העומס הרב המוטל על מנהלי משאבי האנוש והמגוון הרחב של תחומים שנמצאים תחת אחריותם, מחייבים אותם ליצור סדר עדיפויות מתוכנן וקפדני למגוון המשימות שלהם.
לשם כך, מנהלי משאבי אנוש צריכים לפתח אסטרטגיה יעילה לקביעת סדר עדיפויות לביצוע המשימות של מחלקת משאבי אנוש.
מדובר באסטרטגיה שמספקת מענה יעיל לצרכי הארגון, תומכת ביעדים העסקיים ומשפרת את חווית העובדים הכוללת.
תכנון אסטרטגיה יעילה ליצירת סדרי עדיפויות לביצוע משימות משאבי אנוש כרוך בכמה שלבים מרכזיים במטרה לוודא שמאמצי משאבי אנוש יתאימו ליעדים הארגוניים ויתנו מענה יעיל לצרכים הקריטיים ביותר של כוח העבודה.
להלן 10 שלבים לתכנון אסטרטגיה של קביעת סדרי עדיפויות בעבודתו של מנהל משאבי האנוש:
1 להבין מהם היעדים וסדרי העדיפויות הארגוניים:
יש להתחיל בניתוח שיספק הבנה ברורה של המטרות, היעדים והעדיפויות האסטרטגיות הכוללות של הארגון.
יש להפגש עם ההנהלה הבכירה ועם ראשי המחלקות כדי להתאים את יוזמות משאבי אנוש לאסטרטגיה העסקית הרחבה יותר ולזהות את תחומי המפתח שבהם משאבי אנוש יכולים להוסיף ערך ולתמוך בהצלחה ארגונית.
2 לערוך הערכת צרכים:
יש לערוך הערכת צרכים מקיפה כדי לזהות את האתגרים, הפערים וההזדמנויות הדחופים ביותר של מחלקת משאבי אנוש בארגון.
זה יכול לכלול ניתוח משוב של עובדים, סקירת נתוני ביצועים, הערכת היכולות של טלנטים שונים והערכת תהליכי משאבי אנוש ושיטות עבודה נוכחיות.
3 קביעת סדרי עדיפויות ליוזמות משאבי אנוש:
לאחר השלמת הערכת הצרכים, יש לקבוע סדר עדיפויות לביצוע היוזמות של מחלקת משאבי אנוש, על סמך השפעתן הפוטנציאלית של יוזמות אלה על ביצועי הארגון, על מידת המחוברות של העובדים ועל התוצאות העסקיות.
יש לקחת בחשבון גורמים כמו דחיפות, חשיבות, היתכנות וזמינות משאבים בעת קביעת רמת העדיפות של כל יוזמה.
4 התאמת סדרי העדיפויות של מחלקת משאבי האנוש ליעדים העסקיים:
יש לוודא שסדרי העדיפויות של מחלקת משאבי האנוש תואמים היטב את היעדים העסקיים והיעדים האסטרטגיים של הארגון.
כמו כן, יש להתמקד ביוזמות שתורמות ישירות להנעת תוצאות עסקיות, לשיפור פרודוקטיביות העובדים, לשיפור שימור הטלנטים ולטיפוח תרבות ארגונית חיובית במקום העבודה.
5 לערב בעלי תפקידי מפתח בקבלת ההחלטות:
רצוי לערב עובדים ומנהלים שיש להם תפקידי מפתח בארגון, לרבות ההנהלה הבכירה ומנהלי המחלקות בתהליך קבלת ההחלטות, כדי לקבל פידבק לגבי קביעת סדרי העדיפויות של מחלקת משאבי האנוש.
יש לבקש את חוות דעתם של בעלי תפקידי המפתח לגבי גיבוש האסטרטגיה כדי להבטיח שיוזמות משאבי אנוש עונות על הצרכים והדאגות שלהם ביעילות.
6 להגדיר יעדים ברורים:
יש לקבוע יעדים, מטרות ומדדי ביצוע ברורים עבור כל יוזמת משאבי אנוש כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולמדוד הצלחה.
יש להגדיר תוצאות ספציפיות רצויות, לוחות זמנים וקריטריונים להצלחה כדי לבדוק את התוצאות של מאמצי היישום ולנטר אותם על פני זמן.
7 להקצות משאבים בחוכמה:
יש להקצות משאבים, כולל תקציב, צוות וטכנולוגיה, באופן אסטרטגי, כדי לתמוך ביישום סדרי העדיפויות של מחלקת משאבי אנוש.
יש לתת עדיפות להקצאת משאבים על סמך רמת החשיבות והדחיפות של כל יוזמה, ולחפש הזדמנויות לייעל את ניצול המשאבים ולמקסם את ההחזר על ההשקעה.
8 לגבש תוכנית פעולה מפורטת:
יש לגבש תוכנית פעולה מפורטת המתארת את השלבים, המשימות ולוחות הזמנים ליישום כל יוזמת משאבי אנוש.
יש להקצות תחומי אחריות לעובדים יחידים או לצוותים ספציפיים, לקבוע מנגנוני אחריות ולעקוב אחר ההתקדמות באופן קבוע כדי להבטיח שהיוזמות ישארו במסלול שהוחלט עליו ויספקו את התוצאות הרצויות.
9 לבצע מעקב ולהתאים לפי הצורך:
יש לבצע מעקב רציף אחר האפקטיביות של יוזמות משאבי אנוש ולהתאים את סדרי העדיפויות לפי הצורך בהתבסס על תנאים עסקיים משתנים, מגמות מתעוררות ומשוב מבעלי תפקידי מפתח.
חשוב להשאר אג'ילים ובעלי יכולת הסתגלות מהירה, בתגובה לצרכים ולעדיפויות המתפתחים כדי להבטיח שמאמצי משאבי אנוש יישארו רלוונטיים ובעלי השפעה.
10 לתקשר את סדרי העדיפויות וליצור מעורבות:
יש לתקשר לעובדים בכל רמות הארגון את סדרי העדיפויות של מחלקת משאבי אנוש, את היעדים ואת העדכונים לגבי ההתקדמות, כדי לטפח שקיפות, התאמה ומעורבות.
יש לעדכן את העובדים לגבי הרציונל מאחורי החלטות משאבי אנוש, לגבי התוצאות הצפויות של היוזמות ואת התפקיד שהם ממלאים בהנעת ההצלחה.
