הדרכה איכותית איתן שושן
איתן שושן, מנהל הדרכה ולמידה ב-SCD (שבבעלות אלביט ורפא"ל), ירצה בכנס ההדרכה השנתי על בניית תוכנית הדרכה שנתית, בדגש על ההבדל בין העבודה לפי מה שמלמדים אותנו, לבין כיצד כדאי לפעול בפועל. "במקרים רבים, הפרדיגמה שלנו נשענת על כמות", הוא אומר. "מנסים למרוח חמאה על כל הפרוסה למרות שאין מספיק. יש מקומות שחייבים למרוח ויש מקומות שלא, וזה דיאלוג שיש לקיים עם הארגון. זה אומר שצריך להפסיק לחשוב ולתקשר כמה הרבה עשינו, ולעבור לדון בכמה דברים איכותיים עשינו. בבניית תוכנית הדרכה שנתית ניתן לגזור מגישה זו למשל: כמה מנהלים אתה מראיין, את מי, איך בונים את התקציב, איך למקד את הלקוחות שלנו ועוד".
האם קורה שאתה מגלה שמנהלים השותפים לבניית תוכנית ההדרכה אינם מחוברים מספיק לשטח ולא באמת יודעים לאיזו למידה זקוקים העובדים?
בהחלט כן. במודל ניהול תהליכי למידה שבו אנו משתמשים ב-SCD, מובנה תיקוף מול השטח עבור כל צורך מספיק חשוב. ב-90 אחוזים מהמקרים יש הבדלים מהותיים מאוד בין מה שהמנהל הציג לבין מה שיש בפועל. זה קורה בעיקר כי יש בעיות תקשורת בין הדרגים, או כי למנהל אין זמן לרדת לעומק הצורך שהועלה לו. יש לו תפיסה כמותית. הוא שואל את העובדים שלו איזה קורסים אתם צריכים, הם עונים לו והוא פונה למנהל ההדרכה עם מעין רשימת מכולת. אז אני חייב לרדת לשטח לבדוק – הכצעקתה. אז מתברר שהסיבה שההדרכה התבקשה היא כי העובדים לא קבלו משהו כבר הרבה זמן. בעיני זו אחת הסיבות החלשות לקיום הדרכה. עוד מתברר לי, שבסוף רק שני אנשים צריכים אותה, והם למדו את רוב החומר באופן עצמאי לא מעט, וצריכים רק תוספת. אז לא נרשום אותם לקורס שלם, אלא נצמיד להם יועץ למשך יומיים, או עובדים אחרים השולטים היטב בחומר. וזה קורה המון. כל פעם מגיע אלינו מישהו שנלחץ מהדרישות בשטח, אך בסוף מתברר שהוא לא מחובר למציאות. לעיתים גם מתגלה שמנהלים ביקשו את ההדרכה כדי לצ'פר את האנשים שלהם.
אז מהי הגישה שלך בנושא העשרה?
אנו לא תומכים בגישה שהדרכה היא צ'ופר. צ'ופר יכול להיות תוצר לוואי של הדרכה אך לא המטרה המרכזית שלה. צ'ופר לעובדים שייך יותר לרווחה. חשוב להדגיש שאנו עושים עבודה מקצועית בתחום של למידה. אנו לא מוציאים את שעות העבודה שלנו ומשקיעים באדמיניסטרציה ובשעות העבודה של המשתתפים כדי לעשות לאנשים רק טוב. המטרה היא שתהיה למידה. להביא מרצה מחו"ל לצורך העשרה בלבד נראה לי בזבוז כסף גם כשהארגון עשיר, ובעיקר כי הידע מהדרכות כאלה מתמוסס ונעלם מאוד מהר. הוא נשאר בתוך מחברת עבת כרס באיזו מגרה שהעובד לא פותח אף פעם והוא לא יכול לשחזר את המידע לאף אחד אחר.
נכון, לפעמים יש לנו רצון לרצות את הארגון כי לא תמיד אנו מוציאים דרך אחרת להביא תועלת. אנשים מבקשים אז אנו רוצים לתת להם. אני בחרתי ללכת בדרך מורכבת יותר ולא פשוטה אך היא מקצועית ונכונה יותר לדעתי: אני רוצה לשאול שאלות, לברר ולהבין את העניין באופן מקצועי. זה לא נכון לתת העשרה רק כי אנשים מבקשים. אנו אמונים על משאבים. לא מדובר רק בתקציב ההדרכה עצמו – אלא גם בשעות העבודה שעולות יותר מפעילות ההדרכה כמעט תמיד. וכמובן שאנו אמונים גם על תועלת. אז אם אני יכול ומצליח זה מצוין, ולשם צריך לשאוף.
בנושא יישום תוכנית ההדרכה – כמה קורה שצריך לשנות את התוכנית באמצע התהליך ומאילו סיבות?
הסטטיסטיקה שלנו בשינויים עומדת כיום על 36 אחוזים בשנה. השינויים יכולים לקרות מהרבה סיבות: מנהלים ששוכחים שהם ביקשו הדרכות, או שנקלעו לתקופה לחוצה ואין זן לממש. יש מגמות שמשתנות, דגשים שמשתנים, מנהלים שעוזבים ומתחלפים, פרויקטים חדשים, דברים שאנו מחליטים שבסוף לא כדאי להשקיע בהם.
דוגמא לשינוי בתוכנית: בתחילת השנה מנהל ייצור מבקש לעשות סדרת הדרכות בייצור. בהמשך השנה חלה ירידה במכירות, וכתוצאה מכך כמות העבודה ירדה. אז מנהל הייצור מחליט לוותר ובמקום ההדרכה ללכת לכיוון שיפור איכות המוצר ופרויקטים בסגנון Six Sigma. כמנהל הדרכה חשוב לי שההדרכות החשובות מבחינה אסטרטגית לא יפלו, ועל זה אני צריך להילחם.
אנחנו מדברים על בניית תוכנית הדרכה שנתית. איזה מענה אתם נותנים לצרכים שעולים מהרגע להרגע?
אנחנו משתדלים לתת מענה לכל צורך שעולה במידה והוא נכון. אם הצורך מצומצם ואין לנו אמירה מקצועית בו או מתודולוגית, אנו מתפעלים אותו בעזרת המנהל או היוזם ומצמצמים את המעורבות שלנו בו למינימום. מוציאים זימון, סוגרים מנהלות, מתפעלים את הדורש שיעזור ולרוב אפילו לא מעבירים משוב. אם הצורך עמוק יותר, חשוב יותר ויש לנו אמירה מתודולוגית בו, אנחנו נעשה כל מאמץ להפוך אותו לתהליך למידה ואז נשקיע יותר בהבנת הצורך, נתקף מול השטח, נחשוב על מספר פתרונות משולבים לצורך, נפתח פרויקט אצלנו ונתחיל לזוז. לאורך השנים למדנו שהעולם לא מתמוטט אם אנחנו בוחרים להגיד "לא" למנהלים ואפילו מדי פעם לסמנכ"לים, על מנת לאפשר לנו את המיקוד בדברים החשובים.
ההרשמה לכנס ההדרכה השנתי נמשכת! לחצו כאן לפרטים
