אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש זקוקים לתובנות בהתנהגות האנושית, בחריפות משפטית ובמיומנות ניתוחית של מספרים ונתונים.
הם צריכים להיות אסטרטגיים, יועצים ומפתחי אנשים. הם צריכים להיות בעלי חזון ובעלי ביצוע בעת ובעונה אחת. כיצד אנשי משאבי אנוש יכולים לעשות את כל זה?
אולי "לעשות את כל זה" לא צריכה להיות המטרה, אלא שהמטרה תהיה לעשות את מה שחשוב ביותר. כמובן, שזה הרבה יותר קל לומר מאשר לעשות.
על פי מחקר של G & A Partners, אנשי משאבי אנוש מוציאים 73% מזמנם בפעילויות ניהוליות. בעוד שמחלקת משאבי אנוש רוצה אולי למקד את האנרגיה שלה בתוכניות הקשורות לביצועים והגדלת הפרודוקטיביות של כוח העבודה, יש עדיין את הניירת שצריך לעשות: תהליכי מעקב, טפסים למילוי ולאחר מכן עדכוני קבצים. ותמיד ישנם מסמכים חסרים, מסמכים ישנים עליהם צריך לעבור ולסכם הכל, כדי לקבל את כל התמונה.
אז איך מנהל משאבי אנוש יכול לעבור מהתמקדות במשימות הידניות הללו למשימות ניהוליות חוזרות ונשנות ולשחרר את עצמם ואת זמנם היקר ולהתמקד במה שחשוב באמת – אנשים? למרות שטכנולוגיית משאבי אנוש היא כלי מצוין המשחק תפקיד משמעותי בביצוע עבודות המחלקה, אין מדובר בכדור כסף.
להלן 3 דברים שאנשי משאבי אנוש יכולים לעשות כדי להגדיל את פרודוקטיביות העובדים שלהם, וכיצד הטכנולוגיה יכולה לעזור להפחית את עבודת הניירת:
ביקורות על תהליכים
זה מאוד קל להיסחף לתהליכים ארוכי זמן כיוון ש"כך זה תמיד נעשה" ו- "בינתיים, נעשה את העבודה". מה שחשוב הוא ייעול נכון של הזמן כדי להעריך מחדש את התהליכים שיכולים להיראות בלתי אפשריים כאשר יש ערימת ערימות של משימות שצריך לעשות. ברגע זה, קל יותר לדלג על תהליכים מוכרים, לא משנה כמה חיוניים הם עשויים להיות.
הבעיה בכך, שזה תמיד יעצור את אנשי משאבי אנוש מלהיות אסטרטגיים ולרוץ קדימה בהעצמת כוח העבודה להצלחה עסקית. כדי לשבור את המחזור הזה, אנשי משאבי אנוש יצטרכו להתחייב לביקורת תהליכים, בידיעה שתהיה לכך תמורה פרודוקטיביות ענקית לאורך הקו. משמעות הדבר היא איסוף בעלי עניין בחדר, וצעד לאחור כדי לבדוק מה נעשה בכפילויות, מה מיותר, היכן מתרחשים מחסומים ומה ניתן לשפר.
פעולות אלו מניחות את הבסיס להטמעת תהליך אוטומציה טכנולוגית, או אוטומציה רובוטית, אשר יכולים להחליף את אנשי משאבי אנוש במשימות פשוטות ושגרתיות מסוימות כגון מילוי טפסים, הגשת מסמכים ותנועת עבודה שוטפת.
להיפטר מהנייר
הנייר הוא רוצח הפרודוקטיביות האולטימטיבי. אם מחלקת משאבי אנוש עדיין משתמשת בטפסים ובמסמכי נייר, תהליך הביקורת עשוי לחשוף כמה משימות מסוימות שיכולות להתבצע באופן חלק יותר מאשר ע"י סריקה, העתקה, תיוק ופקס. כאשר הקבצים דיגיטליים ומאוחסנים במאגר מרכזי אחד, זה מקל על צוות משאבי אנוש הנמצאים במקומות אחרים לגשת לקבצים הדרושים. הם לא יצטרכו לחכות יותר לאותו אדם אחד אשר מחזיק את המפתח הנחשק לארון התיקים.
לא רק שקבצים אלקטרוניים יעילים יותר, הם גם בטוחים יותר. קבצי העובד הדיגיטליים בטוחים מפני אסונות טבע וגניבה. ואם הם מאוחסנים במערכת ניהול הקבצים של העובד, משאבי אנוש יכולים לקבוע אילו תפקידים או אנשים יכולים לגשת לאילו מסמכים.
לבלות פחות זמן על תאימות
תגובה לביקורת יכולה לארוך זמן רב ומלחיץ עבור צוות משאבי אנוש כולו, אם אין מערכת במקום אשר תנהל זאת באופן פרואקטיבי.
החדשות הטובות הן, שהטכנולוגיה של היום הופכת תהליכים אלו לקלים לביצוע ע"י אנשי משאבי אנוש במשיכת קבצי עובד לביקורת במהירות ואיתור מסמכים חסרים או כאלו העומדים לפוג. לאחר שהצוות מקבל כניסה למאגר יחיד למסמכי העובדים, הם ירגישו מוכנים יותר לכל ביקורת עתידית. עבור משאבי אנוש, המשמעות היא להשקיע פחות זמן בציות לתאימות ויותר זמן לעבודה על פרויקטים אחרים, הצעד הראשון הוא למרכז את כל הנתונים בתיק העובד ומסמכים במערכת ניהול הקבצים.
