האם יש לכם תקשורת פנים בארגון שלכם?
באופן טבעי רוב העונים יענו בחיוב על שאלה זו ובצדק, תקשורת פנים ארגונית קיימת תמיד, בכל ארגון בכל גודל, גם אם זה ארגון של שני אנשים.
השאלה שצריכה להישאל היא: האם יש לכם תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית ותורמת? על השאלה הזו יתקשו רוב העונים להגיב בחיוב מאחר ומועטים הם העובדים המודעים לתקשורת פנים ארגונית ותפקידה, מעבר ל"הרמת כוסית" או שיחה עם המנהל הישיר.
אז, מהי תקשורת פנים ארגונית?
במילים פשוטות: תקשורת המתקיימת בתוך הארגון וכוללת את התקשורת הפורמאלית ואת התקשורת הבלתי פורמאלית. התקשורת הפורמאלית, הינה באופייה תקשורת מתוכננת ומבוקרת על ידי הנהגת הארגון. היא מועברת בצינורות המקובלים הנקבעים על ידי המבנה הארגוני ועיקרה העברת הוראות, דיווח ומידע בין הדרגים השונים בארגון.
מאידך, התקשורת הלא פורמאלית, באופייה פחות ניתנת לשליטה, היא פורחת כאשר התקשורת הפורמאלית לקויה וכוללת שיחות אישיות ושיחות מסדרון.
חשוב לציין שאין "תקשורת טובה" או "לא טובה". התקשורת בארגון צריכה להיות בהלימה עם צרכי ההנהלה והעובדים, ולתמוך ביצירת תרבות ארגונית שתתאים לארגון ולערכיו. תקשורת פורמאלית עלולה להיות עמומה ודורסנית שעה שתקשורת לא פורמאלית ולא מוסדרת, עשויה להיות נינוחה ושקופה.
יתרונה של התקשורת הפורמאלית, הינו כאמור, בהיותה מתוכננת ובשליטת הנהלת הארגון. תקשורת יעילה תורמת ליעילות תפעול, בקרה ותיאום בארגון, וזאת באמצעות הערוצים הבאים:
• ערוצים אנכיים – Top Down & Bottom Up – מסרים של הנהלת הארגון עד לאחרון העובדים; ומסרים של כל העובדים למנהליהם, המעבירים בתורם את המסרים למנהליהם.
• ערוצים אופקיים – תקשורת שוטפת וקבועה בין דרגים שווים ואופקיים בארגון, כוללת שיתוף ידע ומידע בין חברי קבוצות ודרגות ניהול באותה רמה.
• ערוצים אלכסוניים – בין אנשי מטה ואנשי קו, תקשורת בין מחלקות שונות בארגון, באופייה היא לשם ייעוץ ומשוב.
• ערוצים מקוונים למאגרי מידע – בתוך ומחוץ לארגון לשם הרחבת ידע ולמידה.
באחריות התקשורת הפנים ארגונית נמצאים התחומים הבאים:
1. העברת מסרים:
• מסרים אסטרטגיים שהינם תולדה של התכנית העסקית של הארגון.
• מסרים ניהוליים שוטפים המכוונים את ההתנהלות הארגונית.
• מידע שוטף לכלל הארגון.
• מסרים התורמים להטמעת תרבות וערכים וליצירת תרבות ארגונית רצויה.
• מסרים התורמים למיתוג ומיצוב הארגון.
• מסרים התורמים לחיזוק ההזדהות והגאווה ארגונית.
2. הקניית מיומנויות תקשורת למנהלים ועובדים:
העברת המסרים יכולה להיעשות באופן יזום (פרואקטיבי) או תגובתי (רה-אקטיבי). העברת מסרים יזומה הינה אסטרטגית בעיקרה, ומיועדת לשדר את הנושאים הבאים: דבר ההנהלה, ערכים ותרבות, אחריות חברתית ומיתוג. העברת מסרים תגובתית, הינה בעיקרה תקשורת שוטפת ומענה לבקשות ממחלקות וקבוצות עבודה שונות בארגון.
התקשורת הארגונית כוללת שימוש בכלים ומתודולוגיות מגוונות, כגון:
א. תקשורת במיילים הכוללת:
• תקשורת קבועה של מנהלי הארגון לעובדים .
• תקשורת של משאבי אנוש.
• תקשורת של המחלקות השונות.
ב. מפגשי עדכון ארגוניים קבועים עם מובילים בחברה.
ג. אתר החברה (פנימי וחיצוני).
ד. מסכי פלסמה.
ה. לוחות מודעות.
ו. תערוכות – צילומים, מוצרים, לקוחות…
כל המסרים המועברים לעובדים, חייבים להיות ברורים, וכל עובד צריך להיות מסוגל לזהות מיידית אם הוא נדרש לפעילות כלשהי בעקבות המסר. לדוגמא לבחון היכן ה"שטח המוגן" הקרוב ביותר או למלא מיידית טופס למדור שכר. בנוסף, כל הכלים חייבים להציג את המסרים באופן עקבי ובפורמט אחיד, המאפיין את המסר, כך שעובד ידע לזהות מיידית אם המסר הינו ממנהל הארגון, המוטרד/שמח על עמידה/אי עמידה ביעדים, או האם זה מסר היתולי המודיע על פעילות משפחתית משעשעת וכד'.
תקשורת פנים ארגונית הינה כלי חשוב בכל שלב בחיי הארגון, אך ערכה עולה בעת שינוי/מיזוג בארגון. שימוש מושכל בתקשורת ארגונית הינו "מאפשר (Enabler) הצלחה", המעלה את הסיכוי להצלחת השינוי/המיזוג במונחי עמידה ביעדים הארגוניים, כגון שמירה על כוח אדם רצוי ועמידה ביעדי רווח.
לסיכום, תקשורת פנים ארגונית מתורגמת במציאות, לעמידה ביעדי הארגון ובאה לידי ביטוי ישיר ב"כיסים של העובדים".
איריס פינטו היא בעלת ניסיון של למעלה מ-20 שנות עבודה בתחום ניהול בתחום משאבי אנוש. לומדת לדוקטורט בתחום עתידנות – טכנולוגיות תקשורת בבית ספר לחינוך בבר אילן וחלק מצוות ארסנל – איכות. הון אנושי.
