הנהלות של לא מעט חברות מעדיפות שהעובדים יחזרו למשרד, לפחות ברוב ימי השבוע.
אלא שהעבודה במשרד אינה בהכרח מגבירה את הפרודוקטיביות. פעמים רבות דווקא העבודה במשרד כוללת הסחות דעת רבות.
למעשה, בסביבת העבודה המהירה והמקושרת הקיימת כיום, הסחות דעת מהוות חלק נכבד מהסיבות לירידה בפרודוקטיביות.
חלק מההפרעות הן אמנם בלתי נמנעות, אבל יש הסחות דעת שניתן למתן אותן על ידי מדיניות מחושבת במקום העבודה ועל ידי עידוד משמעת אישית.
להלן 5 הסחות הדעת הנפוצות ביותר במקומות העבודה שמהוות בסיס לירידה בפרודוקטיביות:
1 התראות דיגיטליות וריבוי משימות:
הודעות דואר אלקטרוני, הודעות ווטסאפ, והתראות אפליקציה, מתחרות ללא הרף על תשומת לב העובדים, מה שגורם לכך שלעיתים קרובות העובדים מתקשים להתמקד במשימה אחת.
מולטיטסקינג היא לכאורה תכונה שאמורה להגביר את היעילות, אבל לפעמים, בפועל, היא מפחיתה את הביצועים הקוגניטיביים ומגדילה את שיעורי השגיאות.
הפתרון הוא לעודד את העובדים להשתמש ב'מצבי מיקוד' במכשירים שלהם או לקבע זמנים ספציפיים לבדיקת אימיילים והודעות אחרות.
יישום מדיניות לכלל הצוות כמו למשל שעות ללא הודעות, יכול ליצור בסיס לעבודה רצופה וממוקדת.
2 רעש והפרעות במשרד:
שיחות רועשות, טלפונים מצלצלים ושיחות בין עובדים אחרים שמתנהלות בקרבת העובד שמנסה להתרכז, יכולים לשבור את הריכוז ולערער את זרימת העבודה.
דווקא שיטת האופן ספייס שאומצה על ידי רובן המכריע של החברות, מחמירה את הרעש ומזיקה ליכולתו של העובד להתרכז. לכן יש, לכל הפחות, להגדיל את המרחקים הפיזיים בין העובדים.
כמו כן, יש לספק אזורים שקטים או כלים לביטול רעשים, כגון אוזניות. יש לקבוע כללי התנהגות בנושא הפרעה לעמיתים לעבודה ולשקול סידורי ישיבה גמישים עבור אלה הזקוקים לחלל שקט יותר.
3 שימוש אישי בטכנולוגיה:
גלישה ברשתות חברתיות, קניות מקוונות או גלישה באינטרנט שאינה קשורה לעבודה, הן הסחות דעת נפוצות במהלך שעות העבודה.
פעילויות אלה עלולות לצרוך נתחי זמן משמעותיים, ולהוביל להחמצת דדליינים וירידה ביעילות.
יש ללמד את העובדים על ניהול זמן נכון ומשמעת עצמית במקום להטיל מדיניות מגבילה מדי.
כלים טכנולוגיים המנטרים את הזמן המושקע במשימות הקשורות לעבודה לעומת גלישה אישית יכולים להציע תובנות ולטפח אחריות.
4 יותר מדי פגישות ללא מטרה:
מספר מוגזם של פגישות, ופגישות בעלות מבנה גרוע, עלולים לבזבז זמן ואנרגיה ולהביא לחוסר יעילות.
עובדים לעתים קרובות מוצאים את עצמם נמשכים ממשימות הליבה שלהם כדי להשתתף בדיונים חסרי אג'נדות ברורות או תוצאות הניתנות לפעולה.
לכן יש לייעל את העמידה בלוחות הזמנים על ידי הצגת מדיניות כמו למשל 'ימים ללא פגישות'.
יש לוודא שלכל פגישה יש מטרה, סדר יום ומשך זמן מוגבל. כמו כן יש לעודד תקשורת אסינכרונית לעדכונים שאינם דורשים דיונים בזמן אמת.
5 מתח ועייפות:
שחיקה, הנגרמת מעומסי עבודה כבדים או דדליינים לא מציאותיים, עלולה להוביל להסחות דעת נפשיות, כלומר חוסר ריכוז.
עובדים בלחץ עלולים להתקשות להתרכז, מה שיוביל לירידה בפרודוקטיביות ושיעורי טעויות גבוהים יותר.
לכן יש לקדם יוזמות בריאות כמו הפעלות מיינדפולנס או שעות עבודה גמישות. יש לוודא שעומסי העבודה סבירים ולעודד את העובדים לקחת הפסקות כדי למלא מצברים במהלך היום.
