בדיקת רקע של מועמדים היא שלב מכריע בתהליך הגיוס, המסייע למנהלי משאבי אנוש לאמת את האישורים, הניסיון וההיסטוריה של המועמד.
כאשר בדיקת רקע חוזרת כ'לא מאומתת', היא עלולה ליצור אי ודאות לגבי המשך הליך הגיוס.
מנהלי משאבי אנוש חייבים לפעול בגישה מובנית כדי לטפל בנושא בצורה הוגנת ויעילה.
להלן 7 צעדים שיש לנקוט כשבדיקת רקע של מועמד חוזרת כ'לא מאומתת':
1 לסקור את הפרטים של המידע הלא מאומת:
לפני שמניחים הנחות כלשהן, מנהלי משאבי אנוש צריכים לבחון היטב אילו היבטים ברקע של המועמד אינם מאומתים.
זה יכול לכלול היסטוריה תעסוקתית, כישורים לימודיים, אסמכתאות או רישום פלילי. לפעמים, אי התאמות נובעות משגיאות סופר, מסדי נתונים מיושנים או מידע לא תואם.
2 ליצור קשר עם ספק בדיקת הרקע:
אם חברת צד שלישי ערכה את בדיקת הרקע, מנהלי משאבי אנוש צריכים לפנות אליהם לבירור.
יתכן שרשומות חסרות או מיושנות גרמו לבעיה, ויתכן שהספק יוכל לבצע אימות נוסף.
3 לפנות אל המועמד:
שקיפות היא המפתח. יש ליידע את המועמד על המידע הלא מאומת ולאפשר לו הזדמנות לספק הבהרה.
יתכן שהמועמד יוכל לספק תיעוד נוסף, כגון תעודות, תלושי שכר או מכתבי עזר, כדי לאמת את האישורים.
4 לשקול שיטות אימות חלופיות:
אם בדיקות הרקע המסורתיות לא מצליחות לאמת היבטים מסוימים, מנהלי משאבי אנוש יכולים לבחון דרכים חלופיות לאשר את האישורים של המועמד.
פנייה ישירה למעסיקים לשעבר, אימות השכלה באמצעות מוסד אקדמי או חינוכי, או בדיקת מאגרי רישוי מקצוע יכולות להוות חלופות מתאימות.
5 להעריך את חומרת המידע הלא מאומת:
לא כל הפרטים הלא מאומתים הם דיל ברייקר. אם קיימים פערים קלים (כגון אי התאמה קלה בתארי עבודה או בתאריכי עבודה), מנהלי משאבי אנוש יכולים לשקול את השפעתם על התפקיד.
עם זאת, חוסר עקביות גדול, כגון אישורים מזויפים, עלולים להוות נורה אדומה.
6 לפעול לפי מדיניות החברה והנחיות הציות לדיני עבודה:
מנהלי משאבי אנוש צריכים לציית למדיניות חוקי הגיוס ולמדיניות החברה.
אם אימות הוא חלק חובה מהעמידה בדרישות (לדוגמה, בתעשיות פיננסים או בריאות), יתכן שמנהל משאבי האנוש יצטרך לפסול את המועמד.
התייעצות עם ייעוץ משפטי יכול לעזור להבטיח עמידה בנהלי גיוס הוגנים.
7 לקבל החלטה מושכלת:
לאחר איסוף כל נתוני האימות האפשריים, מנהלי משאבי אנוש צריכים להחליט אם להתקדם עם הגיוס, לבקש חקירה נוספת או לפסול את המועמד.
ההחלטה צריכה להתאים למדיניות החברה, לדרישות התפקיד ולתקני ההעסקה האתיים.
בשורה התחתונה, כאשר בדיקת רקע חוזרת כ'לא מאומתת', מנהלי משאבי אנוש צריכים לחקור ביסודיות, לתקשר בפתיחות וליישם גישה הוגנת ותואמת.
על ידי הערכה מדוקדקת של המצב, ניתן לוודא שמתקבלות החלטות גיוס אחראיות המאזנות בין גילוי נאות לבין הגינות.
