יותר ויותר חברות צפויות לעבור לשיטה של ועידות וידאו, ולא רק בסקייפ. מערכות ועידת וידאו מתקדמות מבוססות תוכנה, מאפשרות לקיים מעין חדר ישיבות וירטואלי, כאשר כל אחד מהמשתתפים נמצא בביתו.
ההמלצות בכל העולם הן לבצע פרויקטים רבי משתתפים באמצעות מערכות של ועידות וידאו או שמע, Google Docs, אימיילים, סקייפ, ווטסאפ וערוצים מקוונים אחרים.
אחד הכללים המנחים להצלחתה של העבודה מרחוק הוא מנהיגות ארגונית שמתקשרת ברמה ובתדירות גבוהות עם כל העובדים בכל הדרגים, ברמה היומית, השבועית או על פי הצורך.
כמו כן, בתקופה הנוכחית יש צורך להשתמש באופן קבוע בשירות ועידת הווידאו כדי לתת לעובדים מענה לבעיות שעולות, וכמו כן כדי לייעץ להם בנושאים הקשורים לפרויקטים, ולעצב מדיניות המותאמת לנושא הבידוד בעקבות הקורונה.
יש ארגונים בעולם שהחלו לפרסם עבור עובדיהם מדריכים עם תשובות לשאלות נפוצות, ואף כוללים קישורים לרשויות וארגונים חיצוניים כמו למשל לאתר של משרד הבריאות.
יש 8 דברים יומיומיים שניתן לבצע מול העובדים במערכות של ועידת וידאו:
1 כדאי שצוות משאבי האנוש יתזכר את העובדים בנוגע להנחיות ויעדכן אותם בכל פעם שיש הנחיות חדשות.
2 להנחות את העובדים להבדק במידת הצורך, ולדחוק בהם לא להפיץ שמועות ואף לא להיבהל משמועות שמופצות.
3 להשתמש בדואר אלקטרוני, הודעות טקסט, קו חם ומערכות פנים ארגוניות (אינטרא-נט) כדי להפיץ מידע רלוונטי.
4 לפרסם תזכורות חוזרות ונשנות לגבי היגיינה וככלים נוספים של מדיניות הארגונית.
5 להקים שולחן עגול וירטואלי של אנשי צוות משאבי האנוש כדי להתעדכן ולהחליט על מדיניות משאבי האנוש על פי ההנחיות החדשות שמשתנות כיום בתדירות גבוהה.
6 הקשר הרציף עם העובדים עלול להוביל לכך שאנשי הארגון יודעים מי בארגון שלהם לקה בקורונה והינו חולה. לכן יש להנחות את העובדים שלא להפר את פרטיותם של עובדים או לקוחות שהינם חולים, על ידי הודעות ברשתות החברתיות.
7 קורסים, הכשרות והדרכות: בעולם, ארגונים מרחיבים במהירות את אפשרויות הקורסים וההכשרות בלמידה וירטואלית.
8 ליצור תוכניות הכשרה ספציפיות לנושא נגיף הקורונה עבור אנשי אבטחה, צוותי ניקיון, צוותי תחזוקה וניהול שטח.
