נכתב על ידי: דיויד סלומון, מומחה בניהול איכותי קבלת החלטות בחיי היום יום
בפרק הראשון בטרילוגיה ליצירת טרנספורמציה ארגונית הודגשה מחויבות הארגון למזער את הפלישה של רעשים וגירויים חיצוניים לתוך הארגון, המסיחים את תשומת הלב של העובדים ויכולת הריכוז שלהם לטפל במשימותיהם בסטנדרטים גבוהים.
צוין, כי הרעשים החיצוניים בולמים את איכות קבלת החלטות, את אופיין הפרו-אקטיבי ואף את כמותן, ועל ידי כך ממזערים את רמת תפקוד העובד בחייו המקצועיים.
כמו כן צויין שעל הצוות הניהולי בהובלת משאבי האנוש, לפתח מערך אימוני שבו העובדים מתאמנים בהגעה למצב של ZONE. מדובר במצב בו רמת תשומת הלב והריכוז נמצאים במיטבם. מצב זה מאפשר לעובדים להימצא ברוגע ובשקט, התומכים בניהול קבלת החלטות יומיומיות ברמה גבוהה ומספקים העצמה, אוטונומיה ועצמאות רבה לעובדים בקבלת החלטות שהן ברמת איכות וכמות עולה.
לבסוף הוזכר שהעלאת איכות קבלת ההחלטות בארגון הינה משימה בדרגת צו השעה, המעצים את חווית העובד בארגון ומעניק רווח משמעותי לשורה העליונה והתחתונה של התוצאות העסקיות של הארגון.
בפרק זה, נעסוק בתפקיד המנהל כמאמן, האחראי על ניהול משפר איכות קבלת החלטות של עובדיו.
תפקיד המאמן בקבוצת ספורט עילית: מאמנים בשורה הראשונה בקבוצות ספורט מקצועניות, עוסקים ללא הרף במימוש הפוטנציאל של כלל השחקנים, כאשר תשומת הלב שלהם לעולם נתונה לכמה מרכיבים מרכזיים:
1 זיהוי עוצמת השחקן, אופן קבלת החלטותיו במהלך המשחק ושדרוגם. לדוגמה, עופר שלח בהיותו פרשן כדורסל: 'הוא קיבל החלטה טובה וזרק לסל'.
2 'ניצוח' הרמוני על הקבוצה במהלך המשחק, כאשר המטרה היא שכל שחקן יקבל החלטות שמסוגלות ליצור עבור חבריו הזדמנויות אידאליות להצטיין.
לאור העובדה שכל משחק הינו שונה ממשנהו, בהיותו מול קבוצות או משימות שונות; כאשר כל שחקן נמצא ביום נתון, תפקיד המאמן להחליט מהי תוכנית המשחק הראויה, בהתאם להתפתחויות ולשינויים המתהווים בכל רגע נתון על המגרש.
תפקיד של המנהל כמאמן לשיפור איכות קבלת החלטות עובדיו יום יום שעה שעה:
כמו מאמן קבוצת ספורט מקצוענית, גם על המנהל בארגון ( בין אם זה מנהל אגף, מחלקה, או צוות), להכיר לעומק ובמדויק את איכויותיו ועוצמותיו של כל עובד ועובד, ומעל לכל כיצד הוא מטיב לקחת החלטות במצבים, מטלות ובשעות היום המשתנות.
אתגר ניהולי זה הינו קריטי עבור כל מנהל-מאמן במאה ה-21 הסופר תחרותית, הן ביחס לטיב ביצוע המשימות ההולכות ומתרבות בפרקי זמן הולכים ומתקצרים והן, כמובן, ביחס לאיכות הביצועים וההשלכות על כל הצוות, מחלקה והארגון.
איך מזהים את עוצמות ודפוס קבלת החלטות העובד
הדרך האופטימלית להכיר את עוצמות ודפוס קבלת החלטות של כל עובד, עוברת דרך התבוננות ישירה של המאמן-מנהל במה שהעובד נוהג לעשות ברוב שעות יום העבודה, ואילו החלטות הוא מקבל במהלך היום.
כלל הברזל שנכתב בספר "כלל ראשון שבור את כל הכללים" מלמד שאנשים אוהבים להשקיע את מירב זמנם בחיי העבודה, במה שהם מאמינים שהם טובים בו ללא קשר לתחום העיסוק. עובד בתחום עיסוק מסוים שטוב בחשיבה אנאליטית, ייטה להעסיק את עצמו בניתוח אנאליטי במהלך יום עבודתו והרבה פחות בחשיבה מערכתית או בהעלאת פתרונות שונים ומגוונים.
מכאן, שקבלת ההחלטות של אותו עובד תהיה כפופה להתכנסות תהליכים, והרבה פחות להחלטות סביב רעיונות מגוונים תוך התייעצות עם חברי עבודה. אותו עובד תמיד ישאף למצוא מטלות הדורשות איכות אנאליטית במהלך עבודתו גם על חשבון מטלות והזדמנויות הדורשות חשיבה מסתעפת.
בדיוק כמו ששחקן כדורסל אוהב לקלוע לסל יותר משהוא אוהב למסור, יעסוק יותר בקליעה לסל מאשר במסירות לחבריו, גם כאשר המצב דורש מסירה ולא קליעה.
אדם לעולם מבטא את עצמו ומכאן מקצה יותר זמן ואנרגיה באותם אזורים שהוא אוהב ומאמין שהוא טוב בהם ולעולם יקבל יותר החלטות באותם אזורים.
דוגמא אופיינית לכך נגלתה לעיני כאשר ראיתי איש מכירות שטח של חברת תוכנה מובילה בשוק הבינלאומי, שאהב מאוד את מוצרי החברה. במהלך פגישת המכירה הוא סיפר בהתלהבות ללקוחות על שלל המוצרים המרהיבים של חברתו ולא השקיע מאמץ בהקשבה למה שאותם לקוחות באמת היו צריכים באותה עת.
מגוון ההחלטות שאותו איש מכירות קיבל במהלך הפגישה, נסובו בעיקר סביב כמה זמן להקדיש לכל הצגת מוצר ופחות זמן במה שהיה מסייע לו למכור מוצר שהלקוח באמת זקוק לו.
המשוב ככלי ניהול לפיענוח ושדרוג איכות קבלת ההחלטות של העובדים:
ארגונים שרוצים להתחרות בהצלחה בסביבה היפר תחרותית בדיוק כמו ענפי ספורט מקצועניים בעולם, חייבים למנות מנהלים שיש בכוחם לשפר את איכות קבלת החלטות בזמן אמת ובתנאי אי וודאות על מגרש המשחקים.
הדרך לעשות זאת מורכבת מארבעה שלבים. זה מתחיל ביישום משוב מסודר ושיטתי לאורך ורוחב הארגון המבוצע אחת לשבועיים, ולאחר פרק זמן עם עמידה בסטנדרטים ש-PDM פיתחה ולאחר מכן לעבור למשוב חודשי.
אופן ניהול המשוב מבוסס PDM
במהלך המשוב לשיפור איכות קבלת החלטות בתנאי אי וודאות ומידע חלקי, בעת קבלת החלטות בחיי היום יום. על המאמן\מנהל לבקש מהעובד לציין שתי החלטות שקיבל במהלך השבועיים האחרונים.
על העובד לספר למנהל:
1 תיאור קצר ומדיוק אודות אירוע – צומת ההחלטה.
2 מה היתה השעה בעת אירוע-צומת ההחלטה.
3 מה אפיין את מצב רוחו באותו אירוע-צומת החלטה.
4 הצגת שלושה השיקולים המרכזיים שהנחו את ההחלטה .
5 כיצד הגדיר את המטרה-תוצאה של ההחלטה ומידת בהירותה.
6 מהם שלוש החלופות שהעלה לטובת פתרון מיטבי.
7 באיזו מידה הרגיש שהשקיע תשומת לב ורמת ריכוז באותה צומת החלטה.
8 מידת הסיכון מול הסיכוי שגילה אל מול צומת ההחלטה.
9 אילו היה חוזר לאותה צומת ההחלטה האם ואיך היה נוהג שונה.
10 מה הלמידה ומהי המסקנה המרכזית מניתוח האירוע.
בני אדם, כפי שאריסטו אמר, אינם נוטים להתבונן יתר על המידה על אופן התנהגותם. ומכאן נוטים לעשות שוב ושוב את אותן טעויות ושגיאות. המבדיל בין אדם תבוני לחיה פרימיטיבית, לעולם קשור ליכולת ועומק ההתבוננות שלהם, ומכאן הלמידה, ההתפתחות והשיפור העצמי .
ארגון שיצהיר בפני עצמו ויחליט להעביר את מנהליו תהליך אימוני המבוסס על הטמעת משוב אימוני לשיפור איכות קבלת החלטות מבוסס PDM יעשה צעד דרמטי לשיפור ביצועיו תוך צמיחת אנשים.
חז"ל אמרו: "כאשר טיפש אחד זורק אבן לבאר, מאה חכמים לא יצליחו להוציאה".
תהליך אימוני מובנה ומסודר כפי שתואר במאמר זה, המבוצע בסטנדרטים גבוהים, ישדרג את איכות קבלת החלטות של העובדים-מנהלים בארגון ויקרב את הארגון לרמה של ביצועים שקבוצות ספורט מקצועניות יודעות לעשות.
זהו האתגר שמבצעיו זוכים בתהילה ובניצחונות מצד הלקוחות\האוהדים, השחקנים\העובדים ובעלי הקבוצה: ארגון.
בפרק השלישי בטרילוגיה נציג את המרכיב השני מתוך ארבעה מרכיבים לטרנספורמציה ארגונית מבוסס שיפור איכות קבלת החלטות מבוסס PDM.
לפרק הראשון בסדרה: טרנספורמציה להעלאת ממוצע איכות ההחלטות של הארגון – פרק א
לכתבות נוספות של דיויד סלומון: עידן בלימת המידע וההצלחה הארגונית
