כיצד ליישם משוב בעל השפעה

על מנת למנוע מצב בו אתה מעיר לעובד על ביצועיו הכושלים לאורך המשוב, ומוצא את עצמך "במאבק" מגננות ואגו יש להעביר את המשוב בצורה נכונה ויעילה.

להלן הדרכים לבצע זאת:

משוב אפקטיבי הוא ספציפי

להסביר לעובד על חוסר היעילות שלו למשל בכתיבת דו"חות באופן כללי, לא יאפשר לו כל תיקון אלא רק יבלבל אותו ויגרום לו לנסות לחשוב על כל הדו"חות האחרונים שכתב בשנה החולפת. במקום זה, נסה להיות ספציפי. תוכל למשל להגיד לעובד שהדו"ח שהוא כתב אתמול נכתב בצורה טובה, מובנת וקריאה. הדרך בה הסביר את תלונת הלקוח היתה מקצועית ופונקציונאלית, הדרך בה הוא טיפל בתלונה וריצה את הלקוח, היתה מצוינת.

כעת, משקירבת את העובד עם דברי שבח ודוגמה ספציפית, תוכל לספק לו דוגמה למקרה הפוך, בו הדו"ח שכתב לגביי מקרה אחר נכתב בצורה רשלנית ולא ברורה ולא היה ברור מקריאתו, האם הלקוח טופל בצורה הטובה ביותר בסופו של דבר. לאחר שתי הדוגמאות הללו, שהראשונה מהן היתה חיובית, תוכל להסביר לעובד היכן אתה מבחין בחולשות הספציפיות שלו בכתיבת דו"חות, מה עליו לשפר, ומהן נקודות החוזק שלו בכתיבה, אותן אתה מוקיר ומעריך.

התמקדות בהתנהגות לא האנשים

משוב שימושי מתמקד תמיד בהתנהגות מסוימת, לא באדם מסוים ובכוונותיו. אם למשל אתה מבחין כי העובד אינו משלים את משימותיו בתקופה האחרונה ומעביר סמכויות לעובדים אחרים בצוות כיוון ש"מתעצל" לבצען בעצמו, בשום אופן אל לך לומר לעובד שהוא עצלן או חסר יעילות. במקום זה תוכל לדבר על ההתנהגות שלו שלאחרונה ניכרת בה מידה של פספוס ואי יכולת להשלים את המשימות במלואן. כדאי לשאול אותו האם הוא הבחין בכך בעצמו, האם ישנו מצב מיוחד כלשהו בעבודה או בבית שמשפיע על התפקוד המקצועי שלו, האם יש דרך בה תוכל לסייע לו בכך, ובסופו של דבר כמובן שיש להבהיר לעובד שההתנהגות הזו אינה מקובלת וכי תוכלו למצוא יחד דרכים לתקן אותה.

בקשת רשות

בכל פעם בה אתה מתכנן להעלות נושא רגיש במהלך המשוב, או להעביר לעובד ביקורת שלילית, אם תעשה זאת בצורה של בקשת רשות, הדבר יפחית מהאספקט השלילי ויקדם מאוד את הירתמות העובד לצד שלך, במקום שתהיו בשני צדדים מנוגדים ובעמדת ויכוח. למשל, תוכל בטרם אתה מציג בפני העובד את הבעייתיות בכך שלא השלים את הפרויקט בזמן, שאל אותו תחילה "האם בסדר מצדך שנדבר על…."

שיתוף העובד בפתרון

כאשר אתה משקף מידע ותצפיות ספציפיות לעובד, אתה מאפשר לו להתייחס להם נקודתית. כשאתה משתף את העובד ושואל אותו מה לדעתו יכול להיות הפתרון לכך שלא השלים את הפרויקט שלו, שנעדר פעמים רבות מהעבודה, שלא פעל כשורה מול לקוח, וכד' – אתה מגייס אותו לצד שלך ומאפשר לו יחד איך להגיע לפתרון. בדרך זו אין לו צורך להתגונן, כיוון שאתם למעשה באותו הצד ושניכם יחד תרים אחר דרכים לפתור את המכשולים ולהתקדם הלאה.