אתגרי הכלכלה והדינמיקה הגבוהה של שינויים המאפיינים את המציאות הארגונית, גורמים ללחץ ודאגה בקרב הנהלות, המובילים לחיפוש פתרונות לצמצום במשאבים הנדרשים לצורך הגעה לתוצאות, הסרת חסמים תהליכיים – ולביטחון בכך שהעבודה מתבצעת בצורה נכונה.
מהם הסימנים לכך שמקור הבעיה עשוי להיות באו"ש?
- כשיש חוסר ביטחון לגבי תכולת העבודה של עובדים ומחלקות, ורמת העומס.
- תהליכי עבודה הדורשים שיתוף פעולה מאופיינים בסכסוכים והאשמות הדדיות.
- המידע שמגיע למקבלי ההחלטות לא מאפשר לראות את תמונת המצב בבהירות ולקבל החלטות מבוססות מידע.
תהליך איכותי לשיפור או"ש דורש קיומו של משולש כוחות:
- נציגות הנהלה שאחראית להגדרת הצורך, תיעדוף ותזמון, קבלת החלטות בשלבי הפיתוח, האישור והיישום.
- נציגות משאבי אנוש או HRBP הנמצאת בלב הארגון ותוביל את התהליך מבפנים.
- מומחים בהובלת תהליכי פיתוח ארגוני.
אתגרים בפרויקטי שיפור האו"ש
אתגר השיטתיות –רק תהליך סדור – סדרת פעולות מכוונות מטרה יאפשר הצלחת הפרויקט.
אתגר התיאום – ללא גורם פנים ארגוני שיתאים בין השותפים לתהליך ויהיה נאמן ההנהלה, המטרות והפרויקט – סיכויי ההצלחה קלושים.
שלבים בתהליך
שלב 1 – זיהוי ומיפוי הפערים – הערכת פערים בין מטרות לבין הביצועים בפועל.
תוצר שלב זה הוא מפת פערים.
מפת הפערים המוכנה תעלה לדיון לצורך קביעת סדרי עדיפות לטיפול בסגירת הפערים.
השיקולים בתיעדוף:
- מידת הפגיעה של הפער בפעילות החברה.
- חשיבות ומרכזיות התפקיד או התהליך.
- היקף ההשפעה של הפער על פעילות החברה.
- מידת הקושי המוערכת לזיהוי והטמעת פתרון.
שלב 2 – פיתוח פתרונות
שלב זה מתחיל כאשר הפערים שהוגדרו כבעלי חשיבות ודחיפות גבוהים מועברים לטיפול, ומסתיים כאשר קיימות הצעות איכותיות לפתרון. בתהליך פיתוח הפתרונות משתתפים עובדים שמכירים היטב את התהליך, מנהלים בעלי פרספקטיבה רחבה ויכולת לקדם את יישום הפתרונות שיוצעו.
תהליך סדור של העלאת פתרונות יכלול ניתוח של הגורמים לפערים והפעלת שיטה לפיתוח פתרונות: הקשבה פעילה למשתמשים, יישום שיטה מתחום החשיבה היצירתית, 6sigma ועוד.
תוצר שלב זה הוא מצגת פתרונות שתוצג למקבלי ההחלטות.
שלב 3 – בחינת הפתרונות, קבלת החלטות, הכנת תכנית הטמעה ויישום
מובילי הפרויקט יעריכו את הפתרונות המוצעים, יחליטו מה לקדם, ויעבירו את החלטותיהם לשלב הכנת תכנית הטמעה. תכנית הטמעה סדורה ומאושרת היא תנאי הכרחי להצלחת היישום.
שלב יישום תכנית ההטמעה הוא השלב החשוב ביותר בתהליך שכן הוא מבדיל בין חשיבה ותכנון לבין ביצוע בפועל וקצירת הפירות של התהליך.
לסיכום, תהליך שיפור או"ש הוא תהליך פיתוח ארגוני המאפשר להסיר "כאבי ראש" הגורמים לבזבוז משאבים, פגיעה במערכות יחסים ובתוצאות העסקיות.
