מנהלי משאבי אנוש: כיצד להגביר את הפרודוקטיביות שלכם בעבודה

כל מנהל ועובד צריך להקדיש שעות של עבודה קשה כדי להצליח כלכלית. אין קיצורי דרך להצלחה וכדי להשיג את רמת ההצלחה הנדרשת, עליך להיות מחויב לעבודה קשה.

יש למעשה שתי דרכים להשיג הצלחה: או לעבוד קשה מסביב לשעון ולהתמסר באופן מוגזם לעבודה בוויתור על החיים האישיים, או לעבוד בצורה חכמה, ולהצליח לשלב את שניהם. בעוד שאנשים רבים הולכים בדרך הראשונה, יש רבים אחרים שבוחרים בדרך השניה, החכמה יותר, להשלים את משימותיהם.

עבודה חכמה אינה אומרת שאתה מעגל פינות או משליך משימות שלך על אנשים אחרים, אלא עובד בצורה כזו שמאפשרת לך לשמור את האנרגיות ולא להתעייף בקלות, ואפילו לשלב את החוויות וההנאות האישיות ביום יום שלך.

להלן 5 טיפים להגדלת הפרודוקטיביות שלכם בצורה חכמה:

קחו הפסקת רענון

כאשר אתם עייפים והמוח שלכם כבר קודם מרוב מחשבות ולחצים בעבודה, כל הגוף מושפע מכך באופן מידי. זה חיוני לקחת הפסקות רענון כל מספר שעות כדי לרענן את הגוף ואת המוח. תוכלו להגדיר תזכורת בשעון שיתריע לכם על הפסקות מתוכננות, וחשוב שתעמדו בהן ולא תוותרו על זמן ההפסקה. ההפסקה צריכה להיות פעילה, כלומר ללכת להכין לעצמכם קפה, לשוחח עם קולגות למשרד, לעשות טלפון הביתה, לטייל בחוץ ולנשום אוויר, לעשות פעילות ספורטיבית קלה, לאכול פרי או חטיף אנרגיה, כל דבר, שירענן אתכם ויחזיר לכם את האנרגיות לגוף.

ארגנו את יום העבודה הבא

ארגון של יום העבודה הבא יאפשר לכם להתחיל את היום שאחרי באופן מסודר ומאורגן. להיות אדם מאורגן זה משתלם. הארגון והסדר חוסכים זמן רב ומאפשרים לכם לזכות בזמן האיכות הזה אח"כ. כשאתם מכינים לעצמכם את כל הדרוש ליום העבודה הבא שלכם, הדבר מאפשר לכם להתחיל את יום המחרת בזמן. כך לא תבזבזו זמן בחיפוש אחר דברים שעליכם לעשות במשך היום. הכינו ערב לפני תיק מסודר עם המחשב הנייד שלכם, הטלפון, כלי כתיבה, כרטיסי ביקור, ארוחת צהריים במידה הצורך או חטיף, בגדים להחלפה במידה ויש מכון כושר בעבודה, אפטרשייב לרענון, דוחות וטפסים שעליהם תצטרכו לעבוד, וכן הלאה. את התיק הציבו בכניסה לבית כך שבבוקר כל שעליכם לעשות יהיה לקחת אותו איתכם מבלי להתעכב.

עבדו על משימה אחת בכל פעם

השתדלו לעבוד בכל פעם על משימה אחת ולא לסטות ממנה לטובת פרויקטים אחרים. ככל שתתמקדו במשימה ותבצעו אותה עד תומה, כך לא תבזבזו זמן במעבר "התאקלמות" ממשימה אחת לאחרת. לדוגמה, אם אתם עובדים על כתיבת תשובה ללקוח באימייל, אם תעברו תוך כדי כך לקריאת מיילים אחרים, לאחר מכן תצטרכו לשוב ולקרוא את המייל של הלקוח מחדש כדי להיזכר בתוכן, לחשוב מחדש על התשובה שלכם ולנסח מהיכן שהפסקתם. כל אלו גוזלים זמן מיותר. אם לעומת זאת תסיימו את תשובתכם ללקוח ותשלחו לו את המייל, תוכלו להתפנות לקריאת המיילים הבאים ללא עיכובים מיותרים.

אנשים מאבדים את הפרודוקטיביות שלהם כאשר הם עוברים ממשימה למשימה, בין עשרות משימות לאורך היום. חשוב לעבוד על משימה אחת בכל פעם כדי לייעל את הזמן ולשמור על האנרגיות. חשוב להקדיש לכל משימה את מלוא תשומת לבכם ואת הריכוז אותו היא מצריכה.מומלץ לעשות הפסקה בין משימה למשימה, להתרענן ולחדש כוחות.

הימנעו מגורמים מסיחי דעת

הפרודוקטיביות בעבודה מושפעת כאשר אתם מוסחים. יש כל כך הרבה דברים שיכולים להסיח את דעתנו, במיוחד בעידן הדיגיטלי המתקדם הנוכחי. הדבר הראשון הוא הטלפון הנייד – כל הודעת טקסט, עדכון ברשתות החברתיות, תגובות לפוסטים, כל דבר כזה מפעיל את המכשיר ומושך את תשומת לבכם. השתדלו להשתיק את עדכוני הנייד במהלך העבודה, לכל הפחות לעדכונים ברשתות החברתיות. במהלך העבודה הקפידו להקדיש את הזמן לעבודה, בהפסקות תוכלו לצאת החוצה ולהתעדכן דרך המכשיר הנייד במה שקורה ברשתות החברתיות, באתרי האינטרנט ובחדשות.

הגדירו דד ליין

הגדרת מועדים לסיום המשימות מראש היא דרך טובה להיות פרודוקטיביים. כאשר אתם עובדים תוך הבנת הדד ליין לסיום כל משימה, אתם מחויבים יותר להשלים את כל העבודה בזמן תחום. כך אתם מתפזרים פחות, ממוקדים יותר ומשאירים לעצמכם זמן להתנהלות אישית לאחר שעות העבודה. הדבר מספק גם תחושה של משמעת בחיים. חשוב ללמוד לכבד את הזמן ולעקוב אחר הגבולות שהגדרתם לעצמכם.