שיעור העובדים שעובדים מביתם צפוי בשנה הקרובה וכנראה שגם אחריה, להיות ברמות שיא מאז ומעולם.
במילים אחרות, העולם הולך לקראת הרבה יותר עבודה מהבית משנראתה אי פעם והמצב החדש דורש היערכות אחרת מזו שהיתה נהוגה במקומות עבודה כל עוד רוב העובדים עבדו מהמשרד.
אחד האתגרים שניצבים בפני העובדים מהבית הוא קביעת סדר עדיפויות למשימות.
כל עוד העובד נמצא במשרד, סדרי העדיפויות נקבעים על ידי המנהלים ולמעשה על ידי אופן זרימת העבודה במשרד.
ברגע שכל חבר צוות עובד מביתו, האחריות על קביעת סדרי העדיפויות עוברת במידה רבה אל העובד עצמו.
על אף ההנחיות הכוללות שמגיעות מכיוון מפגשי הצוות ומהמנהלים, בסופו של דבר, ברמה היומיומית, כל עובד מהבית צריך בעצמו לתעדף משימות, להחליט מתי לענות לאימיילים ואיך לתעדף רמות דחיפות של אימיליים, וכו.
מספר המטלות והמשימות שמוטלות על העובד מביתו עלול להפוך למבלבל בתחילת ההליך. השליטה בתעדוף משימות יכולה לשפר משמעותית את יכולתו של העובד מביתו לעבוד ביעילות, להפחית את הלחצים והמתחים, להתמקד טוב יותר, לשפר את הפרודוקטיביות ואת ניהול הזמן ואף לסייע רבות באיזון בין חיי העבודה לחיים האישיים, שכן תעדוף המשימות כולל גם הצבת גבולות טובים יותר בין שעות העבודה לשעות שלאחר העבודה.
ברגע שהעובד יודע לתעדף את המשימות שלו ואת הזמן שלו, הוא מגיע להכרה כי חלק גדול מהעבודה שחשב שהיא דחופה, לא באמת זקוקה לתשומת לבו באותו רגע.
אלא שבעוד שהמרכיבים לתעדוף העבודה הינם פשוטים, כלומר, לדעת אילו משימות צריך לבצע ולדרג אותן לפי סדר חשיבות, הי שמדובר בתהליך שכלל אינו פשוט ליישום.
כאשר סדר העדיפויות נערך כראוי, העובד זקוק למערכת ברורה שתיקח אותו ממצב של עובד שניצב המום נוכח ריבוי המשימות, לעובד שמסיים את המשימות המוטלות עליו ביעילות ומגיע מהר יותר למשימות האחרונות ברשימה.
יש 7 צעדים שמאפשרים לעובד מהבית לתעדף טוב יותר את רשימת המשימות שלו:
1 לרשום את כל המשימות ברשימה ראשית ואז לפרוט אותן לרשימות משנה, כשכל רשימת משנה מקבלת סדר עדיפות על פי יעדים חודשיים, שבועיים ויומיים.
2 להפריד את המשימות המאוד דחופות וחשובות, בעלות הדד ליין הקצר ולהרכיב מהן רשימה נפרדת, שגם אותה צריך לדרג לפי סדר חשיבות ודחיפות.
3 לדרג את המשימות היומיות על פי העדיפות האמיתית שלהן, ולא לפי החשיבות הסובייקטיבית שהעובד מייחס להן.
4 לקבוע רף מינימלי של הישגים ליום עבודה.
5 להרכיב רשימה של יעדים בעלי חשיבות בדרגות נמוכות יותר, שהשגתם יכולה להיות ברמה של מספיק טוב, ולא בהכרח ברמת הצטיינות.
6 להיות מספיק גמישים כדי להיות מסוגלים לשנות את סדרי העדיפויות במהירות, תוך כדי עבודה על פי המציאות המשתנה.
7 לקבוע את סדר העדיפויות של המשימות החשובות ביותר, ולהציבן בשעות היצרניות ביותר של העובד.
