הארגון. אם אין תיאום מלא, סביר שההדרכה נידונה לכישלון והיא לא תשיג את מטרותיה.
אחד מלקוחותינו הוותיקים סיפר לי ששלח קבוצת מנהלים להדרכת ניהול צוותים אצל ספק העוסק ב"הכשרות למנהלים". תיאום הציפיות שנעשה לפני ההדרכה היה בסיסי מאוד ולמעשה הם קיבלו מוצר מדף מוכן שלא הותאם להם. התוצאה הייתה מנהלים מאוכזבים מאוד, שהרגישו ששלחו אותם לקורס בסיסי שלא חידש להם מאום. חלקם אפילו רשמו במשובים שהם מרגישים שלא מעריכים אותם אם חושבים שהם לא יודעים נושאים אלמנטריים כאלה. מנגד, מנכ"ל החברה בא בטענות אל מנהלת ההדרכה ש"בזבזה" לו כספים שלא הועילו ואף הזיקו. לאותה מנהלת היה מאד קשה להשיג תקציבי הדרכה לאחר מכן, משימה לא קלה במיוחד גם כך.
לכן, אין לוותר על השאלות הבאות:
- מי מעביר את הקורס?
- האם מדובר על מכללה מוכרת וותיקה או חברה של איש אחד?
- האם בשלב תכנון הקורס נעשה אבחון מקדים הכולל ראיון והתאמה לצורכי הארגון?
- מי מרצה הקורס?
- מה הניסיון שלו והאם יש לו הכרות עם תחום העיסוק של הארגון?
- האם הקורס יכול להתקיים גם במשרדי הארגון וגם במכללה לפי בחירתכם?
- אם מדובר על מכללה, האם יהיה נוח להגיע וללמוד בה בהיבטים של סביבת לימודים, חניה חופשית, נגישות וכו'?
- האם בסיום התהליך תקבלו משובים וסיכום מסודר?
ב-ה-צ-ל-ח-ה
מידע נוסף ניתן למצוא בקישור זה: לחץ כאן!
לפנות לאופיר מאיר בדוא"ל ofir.meir@rgc.co.il
