בסביבה העסקית המהירה של היום, ארגונים מחפשים יותר ויותר דרכים להסתגל במהירות לשינויים מהירים ולשמור על צמיחה.
ארגונים מתמודדים כיום עם מגוון אתגרים ובראשם מהפיכה טכנולוגית, דרישות שוק מתפתחות ומשתנות וכוח עבודה המתחלף בתדירות גבוהה.
המפתח להצלחתם של מנהלי משאבי אנוש להתמודדות עם האתגרים הללו הוא ניהול תוכניות (במקום ניהול פרויקטים), כאשר כל תוכנית כוללת אוסף של פרויקטים הקשורים זה לזה ומנוהלים יחד, במטרה להשיג יעדים עסקיים ארוכי טווח.
כלי זה, של ניהול תוכניות, מתברר יותר ויותר ככלי חיוני, ולמרות זאת הוא אינו מוערך דיו ואינו מנוצל באפקטיביות לצורך טרנספורמציה עסקית.
מינוף העקרונות של ניהול תוכניות מאפשר למנהלי משאבי אנוש לנהל יוזמות מורכבות, ליצור מתאם גבוה בין טלנטים ליעדים אסטרטגיים ולטפח תרבות ארגונית התומכת בהצלחה ארוכת טווח.
במילים אחרות, ניהול תוכניות הוא כלי רב עוצמה שמנהלי משאבי אנוש יכולים למנף כדי לשפר את הפרודוקטיביות של הארגון, על ידי התאמת פרויקטים קשורים מרובים ליעדים עסקיים רחבים יותר.
תיאום ואופטימיזציה של ניהול הפרויקטים הקשורים זה לזה מאפשר למנהלי משאבי אנוש לוודא שנעשה שימוש יעיל במשאבים, שהארגון יעמוד ביעדים בזמן, ושהפרודוקטיביות הכוללת עולה.
להלן 5 יתרונות של ניהול תוכניות יעיל:
1 יציאת מתאם גבוה בין האסטרטגיה לפרויקטים:
מנהלי משאבי האנוש יכולים לוודא שכל הפרויקטים בתוכנית מתאימים ליעדים האסטרטגיים של החברה.
תיאום זה עוזר למנוע כפילות של מאמצים וסדרי עדיפויות סותרים. ניהול משולב של פרויקטים הקשורים זה לזה מאפשר למנהלי משאבי אנוש להתמקד ביעדים אסטרטגיים, ולוודא שכל פרויקט תורם להצלחת החברה בטווח הארוך.
גישה אסטרטגית זו לא רק משפרת את הפרודוקטיביות אלא גם מבטיחה שלכל פרויקט יש מטרה וכיוון ברורים.
2 אופטימיזציה של משאבים:
ניהול תוכניות מאפשר למנהלי משאבי אנוש להקצות משאבים בצורה יעילה יותר על פני מספר פרויקטים.
פיקוח משולב על פורטפוליו של פרויקטים קשורים, מאפשר למנהלי משאבי אנוש לזהות סינרגיות וצרכים משותפים, ולאפשר ניצול טוב יותר של כוח אדם, זמן ותקציב.
השקפה הוליסטית זו מפחיתה בזבוז, מונעת צווארי בקבוק ומבטיחה שלצוותים יש את מה שהם צריכים, בזמן שהם צריכים זאת, מה שמוביל לביצוע פרויקט יעיל יותר ולפרודוקטיביות גבוהה יותר.
3 שיתוף פעולה ותקשורת משופרים:
היבט מרכזי בניהול תוכניות הוא טיפוח שיתוף פעולה ותקשורת בין צוותי הפרויקט.
מנהלי משאבי אנוש יכולים ליישם תהליכים וכלים המקלים על שיתוף מידע ותיאום בין פרויקטים.
פגישות קבועות ברמת התוכנית, פלטפורמות תקשורת משותפות ומבני דיווח ברורים עוזרים לפרק מידור ולעודד עבודת צוות.
סביבה שיתופית זו מובילה לפתרון בעיות מהיר יותר, לפתרונות חדשניים יותר ולמאמץ מלוכד יותר לקראת מטרות משותפות, כל אלו מניעים את הפרודוקטיביות.
4 ניהול סיכונים ופתרון בעיות:
ניהול פרויקטים מרובים במסגרת תוכנית כוללת, מאפשר למנהלי משאבי אנוש לזהות ולצמצם סיכונים בצורה יעילה יותר.
תצוגה מקיפה של כל הפרויקטים הקשורים זה לזה מאפשרת למנהלי משאבי האנוש לצפות בעיות פוטנציאליות שעלולות להתעורר ולפתח תוכניות מגירה.
כאשר סיכונים מנוהלים ברמת התוכנית, קל יותר לטפל בהם לפני שהם גוברים, למזער שיבושים ולשמור על פרודוקטיביות.
5 להתמקד בשיפור מתמיד:
ניהול תוכניות הוא כלי ששם דגש על שיפור מתמיד בין הפרויקטים. מנהלי משאבי אנוש יכולים לבדוק באופן קבוע את ביצועי התוכנית, לזהות תחומים לשיפור וליישם שינויים המשפרים את היעילות והאפקטיביות.
גישה זו מבטיחה שהתוכנית מתאימה את עצמה לצרכים העסקיים המשתנים ומחפשת כל הזמן דרכים לייעל את הפרודוקטיביות.
התמקדות בלמידה ושיפור מאפשרת למנהלי משאבי האנוש לעזור לחברה להפוך לזריזה יותר ולהגיב לאתגרים.
