הטכנולוגיות החדשות המגיעות כיום לארגונים הן אמנם בשורה משמחת, שכן הן צפויות לא רק להקל על עבודתם של העובדים אלא גם לייעל אותה ולחסוך זמן רב לעובדים עצמם ולארגון כולו. ולמרות זאת, לוקח הרבה מאוד זמן עד שהעובדים מתחילים להשתמש בה בפועל. ולעיתים, כל החידושים הטכנולוגיים פשוט נזנחים בצד משום שהעובדים, שמתקשים ללמוד איך להפעיל אותם, חשים אבודים בתוך כל התהפוכות הללו.
כתוצאה מכך נוצר פער עמוק בין המנהלים הבכירים שמתלהבים מהאפשרויות האינסופיות לשיפורים, שפותחות בפניהם הטכנולוגיות החדשות, ואף החליטו להשקיע כסף רב ברכישתן; לבין העובדים, שברגע האמת כשהטכנולוגיות מגיעות לארגון, נרתעים בגלל הקושי ללמוד להשתמש בהן. כך קורה שגל האופוריה שאחז בארגון עם ההחלטה לצעוד אל תוך העולם החדש, מתמוסס אל תוך תסכול וחרדות מפני התוכנות והכלים החדשים והבלתי מוכרים הללו. ואז, במקום שהתוכנה החדשה, או המערכת הטכנולוגית החדשה, תחסוך זמן לעובדים ותאפשר להם להיות פרודוקטיביים יותר, הם חשים שהפעלת הטכנולוגיה הינה מסובכת מדי, או שזה לא עובד, ומחפשים דרכים לעקוף את השימוש בה.
הבעיה נעוצה בכך שלאחר התקוות שהטכנולוגיה תשפר הכול, ברגע שמתחילים להטמיע אותה, במקום להקל על אלו שאמורים להפעיל אותה ולייעל את עבודתם, היא מסיטה אותם מהמסלול ופוגעת בעבודה. כדי לא להגיע למצב המסכל הזה, חשוב להניח את הבסיס הנכון להטמעת הטכנולוגיה, ולהכשיר את העובדים לשימוש בה, בצורה מסודרת. אם תבחנו את כל המקרים בהם עובדים עקפו את הטכנולוגיה והותירו אותה מיותמת, תוכלו לראות שהבעיה בדרך כלל לא נעוצה בעובד עצמו אלא במי שביצע את השינוי בלי להקנות לעובד את ההכשרה המתאימה והנכונה שתסייע לו להשתמש בטכנולוגיה החדשה.
מנהל מערכות המחשוב באחד הארגונים הגדולים בארץ הסביר, איך הוטמעו בארגון שלו טכנולוגיות חדשות ששדרגו את הארגון במידה משמעותית. הוא אמר, כי בנושאים הפנים ארגוניים, ההתמקדות היתה בעיקר בשיפור תהליכים, ניהול זרימת מידע, והעברת הנחיות ומשימות באמצעות מערכת ממוחשבת. כמו כן, בוצע ניהול ושיתוף ידע על ידי הקמת פורטל ארגוני, וניהול הטמעת המערכת מול העובדים ומול הלקוחות כאחת. הוא מספר כי ניצבו בפניו גם אתגרים אנושיים וגם אתגרים טכנולוגיים, שכן מדובר בהכנסת טכנולוגיות ותהליכים חדשים לעבודתם השוטפת של צוותים קיימים. העובדים עברו הדרכה וליווי צמוד של צוות התקשוב ומשאבי אנוש כאחת.
לדבריו, יש כמה צעדים חיוניים שמאפשרים להטמיע טכנולוגיה בארגון בצורה מוצלחת:
1. להסביר למה הטכנולוגיה החדשה נחוצה ואיך ניתן להעזר בה
יש להסביר לעובדים בצורה מאוד מפורטת, למה בעצם השינוי נחוץ ואילו יתרונות ינבעו להם מהטכנולוגיה החדשה. אם העובדים לא יבינו את מטרותיה של הטמעת הטכנולוגיה החדשה, לא תהיה להם מוטיבציה להשקיע בללמוד איך להפעיל אותה. ברגע שהמטרות והסיבות להכנסת הטכנולוגיה החדשה יהיו בהירות, ניתן יהיה לגייס לכך את העובדים ואף לגרום להם להתלהב מהרעיון ולחוש יותר מחוברים לארגון בכלל, ולהטמעה עצמה בפרט.
2. יישום פשוט להפעלה
להטמיע את הטכנולוגיה באופן שהיישום שלה יהיה מאוד פשוט (אפליקציה פשוטה להפעלה). אם אנשי התקשוב יצרו מערכת שהיא מורכבת מדי והיישום שלה דורש זמן רב מדי כדי להבין איך להפעיל אותו, עובדים רבים ירימו ידיים מהר מאד. הצורך ללמוד משהו שעבורם הוא מורכב מדי, יגזול יותר מדי מהזמן שהם צריכים להשקיע בעבודתם השוטפת.
3. מעורבות עמוקה של המנהלים בתכנון
המנהלים בכל הדרגות חייבים להיות מעורבים ולקבוע יעדים ברורים. עליהם להיות מעורבים מאוד בכל התכנון של הטמעת המערכת כדי שבסופו של דבר המערכת הטכנולוגית תענה על הצרכים האמיתיים של העובדים שמיועדים להשתמש בה. כדי שהטכנולוגיה אכן תהיה בשימוש על בסיס קבוע, חשוב מאוד להתמקד בדרך שבה היא מסייעת לעובד שבסופו של דבר משתמש בה.
4. להמשיך להשתמש במקביל גם בשיטות הישנות בתקופת ההסתגלות
אין להפעיל לחץ של לוחות זמנים מזורזים להפעלת הכלים החדשים. צריך לתת לעובדים מספיק זמן כדי לצבור מיומנות בשימוש בטכנולוגיה החדשה, לפני שמבטלים את שיטות העבודה הישנות. כלומר, לאפשר לעובדים לעבוד במקביל על הטכנולוגיה החדשה ובשיטות הישנות לאורך תקופת ההסתגלות. הניסיון מראה, כי מצב כזה מגדיל את הנכונות של העובדים לאמץ את הטכנולוגיה החדשה, ולא יוצר מרירות על כך שמפריעים להם לעבוד.
5 עדויות של עובדים אחרים ושיתוף טיפים
כחלק מהקמפיין לשכנוע העובדים להשתמש בטכנולוגיה החדשה, חשוב להביא (על גבי פורטל יעודי או בלוג חברה, או בכל דרך אחרת של שיתוף מידע) עדויות של עובדים שכבר משתמשים בה. בעדויות הם יכולים לשתף באיזו מידה הטכנולוגיה סייעה להם, באילו בעיות הם נתקלו ואיך פתרו אותן, אילו קשיים היו להם בתחילת הדרך ואיך פתרו אותם וכו. חשוב לאפשר לעובדים שנמצאים בתהליך ההטמעה, לשאול את המנוסים יותר, שאלות על גבי הפלטפורמה הזאת. אלו יכולות להיות עדויות של עובדים בארגון שהחלו להשתמש בטכנולוגיה החדשה בשלב מוקדם יותר, או של עובדים בארגונים אחרים (למשל של שותפים עסקיים). בכל מקרה, מאוד רצוי לא להסתמך על מסמכי הסבר והנחיות שכתובים בשפה רשמית, משום שסביר להניח שרוב העובדים לא יקראו אותם. פרט לסיוע של עדויות כאלה להצלחת ההטמעה של הטכנולוגיה החדשה, זה מעניק הזדמנות לעובדים לתקשר ביניהם, ללמוד זה מזה ולתת זה לזה טיפים. המהלך הזה כשלעצמו מגביר מאוד את מידת המחוברות של העובדים לארגון, וזה לזה.
6. לבקש משוב ולהתייחס אליו ברצינות
יש לעודד את העובדים לספק משוב לגבי הטכנולוגיה עצמה: באיזו מידה היא אכן עוזרת להם, מה היו המהמורות העיקריות בהן הם נתקלו בעת ההטמעה וכו, וגם משוב לגבי הדרך בה לימדו אותם להשתמש בה. כלומר האם יש להם עצות לייעול ההכשרה, האם היו דברים שהם ממליצים להמשיך לעשות, דברים שלדעתם כדאי לוותר עליהם, ודברים שניתן לשפר. כאן, הדבר החשוב ביותר הוא ליישם את המשוב. אם עובדים ירגישו שהם השקיעו מזמנם כדי להעניק משוב מושכל שהשקיעו בו מחשבה, ובסופו של דבר יחושו שאיש אינו שם לב למשוב הזה, תהיה לכך השפעה שלילית על תחושת המחוברות שלהם לארגון.
7. להמשיך את התמיכה הטכנית לעובדים לאורך זמן
חשוב לספק לעובדים תמיכה טכנית ארוכת טווח. לא להסתפק בהטמעה הראשונית של הטכנולוגיה ולהכשרה הראשונית של השימוש בה. יש להמשיך לתמוך בעובדים שהם משתמשי הטכנולוגיה לאורך זמן. רק כך ניתן לדעת איך אפשר לשפר את הטכנולוגיה שהוטמעה ובאיזו מידה היא אכן מסייעת בדברים שהיתה אמורה לסייע.
