"בעיה משמעותית שארגונים מנסים להתמודד איתה כיום היא הצפת מידע בלי להגיע לניצול מיטבי שלו בארגון. בעוד שתחום שיתוף וזרימת המידע זכה בשנים האחרונות לפריחה והתקדמות מואצת באינטרנט, בארגונים התחום הזה קפא במקום, וברוב הארגונים נמצא עדיין שנות אור מאחורי המשתמשים הפרטיים", דברים אלה אומרת גלית גנאור, מנכ"לית Social Knowledge, העוסקת בהקמת סביבות עבודה ותקשורת דיגיטליות דו כיווניות בארגונים, לקראת הרצאתה בכנס משאבי אנוש השנתי בנושא סביבת העבודה הדיגיטלית. הכנס, שהשנה נערך בנושא מנהיגות, מחוברות ומה שביניהן, יתקיים ב-26.6.17 בכפר המכביה.
"אנחנו מסייעים לחברות וארגונים לחבר את עובדיהם לעשות יותר, עם כלים לתקשורת דיגיטלית דו כיוונית", מסבירה גנאור.
מוקד הבעיה
"התפתחות המדיה החברתית בשנים האחרונות, ובראש ובראשונה התפתחות תרבות קבוצות הפייסבוק והווטסאפ, הביאה איתה לשיתוף מידע מהיר בין המוני אנשים, שרובם כלל לא מכירים זה את זה", מסבירה גנאור. "תרבות זו כמו גם מיידיות החיפוש בגוגל, הרגילה את כולנו למצב בו המידע בכל תחום, נמצא במרחק שני קליקים. אנשים כל כך התרגלו למצוא כל דבר במהירות ובקלות עד כי הם מחוברים לרשת כל הזמן.
"אלא שהמהפכה הזאת לא הגיעה אל הארגונים. בארגון, לא תמיד קל למצוא את האדם המתאים שיודע לתת את התשובה הנכונה לשאלה שעולה. יתרה מכך, פעמים רבות עובדים משקיעים זמן רב כדי להתמודד עם בעיות מסוימות, אף על פי שעובדים אחרים במחלקות אחרות כבר מצאו להן פתרון. התוצאה היא בזבוז זמן יקר ומשאבים נוספים".
החסרונות של תקשורת חד-כיוונית
"התקשורת שכן מתקיימת בארגונים היא בדרך כלל חד כיוונית: מהארגון לעובדים", מסבירה גנאור. "בכל פעם שהארגון רוצה להודיע משהו חשוב, נשלח אימייל לכל העובדים. אבל לא מתפתח שיח אמיתי. מצב זה גורם לכך שעובדים חשים מתוסכלים, שכן הארגון לא מציע להם לא יכולת שיח ולא כלים מתאימים, כפי שהם רגילים להם בחייהם הפרטיים. התוצאה היא שעובדים רבים חשים שאין להם יכולת להשפיע על הארגון, הקול שלהם לא נשמע והתרומה שהם מסוגלים לתרום לארגון לא יכולה לבוא לידי ביטוי
יתרה מכך, הארגון מתקשר איתם באמצעות שרשרת אינסופית של אימיילים, וקשה מאוד לעקוב אחרי השיחה שמתנהלת שם. הפער שנוצר מותיר את הארגון הרחק מאחורי התקשורת בחיים הפרטיים".
מה לגבי קבוצות ווטסאפ ופייסבוק של עובדים במקום העבודה?
"יש אמנם עובדים שפותחים קבוצות ווטסאפ ופייסבוק בעבודה. אבל התקשורת הזאת עוברת בערוצים עוקפים שאין להם קשר לארגון, ופועלת במקביל לו. העובדים מוצאים פתרון בערוצי תקשורת פרטיים מנותקים מהארגון וזה מצב שבפירוש לא מחזק את מחוברות העובדים לארגון, אלא ההיפך הגמור".
אם כך, איך משתמשים בתקשורת הארגונית לחיזוק מחוברות העובדים לארגון?
"סביבת העבודה הדיגיטלית (Digital WorkPlace) היא סביבת עבודה קלה ונוחה, שמאפשרת לעובדים לתקשר בקלות, לעבוד על תכנים משותפים ולמצוא מידע בקלות ובמהירות. בסביבה כזאת, העבודה הופכת קלה ופשוטה יותר לביצוע. מאפשרת למצוא תשובות בקלות ובמהירות, למנוע טעויות ולחסוך זמן יקר.
"סביבה כזאת מאפשרת לשתף ולתת משוב, להעלות שאלות, לענות לאחרים ולסייע להם. תוך כדי כך הם יכולים להציף את הידע שלהם, לשתף ברעיונות, ולהעניק לאחרים תובנות מתוך הניסיון המקצועי שלהם. כל אלו מאפשרים להם לחוש שהם תורמים לארגון תרומה בעלת ערך.
"יתר על כן, בסביבה כזאת יכול כל עובד לצרוך את המידע הנחוץ לו ולמצוא בקלות את האנשים הנכונים שיכולים לספק מענה לשאלות. זו סביבה שמשלבת בתוכה את התכונות החיוביות של הרשתות החברתיות, דוגמת לייק וחיוך (אימוג'ים), שמצידן, מאפשרות לדוגמה להודות למי שעזר להם. על פני השטח נראה כאילו אלו הן זוטות. אלא שבפועל, הן תורמות תרומה רבת ערך להגברת מחוברות העובדים לארגון.
"במילים אחרות, סביבה דיגיטלית כזאת מעניקה לעובדים תחושה טובה של התנהלות נעימה וקשובה, וכתוצאה מכך מגבירה את שביעות הרצון שלהם, את ערך הארגון בעיניהם ולכן גם את תחושת המחוברות והמחויבות של העובדים לארגון. זה מאפשר לעובדים לחוש חלק אינטגרלי ממוקד העניינים של הארגון".
האם זה לא קיים כבר כיום בארגונים?
" באופן חלקי בלבד. שנים רבות מציעים דרכים ושיטות לשיפור זרימת הידע בארגון ולהנגשה של ידע, באמצעות פורטלים ארגוניים וכלים אחרים. אבל משהו לא עבד שם עד הסוף. בפורטלים הארגוניים חסר ה'מרכיב הסודי' החשוב ביותר: הנוכחות, הגמישות ושיתוף הידע שאנחנו רגילים להם מעולם הפייסבוק והווטסאפ. הגישה בפורטלים אלה היא לרוב חד כיוונית ונוקשה מדי".
והחדשות הטובות..?
"הבשורה שמביאה איתה סביבת העבודה הדיגיטלית טמונה בכלים קלים ונוחים להפעלה, שמשמשים את מי שמעדכן ומשתף את הידע והניסיון שלו, כמו גם את מי שצורך אותם. מדובר בכלים חכמים של תקשורת שיתופית, ועם זאת מאובטחת ואמינה. זהו הבדל גדול מאוד במידת השימושיות ובתחושה של העובדים, שיכולים להשתמש בשיטות עבודה ובכלים נוחים לשימוש".
האם מדובר בכלים טכנולוגים והאם הם מספיקים?
"כלים טובים הם התחלה חשובה, כי עם כלים נוחים, חווית השימוש כולה טובה יותר. אבל זה בהחלט לא כל הסיפור. הרעיון הוא להטמיע את הכלים באופן שיביאו ערך לארגון. כי אם סתם 'נזרוק' אותם בארגון, המשתמשים לא באמת ידעו מה מצפים מהם לעשות עם הכלים האלה ואיך להשתמש בהם בצורה מושכלת".
מהו שימוש מושכל?
"אם לדוגמה, הכלים הללו ישמשו כמקום בו אנשים משתפים רק השקות והצלחות של פרויקטים, אז זה אמנם טוב וחשוב, אבל זה רק חלק קטן מאד מאוקינוס האפשרויות שהכלים האלה מאפשרים. חייב להיות תוכן שמייצר ערך. אם עובדים משתפים ידע בנושאים שלא מעניינים עובדים אחרים, אז גם זו בעיה, כי העובדים האחרים יוצפו במידע שאינו רלוונטי עבורם ומבזבז את זמנם.
"לכן חשוב לבנות איזון בין המקומות שמאפשרים לכל עובד להתבטא על פי מה שמעניין אותו, לבין נושאים שיביאו ערך לכל עובד בתוך הארגון, ולבין נושאים שחשוב שהארגון יתקשר לעובדים שלו. האיזון הזה הוא ספציפי לכל ארגון.
"בנקודה הזאת אנחנו, כ-Social Knowledge מסייעים לארגון לחבר את הכלים לתהליכים הארגוניים ולנושאים שיש להם ערך ומשמעות. נושאים שיכולים לתרום לשיפור מידת המחוברות של העובד לארגון".
