המעבר של יותר ויותר ארגונים למודל העבודה ההיברידי, יחד עם העסקת עובדים מביתם שמעבר לים, מאפשרים לעובדים את החופש לבחור את שעות העבודה שלהם ואת ההגדרות של מסגרות עבודתם.
אבל למרות כל השינויים הללו והגמישות הרבה בשעות העבודה ובהגדרות מסגרות העבודה (משרה חלקית או מלאה, זמנית או קבועה וכו), העובדים עדיין צריכים לקיים פגישות צוות כדי לשתף פעולה ולנהל משימות ופרויקטים בהצלחה.
בין אם הצוות עורך פגישות וירטואליות או פנים אל פנים, או פגישות שחלק ממשתתפיהן עובדים מביתם וחלק במשרד, הגברת הפרודוקטיביות של הפגישות הללו הופכת לאחרונה ליותר ויותר מאתגרת.
כמעט בכל הארגונים, מתקיימות אחת לתקופה, בנוסף לפגישות צוות, גם פגישות מחלקתיות ופגישות של כל החברה. בפגישות אלה, בגלל ריבוי המשתתפים, עלול להווצר מצב שחלק מהעובדים ירגישו לא שייכים.
יש חשיבות רבה לכך שכל עובד ירגיש מוערך בפגישות הללו ושדעתו נשמעת – גם בפגישות צוות וגם בפגישות שהן רבות משתתפים. רק כך, כל עובד יפיק את מירב התועלת מהפגישות.
יש 4 דרכים לקיים פגישות שיהיו יעילות ומועילות לכל המשתתפים, גם כאשר הם ממוקמים הרחק מאיזור המשרד:
1 אחת השיטות לקיים פגישות עבודה יעילות היא באמצעות משחקים שדורשים לקיים סיעור מוחות, כאשר נושא המשחק הוא הנושא שנדון באותה עת בפגישה, בין אם בפגישת צוות, מחלקה או כלל הארגון.
במשחקים וירטואליים, כל העובדים יכולים להשתתף באופן פעיל, גם כאשר הם עובדים מרחוק, בין אם מהבית באיזור בו ממוקם המשרד, או ממקומות מרוחקים יותר שלא מאפשרים להם גישה פיזית למשרד.
2 לתכנן סדר יום מפורט ולעמוד בו:
אין זה הכרחי לקיים את הפגישות בשיטה של משחק. אבל כן הכרחי לתכנן היטב מראש את סדר היום של הפגישה.
כאשר אין סדר יום לפגישה, יכול להיווצר מצב שבו נושאים רבים שצריכים להיות על סדר היום, נזנחים או שלא מקבלים את תשומת הלב הנדרשת להם. המשמעות היא, שבפגישה שאין בה סדר מסויים שתוכנן מראש, ניתן לבצע רק עבודה מועטה ביותר.
יש לוודא שכל המשתתפים בפגישה מודעים לסדר היום ומודעים לעובדה שהם צריכים לעמוד בו. בפגישות שאין בהן סדר יום שכזה שתוכנן מראש, המשתתפים עלולים לגלוש לנושאים שאינם רלוונטים לאותה פגישה.
סדר יום מתוכנן ומאורגן, מאפשר לכל המשתתפים להתמקד בנושאים החשובים שיש לדון בהם.
3 להיעזר בטכנולוגיות הרלוונטיות לפגישות:
שימוש בטכנולוגיה ובכלים הנכונים הוא אמצעי חיוני כדי להגביר את הפרודוקטיביות של הפגישות. פרט לתוכנות וידאו יעילות, יש צורך בציוד נוסף שהינו רלוונטי לאופן קיום הפגישה ולתוכן שלה.
לדוגמה, יש צורך בכלים טכנולוגיים וכלים של שיתופי מסך, שיאפשרו להקרין על מסכי המחשב של המשתתפים את המצגות הנדרשות.
4 לוודא ביטול הסחות דעת:
פגישה יכולה להיות פרודוקטיבית רק אם אין הסחות דעת. לא לכל עובד יש בביתו חדר שמשמש משרד נוח. לכן יש לגרום לכך שכל משתתפי הפגישה הרלוונטיים יהיו מודעים לצורך בביטול הסחות דעת ורעשי רקע.
בפגישות שבהן חלק מהמשתתפים עובדים מהמשרד וחלק מהבית, יש לוודא שהעובדים שמשתתפים בפגישה מביתם אינם חשים מחוץ לתמונה, שכן תחושה של חוסר שייכות עלולה להביא איתה הסחות דעת של העובדים המרוחקים.
לכן יש לוודא מראש שהמשתתפים שאינם נמצאים במשרד בעת הפגישה חשים חלק בלתי נפרד מהפגישה, לא פחות מהמשתתפים שנמצאים במשרד.
