אף מנהל משאבי אנוש לא נכנס לעבודתו במטרה לפטר עובדים. פיטורין הם צד לא נעים של העבודה, זהו מהלך לא נעים עבור שני הצדדים – העובד והמנהל, אך לעתים זו מהלך בלתי נמנע.
לתת לעובד ללכת זו לא החלטה קלה, לכן יש כמה שלבים חשובים שמנהל משאבי אנוש מקצועי, בעל עסק קטן או מנהל מחלקה, צריך לעשות, לפני שהוא נותן לעובד ללכת.
ראשית, המנהל צריך לזהות את הסיבה העיקרית לכך שהעובד מפוטר: הפרת מדיניות, ביצועים כושלים, בריונות בעבודה, בגידה במערכת, וכן הלאה. אם ניתנו אזהרות ונערך שימוע לפני פיטורין, המהלך הבא הוא לפטר את העובד. הכרחי לוודא שהסיבה לפיטורין לגיטימית, מעוגנת בחוק ואינה מפלה בשום מקרה שהוא.
את שיחת הפיטורין יש לתכנן מראש, מתחילתה ועד תומה. במהלך הפגישה, על המנהל לספק הסבר קצר להחלטה שמגבה ותואם לשימוע לפני הפיטורין. זה לא הזמן לחדש את כל ההיסטוריה של העובד וזה לא הזמן עבור המנהל והעובד לנהל משא ומתן על הארכת יחסי העבודה.
על המפגש לכלול גם מידע על פרטי התשלום הסופי של העובד, כולל ההטבות שלו, ימי החופשה שצבר, הפיצויים וכן הלאה.
עיתוי שיחת הפיטורין חשובה מאוד. היום הטוב ביותר הוא יום ראשון, תחילת השבוע, זה מאפשר לאנשים בעבודה להסתגל לעבוד ללא נוכחות העובד (במידה והוא עוזב באופן מידי) וזה מאפשר לעובד את הזמן להתחיל לחפש עבודה אחרת מיד.
יש להודיע לעובדים וליתר המנהלים על פיטורי העובד. על המנהל לשקול לנסח הודעה לגבי פיטורי העובד ולשלוח את ההודעה לעובדים וללקוחות הקיימים לגבי ההחלטה. אפשר בהזדמנות זו, לעדכן אותם בתפקיד שנפתח ולאפשר להם להמליץ על מכריהם להחלפת העובד שפוטר בתפקידו. סביר שהעובדים הקיימים ירצו לדעת את הגדרת וחובות התפקיד והאם התפקיד הפנוי יחולק ביניהם עד כי ימצא מחליף לעובד, בעוד הלקוחות ירצו לקבל הבטחה כי הצרכים שלהם עדיין יתקיימו. באמצעות תכנון זהיר, המנהל יוכל להתקדם במהירות.
האדם האחראי על מסירת הודעת הסיום יכול למצוא את פגישת הפיטורין קשה ולעתים קרובות מבולבלת בשל חוסר ודאות וחרדה לגבי אופן העברת המסר. הכנה והדרכה מבטיחות פרידה איכותית עם מיומנות ורגישות, וכתוצאה מכך תוצאות טובות יותר עבור החברה ועבור העובד היוצא. כל עובד זכאי ליחס של כבוד ויושר, תוך מתן מידע ותמיכה מתאימים הדרושים לקבלת החלטות טובות.
אם העמיתים לעבודה שנותרו מאחור מרגישים שהעובד היוצא זכה ליחס לא ראוי במהלך סיום תפקידו, הארגון עשוי לאבד במהירות את האמון, הנאמנות והרצון הטוב של עובדיו.
כיצד לוודא כי שיחת הפרידה נעשית בצורה איכותית ורגישה?
הכנה מראש היא המפתח: לפני המפגש עם העובד, אנשי משאבי אנוש לאחר ייעוץ משפטי, צריכים להכין את המנהלים לשאלות אפשריות שהעובד עשוי לשאול ולספק להם תשובות עבורו. השאלות בדרך כלל קשורות לשכר והטבות כגון ימי חופשה, פיטורים, ביטוח ועמלות.
זיהוי נסיבות מיוחדות: על החברה לזהות גם שיקולים מיוחדים שיכולים להחריף את המצב. לדוגמה, לא מומלץ לארגונים לפטר מישהו ביום ההולדת שלו או במהלך אירוע משפחתי לא נעים שעובד..
יש לוודא שהפגישה היא פרטית: יש לקיים פגישות פיטורין באזור פרטי – רצוי חדר ישיבות שבו עובדים אחרים אינם יכולים לראות או לשמוע את העובד. המפגשים צריכים להיות קצרים וענייניים ולהימשך כ -10 דקות. הם צריכים להתחיל בקצרה בהסבר על החלטת החברה לפיטורין ובהמשך את הסיבה להחלטה.
חשוב שהמודיע יאפשר לעובד להגיב ולהביע חרדה ודאגות, תוך התנגדות לכל דחף לקפוץ פנימה, לטעון או להצדיק את ההחלטה.
חשוב להיפרד מהעובד בצורה יפה ומכובדת, ללחוץ את ידו ולאחל לו הצלחה בהמשך דרכו.
