התפתחותה המהירה של הטכנולוגיה בתחום משאבי אנוש ביחד עם השלכותיה של מגיפת הקורונה על שוק העבודה, בונות את הבסיס למעבר לעבודה מהבית בהיקפים ובשיעורים שלא נראו בעבר.
המעבר לעבודה מהבית בטווח הארוך – ובמקרים רבים ככל הנראה לתמיד – מביא איתו כמה אתגרים לעובדים מביתם:
1 תקשורת שוטפת עם עמיתים לעבודה:
מי שעובד בסביבה משרדית רואה פנים מול פנים את כל עמיתיו לעבודה, ולכן התקשורת בין חברי הצוות הינה קלה ופשוטה יותר.
אפשר למסור הודעות מהירות כשעוברים ליד המשרד של מישהו, אפשר להחליף חוויות במטבח וכד'.
ברגע שעובדים מרחוק, אנשים חושבים פעמיים לפני שהם מעבירים הודעות זה לזה, האם המידע הזה באמת מעניין את האדם שרוצים להעביר אותו אליו, האם הוא יהיה מעוניין לשמוע אותו, האם הוא רלוונטי לגביו וכו.
כלומר העבודה מרחוק מאלצת כל אחד להיות מאד מודע לתקשורת הכתובה והמילולית שלו.
2 סדר וארגון בעבודה להגברת היעילות האישית:
במסגרת העבודה כל עובד צריך לארגן הרבה מאוד דברים, לרבות ניירת (בין אם ניירת פיזית או אלקטרונית), ניסוחים של פניות אל עובדים אחרים, קבצי מחשב, לוחות זמנים ועוד.
כל עוד עובדים במשרד ומשהו הולך לאיבוד או שיש תקלה כלשהי, עובדים בדרך כלל מבקשים את עזרת עמיתיהם.
ברגע שעוברים לעבוד מהבית, איש איש לעצמו. כלומר אם קובץ הלך לאיבוד במחשב הביתי, קשה יותר לבקש עזרה כדי למצוא אותו, ועובדים מוצאים עצמם מתמודדים עם זה פעמים רבות לבד.
לכן, מי שעובד מהבית חייב להיות פי כמה יותר מסודר ומאורגן מאשר עובד מהמשרד, שכן אחרת הוא ימצא עצמו מבזבז שעות רבות על עבודה כפולה, או סתם בזבוז זמן בגלל זוטות שמוציאות את העובד מהריכוז ומבזבזות את זמנו.
3 יצירת סדר עדיפויות המתאים לעבודה מהבית:
כל עוד אנשים עובדים במשרד, קל להם להבין מהו סדר העדיפויות הרצוי והמועיל ביותר.
לפעמים הם גם מקבלים עזרה מהמנהל הישיר שלהם בהצבת סדרי העדיפויות.
כשעובדים מרחוק, קשה יותר להבין לבד מהו סדר העדיפויות המועיל, היעיל והמדויק ביותר, בפרט כשפעמים רבות סדרי העדיפויות משתנים בהתאם לשינויים הכלליים.
לכן יש צורך להקים פלטפורמה טכנולוגית פנימית שתשמש את כל העובדים ותחולק לערוצים של מחלקות וערוצים של צוותים.
על גבי מערכת כזאת יוכלו עובדים להיות בקשר שוטף עם עמיתיהם ועם מנהליהם לצורך התייעצות, סיוע והעברת מידע באופן שוטף.
4 ניהול נכון של זמן:
לעובדים מביתם חשוב מאוד ללמוד איך להתאים את סדרי העדיפויות למצבים המשתנים. או במילים אחרות: איך לנהל את הזמן.
בחלוקה מאוד גסה ניתן לחלק את העובדים מביתם לשני סוגי טיפוסים:
טיפוס אחד של עובד מהבית הם אלה שקובעים לעצמם שעות עבודה במהלכן הם לא עושים שום דבר חוץ מאשר לעבוד, ובסיומן הם יוצאים מחדר העבודה ולא עושים עוד דבר שקשור לעבודה.
הטיפוס השני של העובדים מהבית הם אלה שעובדים כל היום, ובין לבין מנהלים את חייהם האישיים.
כלומר הגישה המעורבת. הם יכולים לקחת הפסקות באמצע היום כדי לעשות דברים הקשורים בבית ולא בעבודה ולאחר מכן לחזור לעבודה.
עובדים אלה יכולים פתאום לחזור למחשב בשעות הערב המאוחרות, לאחר שהילדים הלכו לישון ולעבוד כי בדיוק עלה להם רעיון לפתרון בעיה מסוימת, או סתם משום שהתפנה להם קצת זמן.
שני סוגי הטיפוסים הם לגיטימיים. בעידן זה של יותר ויותר עבודה מהבית, מעסיקים ומנהלים כאחד צריכים להסתגל לשינוי.
חשוב שההנהלה על כל דרגותיה תבין שלכל עובד יש את השיטות שבהן הוא הכי יצירתי, הכי יעיל והכי מועיל לארגון.
